Тренинг по тайм менеджменту: Тренинг «Тайм менеджмент или искусство управления временем» – менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем

Содержание

управление временем + основы (31 лайфхак)

Стань автором нашего блога. И зарабатывай на этом

Вы успеваете сделать дела за 24 часа? Или уже не верите, что справитесь с текущими задачами, и с радостью вычеркните их из ежедневника.

Дефицит времени называют “болезнью 21 века”, а тайм-менеджмент стал лекарством. Но не буду Вас томить речами о том для чего он нужен, а сразу перейду к техникам, которые помогут правильно управлять временем.

Техники

Тема тайм-менеджмент популярное направление в тренингах и коуч-программах. И были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие техники.

1. Метод Никиты Жесткова

Итак, начнем с авторского метода Никиты. Суть его в следующем: на каждый день планируйте 3 дела, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день – выполнить запланированные дела.

Только вот никакие отговорки не помогут. Хоть форс-мажор, хоть инопланетяне захватили Землю, не важно. Три дела есть? Есть! Так что выполняйте.

Естественно, если какое-то из дел нельзя выполнить физически, то разбейте его на более мелкие. Если же Вы выполнили запланированные дела достаточно быстро, и осталось много времени, то подбивайте хвосты или выполняйте рутинные задачи.

тайм менеджмент метод никитыА это сам Никита

2. Техника Ицхака Пинтосевича

Этот метод тайм-менеджмента помогает рассортировать поток мыслей из головы. И для его реализации возьмите три листа. Первый лист надо разделить на 4 части и заполнить, образец ниже.

НазваниеРасшифровка
Миссия
Чего Вы хотите добиться в жизни?
Видение на 5-7 лет
Что для этого нужно сделать в ближайшие 5-7 лет?
Главная цель на 1 год
Выбираем одну крупную цель на год, которая является частью миссии и видения на 5-7 лет
2 главных проекта
Цель на год разбиваем на две задачи, которые называются проектами

То есть, в итоге реализованные проекты обеспечат исполнение цели на год, которая является частью плана на 5-7 лет, и приблизят Вас к выполнению миссии.

Второй лист надо разделить на 2 части, можно как в примере ниже. И заполнить соответствующим образом.

НазваниеРасшифровка
Проекты
Две главные задачи на год, которые будут гореть красными фонарями. Думайте о них каждый день, чтобы добиться успеха
Действия
Что Вы сделаете, какие шаги предпримете для реализации проекта: дополнительное обучение, новое место работы, знакомство с другими сферами жизни

Дальше подготовьте третий лист для списка “Входящие”, и записывайте туда любую новую мысль, которая пришла в голову. И уже потом принимается решение, к какому списку она относится. Если же мысль не приносит результата, то вычеркните ее, как лишнюю.

тайм менеджмент с чего начатьВот так у Вас должно получится

3. SMART

Да, все верно, техника постановки целей это тоже инструмент тайм-менеджмента, я бы сказала, что это его основа.

Мало того, что цель сложно сформулировать. Так еще она может быть неясной: “Хочу много денег”. А сколько конкретно и на что – непонятно. Или не согласовываться с другой целью: “Стать руководителем высшего звена”, “Родить ребёнка”.

Хочу отметить, что именно правильно сформулированная цель позволяет не распыляться на ненужные задачи, которые к достижению главной цели не приводят. Так вот, цель должна строится из критериев, указанных в таблице.

БукваОбозначениеРасшифровка
S – specific
Конкретная
Цель будет конкретной, если указать результат
M – measurable
Измеримая
Цель будет измеримой, если определить качественные и количественные критерии
A – achievable
Достижимая
Цель будет достижимой, если имеются соответствующие ресурсы, знания и возможности
R – relevan
Соответствующая
Цель будет соответствующей, если согласовывается с другими целями и не противоречит жизненному укладу
T – time bound
Ограниченная по времени
Цель должна иметь временные рамки для достижения

4. Похитители времени

Похитители времени в тайм-менеджменте – это привычки неорганизованности или пустая трата времени. Они отвлекают от рабочих или повседневных задач и являются причинами дефицита времени. К основным похитителям времени относятся:

  1. Разговоры на отвлеченные темы;
  2. Просмотр ленты в соц.сетях;
  3. Зависимость от гаджетов и компьютерных игр;
  4. Просмотр телевизора;
  5. Лишний сон и перекусы.

От таких привычек времяпрепровождения сразу отказаться сложно, поэтому решите, как и когда Вы позволите себе отвлекаться, составьте расписание для похитителей.

Кстати, причина использования данной техники в том, что постепенно пожиратели времени заменятся на новые привычки, да и Вы отвыкните каждые две минуты смотреть в гаджет.

тайм менеджмент похитители времени
Как же много времени я трачу на соцсети…

5. Фиксация

Эта, пожалуй, один из основных методов тайм-менеджмента. Так вот, он предлагает перенести информацию из головы на бумагу или текстовый файл с помощью списков:

НазваниеРасшифровка
Желания
Желания помогают понять себя и расширяют внутренние границы. Список желаний сделайте большой, начиная от зубной щётки, и заканчивая личным самолетом, от похода в кино до поездки на Северный полюс. Не забудьте спросить себя: “Зачем мне это нужно?”
ЦелиЗапишите цели, которые вдохновляют и приведут к успеху, осуществят мечту и помогут добиться желаемого
ЗадачиВ списке задач укажите дела, которые необходимо сделать
Идеи
В списке идей отражайте интересные мысли о развитии проектов, себя и расписания

Использование этой техники тайм-менеджмента позволяет информацию структурировать. У Вас уже будет четкое представление желаний, целей, задач и идей, с которыми можно работать и направить усилия для их достижений.

тайм менеджмент фиксацияСписки техники “Фиксация”

6. Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого лист бумаги разделим на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:

  1. Это важно?
  2. Это срочно?
тайм менеджмент матица
Отвечаем на вопросы

Затем рисуем таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

тайм менеджмент сортируем задачиСортируем задачи

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.

  • Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя.
  • Квадрат В – решайте, когда это сделаете.
    Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания.
  • Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату.
  • Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

7. Пирамида Франклина

Пирамида Франклина создаёт проект на всю Вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.

Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Теперь давайте разберем каждую составляющую. Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:

  • Семья;
  • Богатство;
  • Дружба;
  • Здоровье;
  • Карьера;
  • Учеба;
  • Любовь.

Жизненные ценности о

Тайм менеджмент упражнения для тренинга. Упражнения для тренинга по тайм-менеджменту

Упражнения по тайм – менеджменту (управление временем).

Цель: осознание участниками проблематики распределения времени, его ощущения, его использования. Научить участников более эффективно использовать время, повысить личную эффективность, позволяющую достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии. Прояснение жизненных целей.

Время проведения: в тренинге по теме «Тайм – менеджмент. Управление временем» данные упражнения будут относиться к основному блоку, следовательно, могут занимать 30-40 минут от всего тренинга. В каждом упражнении указано время проведения. Вы можете компоновать понравившиеся упражнения по своему усмотрению.
Примечания: упражнения по тайм — менеджменту содержат информацию в виде мини-лекций, которую необходимо проговаривать для полноценного усвоения темы.

Упражнение «Если бы часы заговорили…»

Каждому участникунеобходимо подготовиться (5 минут на подготовку) и произнести монолог о себе, от имени часов(наручных, висящих над изголовьем кровати, будильника – выбор – заучастниками тренинга). Если бы мои часы могли говорить, то они рассказали бы:
*Умею ли я, их хозяин, распределять своё время?
*Сколько времени я думаю о времени?

*Моё отношение к времени.
*Что я успеваю сделать за день.
*Люблю ли я свои часы и почему?
*Что я думаю о будущем.
*Доволен ли я тем, как прожил свою жизнь до сих пор.
*Сколько времени я трачу на работу, а сколько – на отдых.
*Сколько времени я готов отдать другим? Кому? Что готов делать в это время?
* Моё время летит или тянется едва-едва.
Время проведения: 15-20 минут.

Упражнение «Белка в колесе»

Ведущий вызывает добровольца. Расспрашивает его, много ли у участника в жизни рутинных дел, которые не очень приятны, скучны, но обязательны. По мере того, как участник называет эти дела, ведущий записывает их маркером на отдельных листах бумаги. Закончив составлять список рутинных дел, ведущий раскладывает карточки в разные углы тренингового зала (надписями вверх). Далее ведущий поднимает всех участников и предлагает им «пожить жизнью» этого добровольца. Ведущий называет в случайном порядке дела. Участники должны все вместе двинуться к карточке, на которой написано дело, и встать рядом с ней. Дождавшись, когда все участники сгруппируются, ведущий называет следующее дело. Желательно стремиться к тому, чтобы участники переходили с места на место как можно быстрее, постоянно ускоряя темп. Набегавшись, участники усаживаются на время. Разложенные карточки убираются. Вызывается еще один доброволец. Процедура повторяется. В конце проводится

обсуждение : Удалось вам хоть немного почувствовать себя «в шкуре другого человека»? Какие у вас были эмоции во время «беготни»? Какие эмоции сейчас? Как лучше жить, чтобы не напоминать самому себе «белку в колесе»?
Реквизит: листы бумаги, маркер.
Время проведения: 15 минут.

«Принцип Парето» (правило 80:20)

Ведущий: 80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли. В этом случае стоит разобраться, где эти 80, а где 20 процентов? Это можно делать по-разному. Например:
1. Анализ структуры расхода времени по статьям: (время проведения 5 минут)
Каждый участник на листе прописывает собственные статьи расхода времени, по пунктам (ведущий для наглядности записывает данные пункты на доске).
Инструкция: Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них. Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи.
Статьи расхода времени:
1. Сон
2. Работа
3. Домашние дела (уборка, готовка, стирка, покупка продуктов)
4.Развлечения (телевизор, интернет, тусовки, игры, развлекательное чтение)
5. Учеба
6. Транспорт
7. Обслуживание себя (еда, гигиена)

Анализ структуры расхода времени по полезности. (время проведения 5 минут)

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время», «техническое время» и «время-поглотитель».
«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время работает на создание нового, на развитие.
«Техническое врем я» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.
«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые развлечения, это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:
Полезное время: Работа, Учеба
Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт
Время-поглотитель: Сон, Развлечения
Примечание: Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность. А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

Анализ структуры использования времени по направленности (время проведения 5 минут)

При таком анализе необходимо разделить все свое время на три части. А именно на время, которые тратится «для себя», «для близких» и «для большой жизни».
Для себя — это время, которое вы расходуете лично на себя.
Для близких — это то время, которое вы расходуете, чтобы дать что-то своим родным, близким и любимым, а также друзьям и приятелям (например: помогли маме, одногруппнику.)
Для большой жизни — это время, которое вы используете для того, чтобы дать что-то всем остальным людям, человечеству и жизни в целом (например: перевели бабушку через дорогу, помогли незнакомой женщине нести сумку, посадили дерево).

Проверка соответствия текущего состояния вашим стратегическим

Курс тайм менеджмента в Специалисте

Главная > Курсы > Предпринимательство | Личная эффективность и планирование | Курсы по кадровому делу | Курсы по управлению персоналом | IT-менеджмент | Предпринимательство, тендеры, аукционы | Курсы финансового менеджмента | Маркетинг, реклама и продажи | Курсы для руководителей | Офис-менеджмент и АХО  | Логистика | Soft-skills (Развитие личности)

Код курса: ТАЙМ1-А

Путеводитель

Курсы для руководителей среднего и высшего звена

Предпринимательство

Soft-skills (Развитие личности)

Этот курс в нашем Центре
успешно закончили
4255 человек!

Time Management

«Как жаль, что в сутках всего 24 часа» – эту фразу каждый из нас слышал не раз. Выспаться, успеть сделать все по работе, уделить достаточно времени семье и отдыху – так в идеале должен выглядеть наш день, но чаще всего нам приходится жертвовать чем-то из списка, чтобы сделать хоть что-то важное. Постепенно накапливаются усталость, стресс и чувство вины. Причина этого – неумение управлять своим временем. Вы находитесь в зоне риска, если вам знакомы ситуации ниже.   

  • Список дел нарастает, как снежный ком, и вы не знаете, за что взяться в первую очередь.
  • Делаете все сами, потому что другие могут не справиться.
  • Ничего не успеваете, хотя все время чем-то заняты.
  • Постоянно отвлекаетесь от дел, просматривая почту, соцсети, новости (нужное подчеркнуть).

Если хотя бы на 1 вопрос вы ответили утвердительно, вам нужна помощь специалиста! Предлагаем пройти курс «Тайм-менеджмент — организация времени» и взять управление временем в свои руки!

Обучение построено на практическом применении принципов тайм-менеджмента к опыту слушателей. На занятиях вы проведете инвентаризацию собственного времени и поймете, где взять свободные часы на необходимые дела. Проанализируете свои цели по критериям SMART и составите план по их достижению. Наконец, научитесь правильно расставлять приоритеты и доверять другим решение важных задач.

Курс знакомит слушателей с проверенными техниками тайм-менеджмента Pomodoro и Trello и современными программными средствами для управления временем.

Курс предназначен для собственников бизнеса, руководителей предприятий, менеджеров высшего и среднего звена и всех, кто заинтересован в оптимизации своего времени и лучшей самоорганизации.

Не хватает времени на все необходимые дела? Обучитесь на нашем курсе и избавьтесь от этой проблемы!

Интересный факт! Тренинги по тайм-менеджменту часто входят в базовый пакет плана развития сотрудников многих компаний.



По окончании курса Вы будете уметь:
  • достигать большего за меньшее время;
  • успевать сделать главные дела вовремя;
  • продвигаться вперед быстрее и эффективнее;
  • сбалансировать работу и личную жизнь;
  • успокоиться и не переживать из-за времени.
Специалисты, обладающие этими знаниями и навыками, в настоящее время крайне востребованы. Большинство выпускников наших курсов делают успешную карьеру и пользуются уважением работодателей.

Продолжительность курса — 16 ак. ч.

Рекомендуемые курсы по специальности

Чтобы стать профессионалом, мы рекомендуем Вам вместе с этим курсом изучить:

Программа курса

По данному курсу дополнительные часы предназначены для выполнения домашних заданий в рабочих тетрадях и закрепления материала самостоятельно.

Ближайшие группы 

*Данная скидка действительна при заказе и оплате очного и онлайн обучения только сегодня. Запишитесь прямо сейчас со скидкой!

*Данная скидка действительна при заказе и оплате очного и онлайн обучения только сегодня. Запишитесь прямо сейчас со скидкой!

На данный момент групп нет

На данный момент групп нет

На данный момент групп нет

*Данная скидка действительна при заказе и оплате очного и онлайн обучения только сегодня. Запишитесь прямо сейчас со скидкой!

с 10:00 до 17:00
Экономия до 15%
Вечер или Выходные
Стандартная цена
Онлайн
Экономия до 15%
Индивидуальное обучение Записаться
Частные лица 9 990 8 450 9 990 9 990 8 450 33 600 **
Организации 10 990 10 990 10 990
*Стоимость указана с учетом скидки. Для юридических лиц (организаций) указана минимальная цена, действующая при полной предоплате.
Центр предоставляет специальную услугу Индивидуального обучения. Длительность индивидуального обучения — минимум 4 академических часа. Стоимость обучения в Москве уточняйте у менеджера. При выездном индивидуальном обучении устанавливается надбавка: +40% от стоимости заказанных часов при выезде в пределах МКАД, +40% от стоимости заказанных часов и + 1% от стоимости заказанных часов за каждый километр удаления от МКАД при выезде в пределах Московской области. Стоимость выезда за пределы Московской области рассчитывается индивидуально менеджерами по работе с корпоративными клиентами.
**Указана минимальная цена за индивидуальное обучение. Число часов работы с преподавателем в 2 раза меньше, чем при обучении в группе. Если Вам для полного усвоения материала курса потребуется больше часов работы с преподавателем, то они оплачиваются дополнительно. В случае занятий по индивидуальной программе расчёт стоимости обучения и количества необходимых часов производится отдельно.

Документы об окончании

В зависимости от программы обучения выдаются следующие документы:

Свидетельство

Удостоверение*

Cертификат международного образца

*Для получения удостоверения вам необходимо предоставить копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании.

Сертификаты международного образца выводятся после окончания курса в личном кабинете слушателя.

Все документы Центра

Актуальные новости

Лучшая в V-Ray: наша выпускница получила статус V-Ray Certified Professional

Выпускница учебного центра «Специалист» при МГТУ имени Баумана Куприянова Анна окончила комплексную программу «Специалист по 3ds Max 2020» и после курса успешно сдала сертификационные экзамены на статус V-Ray Certified Professional (VCP). На данный момент она единственная в России представительница прекрасного пола, обладающая подобным статусом.

Полный текст новости

Хотите достигать целей быстрее? Пройдите тренинг личной эффективности!

Тренинг личной эффективности поможет верно выстраивать приоритеты и максимально эффективно достигать поставленных целей. Вы изучите SMART и GROW, пятиступенчатую модель управления рабочим процессом, обеспечивающую максимальную результативность, научитесь соблюдать баланс удовольствия и смысла, узнаете, как тип личности оказывает воздействие на процесс принятия решений, составите стратегический план собственного развития на три года.

Полный текст новости

Все новости

Главная > Курсы > Предпринимательство | Личная эффективность и планирование | Курсы по кадровому делу | Курсы по управлению персоналом | IT-менеджмент | Предпринимательство, тендеры, аукционы | Курсы финансового менеджмента | Маркетинг, реклама и продажи | Курсы для руководителей | Офис-менеджмент и АХО  | Логистика | Soft-skills (Развитие личности)

Как экономить время или зачем человеку тренинг по тайм-менеджменту?

Самоукина Наталья Васильевна

Все знают на собственном опыте: времени хронически не хватает. «Крутимся, как «белки в колесе», а дел не уменьшается, а только прибавляется. Приходим на работу в 9 утра, уходим с работы в 9-11 часов вечера, а все равно ничего не успеваем. В субботы и воскресенья учимся. Детей и близких видим только по утрам и глубоким вечерам. Сил больше никаких нет!» – можно услышать от многих работающих людей. В чем дело? Действительно, мы стали больше работать или проблема в чем-то другом?

Человеку давно не хватает времени. Примерно 30 лет назад при подготовке космонавтов в сурдокамере, в которой человека «отключали» от суточного ритма и отбирали часы, он «растягивал» сутки, в среднем, до 67 часов! Короче, мы уже стремимся к тому, чтобы сутки были длиннее.

Но это не только наше субъективное желание. На самом деле, у нас объективно мало времени. Сделаем простые расчеты: за 40 лет жизни человек работает 88 тыс. часов (если рабочий день у него длится 10 часов при пятидневной рабочей неделе), а спит он за эти же 40 лет значительно больше – 94 тыс. часов!

И все же, несмотря на то, что времени у нас объективно мало, мы еще умудряемся его терять. Потери рабочего времени достаточно велики: до 30% времени мы теряем по причине плохой организованности, до 40-80% времени мы теряем по причине стресса и разрушительных конфликтов. А уж потери жизненного времени, к сожалению, никто не подсчитывает!

Обидно: жизнь дана только один раз, а человек расходует ее так, будто он имеет сотни, тысячи жизней…

Почему человек не организует свое рабочее и жизненное время?

На этот вопрос есть три ответа. Разберем каждый из них применительно к организации рабочего времени.

Человек хочет, но не может организовать свое рабочее время. Это – самый простой случай: у человека есть мотивация и решение сделать свой рабочий день более организованным и четким, но он не знает, как это сделать? Другими словами, ему не хватает конкретных навыков, техник, вспомогательных средств типа удобных ежедневников, системы записей, напоминаний и т.п.

Человек может, но не хочет организовать свое рабочее время. Это – самый сложный случай: человек, в принципе, знает основные приемы организации рабочего времени (составление списка дел, определение их важности, приоритетности и срочности, контроль за качеством и сроками выполнения, перенос несделанного на завтра или ближайшие дни и т.п.), но не пользуется этими приемами.

А не пользуется он приемами организации времени потому, что по каким-то причинам ему это не выгодно.

Пример. В одной компании руководительница средних лет, в подчинении которой находилась команда молодых, образованных и энергичных женщин, испытывала неуверенность в себе и боялась, что через какое-то время ее заменят на более эффективную начальницу из молодежной команды. Она стремилась поэтому контролировать девушек, и в качестве тотального контроля интуитивно выбрала способ удерживать их на работе до позднего вечера под предлогом того, что они некачественно выполняют работу. Девушкам приходилось переделывать и так хорошо сделанное задание по несколько раз, они не успевали по срокам выполнять другие задания, в результате получали негативную оценку со стороны руководительницы, несмотря на то, что старались. Опосредованно руководительница добивалась только одной цели: сохранить лидерскую позицию в команде – любой ценой.

Человек не хочет и не может организовать свое рабочее время

Всем нам известны люди, которые «не дружат со временем». Бывает так, что это – творческие люди, но большинство из них – разгильдяи.

Для таких людей необходимо сначала выработать потребность (желание) в организации времени, и только потом учиться тому, как конкретно это делать.

Российский менталитет: ждем вдохновения или работаем, как получится. Я заметила, что в начале проведения тренинга по тайм-менеджменту почти всегда приходится настойчиво преодолевать эмоциональное сопротивление. Слушатели говорят: «Это слишком сложно!» Или так: «Кто придумал эти принципы и правила? Наверное, немцы? Они помешаны на порядке! А мы, русские, любим работать по вдохновению!». Или еще так: «У меня ничего не получится! Несколько раз уже пробовал – бесполезно!»

Разъяснение. Действительно, некоторые виды труда связаны с ретроактивной деятельностью. Например, в работе секретаря, которая отвечает на звонки и организует посетителей, большая часть времени уходит на реагирование и планировать самостоятельно свой рабочий день она не может.

Но большинство рабочих мест связано с наличием активной и ретроактивной части дня. Другими словами, всегда удается определить, в какие части дня нужно планировать дела, а в какие – отвечать на звонки и принимать посетителей. Например, в Москве самый активный период звонков и посетителей – это время с 10 утра до обеда. Вторую часть дня, поэтому, можно планировать самостоятельно.

Неформальное общение на работе

По данным Института организационного консультирования, в российских компаниях персонал тратит до 40% рабочего времени на разговоры! На одном семинаре слушатель воскликнул: «Как же они еще работают до сих пор!?» И, тем не менее, это так.

Пример. В одной компьютерной компании на семинаре по тайм-менеджменту мне сказали, что можно было бы решить рабочий вопрос по телефону за 15 минут, но поскольку в компании принято поддерживать дружеские отношения, сотрудница поднялась с первого на четвертый этаж к другой сотруднице решить вопрос в реальном общении. Как Вы думаете, сколько рабочего времени она затратила на решение этого вопроса? Ни много, ни мало – 2 часа! Что же делали наши коллеги? Кроме решения вопроса, они пили чай, курили, читали стихи, обсуждали мужей, детей и проч.

Корпоративные стандарты, на самом деле, имеют большое значение. Если в компании принято четко организовывать время, согласовывать и договариваться, уважать время свое и время коллеги, проблем с тайм-менеджментом не будет. Но если в компании нет привычки к экономии времени, никакой самый эффективный тренинг по тайм-менеджменту не поможет.

Разумеется, уровень организованности компании зависит от руководителя: именно он задает пример всем остальным. Поэтому нужно начинать не с тренинга для сотрудников, а с коучинга для руководителя.

Пример. Организованную команду видно сразу: минимальная затрата времени на неформальное общение, рабочее настроение, каждый занят своим делом, в коридорах нет курящих, а в служебных помещениях – пьющих чай. Увы, неорганизованную компанию тоже видно: сибаритство, болтовня, бесконечные чаи и курение, личные конфликты, сплетни и т.п. Руководителя часто нет на месте, но если он в рабочем кабинете, то позволяет себе затягивать совещания, в ходе которых проводит много личных разговоров по мобильному телефону, ругается, курит и т.п.

Рекомендации для тех, кто хочет организовать свое рабочее время

Хочется верить: наступит то время, когда мы захотим правильно и четко организовывать себя. Для тех, кто уже сейчас это хочет делать, сформулирую несколько советов.

• Утром просыпайтесь немного раньше – на 20-30 минут. Начало дня – без спешки и суетливости – важное условие для успешной реализации запланированных дел.

• После прихода на работу, сразу же просмотрите список тех дел, которые Вы должны сделать.

• Список дел составляется накануне и должен отражать принцип 60 : 20 : 20. Объясню: планируется примерно 60% рабочего времени, 20% времени оставляется свободным для непредвиденных дел, звонков и посетителей, 20% времени – на получение новой информации (по Интернету, специальной литературе, общению). Если распорядок рабочего дня преимущественно реактивный, например, как у секретаря, то этот принцип изменится и будет выглядеть так: 30 : 50 : 20; или так: 20 : 60 : 20.

• Начинать нужно без раскачки, с важных дел. Для многих людей, к слову, характерно начинать с мелочей (посмотреть почту, сделать ксерокс, позвонить по личному вопросу, попить кофе и т.п.). Однако, нужно помнить, что мелких дел бывает до 80% рабочего времени! Если с утра заняться мелочами, весь день пройдет впустую, а важные дела придется делать после окончания рабочего дня.

• Есть еще одна типичная ошибка: стремиться выполнять в первую очередь срочные и важные дела. Почему это – ошибка? Во-первых, для тех, кто не планирует свое рабочее время, но очень усердствует, все дела кажутся срочными и важными, на самом деле это – не так. Если подумать, то часть дел можно перевести в разряд срочных, но не важных (их часто нужно перепоручить обслуживающему персоналу). Часть дел можно оценить, как неважные и несрочные и вообще «выбросить их в корзину». И только часть дел останется в разряде важных и срочных, и их нужно сразу же сделать. Во-вторых, следует помнить, что если мы живем и работаем по типу выполнения всех дел как важных и срочных, мы находимся в состоянии хронического стресса и выгорания, следовательно, теряем свое здоровье. Стоит ли так жить и работать?

• Еще одна особенность: мы забываем про важные, но несрочные дела! А ведь это именно те дела, которые больше всего дают отдачу и больше всего нам нужны! А мы откладываем их «на потом», и только в конце жизни печально вспоминаем, что хотели выучить итальянский язык или съездить в Японию…

• Конечно, нужно учитывать свой график работоспособности. Известно, что есть «утренние» люди («жаворонки»), «дневные» люди («дрозды») и «вечерние» люди («совы»). Поэтому самые важные и ответственные дела следует планировать в период своей самой высокой работоспособности.

• Кроме утреннего прочитывания, перепроверять и уточнять свой список дел нужно еще два раза: в середине дня и вечером, в конце рабочего дня. Если что-то сделали и завершили, с удовольствием вычерните это дело. Если что-то не успели сделать, перенесите это дело. В некоторых случаях (но не всегда!) необходимо завершить начатое дело, чтобы со спокойной душой пойти домой.

• Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, прочитывать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром – телефонный блок исходящих и входящих звонков, днем – общение, к вечеру – работа с документами. Если Вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.

• Последний совет. Не забывайте о принципе «закрытых часов», который означает, что для концентрации и тщательного выполнения важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше закрываться и какое-то время не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, но важная работа будет выполнена качественно и без ошибок!

Методическая разработка на тему: Разработка мастер-класса по тайм-менеджменту «Управляй своим временем»

Болотова Дарья Юрьевна

учитель русского языка и литературы,

Школа № 2120,

dbolotova@yandex.ru


 

Мастер-класс по тайм-менеджменту «Управляй своим временем»

Аудитория: учителя начальных классов, учителя-предметники, педагоги дополнительного образования.

Цели: способствовать овладению технологией «тайм-менеджмента» для планирования своей деятельности

Задачи: ознакомить с понятием тайм-менеджмента;

отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.

Оборудование и материалы: проекты для показывания презентации, раздаточный материал.


 


 

  1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И АКТУАЛЬНОСТЬ

Тайм-менеджмент переводится с английского как «управление временем». Конечно, в буквальном смысле никто не может управлять временем; поэтому реальная его функция – использование времени с максимальной эффективностью.

Тот, кто умеет продуктивно распоряжаться своим временем, живёт полной и насыщенной жизнью, выполняет свою работу с минимальными временными затратами, имея возможность дополнительно заниматься тем, что действительно нравится.

В современном мире вопрос управления временем становится все более актуальным. И чем лучше этот навык развит, те более эффективными мы становимся.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца), чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

Успевает ли современный человек не только работать, но и жить? Вовремя уходить с работы, достаточно общаться с семьёй, друзьями? Читать книги, ходить в парки, музеи, театры? Заниматься спортом, уделять время своим интересам? К сожалению, в большинстве случаев это не так.

Необходимо узнать, насколько это актуально для присутствующих.


 


 

Упражнение 1. «Поменяйтесь местами»

Участники становятся в круг. По команде меняются местами те, кто..

— не опаздывает на работу

— планирует день заранее

— чувствует нехватку времени

— успевает отдохнуть в выходные

— часто задерживается на работе

-достаточно хорошо умеет организовывать своё время

Управление временем важно не только в работе, но и в личной жизни. Люди, которые постигли искусство тайм-менеджмента более успешны, активны и жизнерадостны. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.


 

  1. ПРИНЦИПЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА


 

  1. Планирование времени

Один из самых важных принципов тайм-менеджмента. Планировать нужно не только рабочее время, но и личное. Для этого необходимо всё записывать либо в бумажном, либо в электронном варианте. Однако для того, чтобы уметь грамотно планировать своё время, необходимо его чувствовать.

Упражнение 2. «Чувство времени»

Участники закрывают глаза, ведущий звонит в колокольчик. Через некоторое время действие повторяется. Задача участников интуитивно определить сколько прошло времени.


 

  1. Борьба с поглотителями времени

Это те факторы, которые не приносят никакой пользы и отнимают много времени. По-другому их ещё называют хронофаги.


 

Упражнение 3.

В данном упражнении используется мягкая игрушка или любой другой предмет. Она передается по кругу, каждый при получении игрушки называет “свой хронофаг”.


 

Применяя правила тайм-менеджмента нужно стараться сразу исключать всех хронофагов. Одно интересное исследование показало, что для выработки полезной привычки у человека уходит три недели. Поэтому придётся потрудиться некоторое время, чтобы окончательно избавиться от всех «поглотитлей времени».


 


 


 

  1. Расстановка приоритетов

Свои планы необходимо расставлять в порядке приоритета. Первыми нужно ставить те дела, которые можно охарактеризовать как важные и срочные. Затем, те, которые являются срочными, но не очень важными, за ними — важные, но не срочные и, наконец, не важные и не срочные. Данный принцип называется Матрица Эйзенхауэра, и разработал его Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов.


 

Упражнение 4 «Распределение задач»

Задача распределиться на группы и в течение 3 минут прийти к единому решению. (Приложение 1)


 

4.Правило Парето

Закон Парето гласит: 20% того, что мы делаем, приносит 80% результата. Иными словами, необходимо уметь отфильтровывать ненужные задачи и действия, а сконцентрировать своё внимание и усилия именно на том, что действительно важно и принесёт наиболее эффективный результат.

Данное правило придумал итальянский экономист Фильфредо. В 19 веке в результате одного из своих исследований он выяснил, что 20% людей владеют 80% всех мировых ресурсов.

Его ученики обнаружили, что это правило ложится на большинство сфер жизни человека.

Например:

20% полученных нами знаний мы применяем в 80% случаев.

20% наших знакомств приносят нам 80% пользы.

20% задач, которые мы выполняем, приносят нам 80% результата.


 

  1. От сложного к простому или съешь «лягушку»

При планировании рабочего времени сложные задачи нужно ставить в начало, а затем двигаться к концу дня по мере убывания сложности дел. Это связано с тем, что в начале дня у человека больше сил, а значит и с трудными задачами будет легче справиться.

Также есть такие сложные, а порой и не очень приятные дела, которые мы постоянно откладываем. В тайм-менеджменте их называют «лягушками». Например, вызвать столяра, чтобы тот починил кресло, или записаться к врачу. Для решения таких задач существует два метода:

Метод 1. Традиционный. Каждое утро съедать по одной лягушке.

Возьмите за привычку каждое утро решать по одному небольшому неприятному делу, выполнение которого постоянно откладываете. Каждый вечер решайте, какую лягушку вы съедите с утра и выполняйте это. По наблюдениям, после несколько недель такой практики лягушек в живых не остается.

Метод 2. 1 час два раза в неделю.

Выделите себе по 1 часу два раза в неделю на решение «лягушек». К примеру, можете выбрать такими днями вторник и четверг. Заранее составьте перечень дел-лягушек, которые вы выполните в это время. Мысленно настройте себя. Когда придет время, действуйте.

Используйте эти два приема и вскоре вы заметите, как популяция «лягушек» в вашей жизни сокращается, а навыки тайм-менеджмента устремляются вверх.

  1. «Бифштекс из слона»

Такое неординарное название относится к глобальным задачам, которые с первого взгляда просто так не решить. Чтобы выполнить такую работу, её необходимо поделить на части. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой работы. В качестве примера можно привести написание диссертации, изучение иностранного языка, ремонт.


 

Упражнение 5 «Подели слона на кусочки»

Опираясь на данный принцип, поделите приведенные примеры выше на более мелкие части.


 


 


 

  1. Чистота на рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте существенно снижает трудоспособность и эффективность рабочего процесса, так как сильно отвлекают внимание и отнимают больше времени. Сложно найти что-то нужное и даже просто сконцентрироваться на работе, если вы работаете среди беспорядка и кучи хлама. Систематизируйте свои материалы, уложите все в коробочки-ящички-шкафчики, подумайте, как сделать это функционально и не забывайте прибираться в конце каждого рабочего дня.

 

  1. Мотивация

Мотивация один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Именно этот фактор позволит работать более эффективно и с большей отдачей. Главная цель любого взрослого человека в своей работе – это результат. Если у человека нет мотивации, то все остальные методы тайм-менеджмента будут работать менее эффективно, чем при её наличии.


 

В заключении хотелось бы отметить, что при организации своего времени очень важно не забывать о личном пространстве во время отдыха. Не важно отпуск или выходные, это время дано для восстановления сил как моральных, так и физических. Не стоит никогда смешивать работу и личное время, как говорил царь Соломон «Всему своё время».


 

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ


 

  1. Никогда не брать работу на дом.

  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.

  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).

  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.

  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.


 

В конце мастер-класса показывается небольшой видеоролик «Чаша вашей жизни» — притча

https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=9hgLcQ1oF8k


 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Задачи для распределения в соответствии с матрицей Эйзенхауэра

  1. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.

  2. Помощь в выполнении чужих дел.

  3. Планирование и подготовка перспективных проектов.

  4. Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.

  5. Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.

  6. Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.

  7. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.

  8. Выполнение запланированных текущих дел – рутины.

  9. Болезнь из-за переутомления.

  10. Налаживание отношений – семья, друзья, родные.

  11. Компьютерные не развивающие игры.

  12. Внезапный телефонный звонок.

  13. Бесцельный просмотр телепередач.

  14. Вызов сантехника – прорыв канализации.

  15. Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.

Примерные ответы:

В. Примеры важных и не срочных дел:

  1. Выполнение запланированных текущих дел – рутины.

  2. Планирование и подготовка перспективных проектов.

  3. Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.

  4. Налаживание отношений – семья, друзья, родные.

  5. Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.

А. Примеры важных и срочных дел:

  1. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.

  2. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.

  3. Болезнь из-за переутомления.

  4. Вызов сантехника – прорыв канализации.

D. Примеры не важных и не срочных дел:

  1. Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.

  2. Бесцельный просмотр телепередач.

  3. Компьютерные не развивающие игры.

С. Примеры срочных и не важных дел:

  1. Внезапный телефонный звонок.

  2. Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.

  3. Помощь в выполнении чужих дел.

 


 


 


 


 

Список использованной литературы

  1. Копейкина И., Меркулова Т., Управление временем. Практические занятия и упражнения. — «Классное руководство и воспитание школьников» №02/2009;


 

  1. Филимонова Т. В. Методическая разработка внеаудиторной воспитательной лекции «Тайм-менеджмент, или как всё успевать» [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://shkolnie.ru/informatika/87096/index.html (дата обращения: 25.06.2018