Тайм менеджмент habrahabr – прокрастинация это проблема регуляции эмоций, а не времени / Блог компании Хостинг-технологии / Хабр

Содержание

Тайм-менеджмент для разгильдяев / Habr

«Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» /Л.Кэролл. «Алиса в стране чудес». Пер. Б.Заходера/

Недавно посетил лекцию Глеба Архангельского о тайм-менеджменте и решил поделиться своими мыслями на эту тему. Я нисколько не ставлю под сомнения классическую теорию тайм-менеджмента и ее достижения. Однако, мне показалось, что она может не подойти многим людям. В частности, я точно не хотел бы по ней жить — моя жизнь стала бы предсказуема, как железная дорога в Германии, а потому скучна и неинтересна. Мне кажется, муза к человеку, пользующемуся тайм-менеджментом не придет (или придет, немного посидит и уйдет), т.к. в любой момент времени такой человек будет корпеть над заранее запланированным списком дел.

Муза — музой, а дела делать надо даже тем, кто не любит расписаний. Для таких людей могут быть небезынтересны мои принципы тайм-менеджмента, которые я вывел для себя эмпирическим путем. Отчасти, следование этим правилам способствовало тому, что я в течение последних 2-х лет развивал, и, кажется, небезуспешно, свой собственный бизнес.

Итак, правила эти просты: надо составить SLA по времени выполнения задач в зависимости от времени, требующегося на их выполнение. В моем случае SLA выглядит так:

1. Все что может быть сделано за 3 минуты, надо делать немедленно

Например, вместо того, чтобы запланировать звонок Иванову, вы берете и звоните этому Иванову прямо сейчас. Этим самым вы не только ускоряете все рабочие процессы, но и избегаете ненужного оверхеда по времени на планирование мелких дел.

2. Все, что может быть сделано за 30 минут, надо сделать сегодня.

Например, если вам надо написать письмо Петрову, вы открываете окно нового сообщения в почтовом клиенте, вписываете туда email Петрова и продолжаете заниматься текущими делами. В конце дня, закрывая ненужные окна перед тем, как выключить компьютер, Вы обнаружите это письмо и обязательно должны будете его написать перед уходом домой с работы.

3. Все, что может быть сделано больше, чем за 30 минут, надо сделать на этой неделе.

По моему глубокому убеждению, если индивидуальную задачу нельзя решить за неделю, то это неправильная задача, т.к. она не была должным образом разбита на части и делегирована. Поэтому если на часах — 9 вечера пятницы, а к какой-то из задач этой недели вы еще не приступали — значит это ваша вина, что часть задачи не была вовремя передана Сидорову, поэтому придется вам ложиться на амбразуру и решать эту задачу без посторонней помощи.

Эти 3 простые правила позволяют свести к минимуму процесс планирования и ускорить взаимодействие вас с внешним миром, а значит — и все проекты и процессы, которые вы ведете (точно так же как при загрузке сайта уменьшение пинга на 50 мс приводит к ускорению загрузки всего сайта на секунды). Недостаток этих правил один — они периодически приводят к авралам. Но, как известно, у русского человека всего 2 состояния — аврал и застой, поэтому авралы иногда надо искусственно создавать, чтобы добиться ощутимых результатов. А чтобы не выдохнуться от чрезмерного числа авралов и не получить отрицательного эффекта от них в личной жизни, можно, например, запретить себе работать по выходным и/или взять за обыкновение общаться с членами семьи по утрам, а не по вечерам.

Помимо вышеперечисленных правил планирования времени с помощью принципов SLA у меня есть еще 3 принципа организации дел, которые я позаимствовал у Винни-Пуха:

а. Ходите в гости по утрам

Назначайте важные встречи на утро, чтобы застраховаться от возможного сдвига своего графика

б. Ходите кругами, а не туда-сюда

Старайтесь совмещать несколько дел сразу. Если едете на встречу в какой-то район города, то вспомните, нет ли у вас других дел в этом или соседнем районах. Если что-то с кем-то обсуждаете, вспомните, можно ли еще что-то обсудить с этим человеком.

в. Не забывайте вовремя подкрепиться

Без пищи (физической и духовной) мозг быстро перестает работать. Особенно хорошо, когда удается подкрепиться в компании коллег или партнеров, обсуждая перспективы развития технологий, которыми вы занимаетесь или просто последние новости индустрии — вам не придется самому выискивать потом эти новости в Интернете, тратя на это драгоценное время. А самое главное, во время таких обменов мнениями обычно и приходят все самые лучшие идеи, которые потом остается только реализовывать.

Спасибо за внимание тем, кто дочитал до конца, буду рад вопросам, комментариям и особенно советам!

Update: ненужный оверхед также создается переключением между задачами. Старайтесь этого избегать, и тогда следование п. 1 не приведет к переходу от важных дел к текучке.

прокрастинация это проблема регуляции эмоций, а не времени / Блог компании Хостинг-технологии / Хабр


От прокрастинации не избавиться, не разобравшись в её причинах.

В этом деле я собаку съел, как и многие писатели. Когда мне нужно работать над задачей, а дедлайн уже близок, я буду делать всё что угодно — смотреть политические ток-шоу, подборки нокаутов МакГрегора, но не работать. В худшем случае я начинаю чувствовать себя слегка сумасшедшим: «Ты должен работать, — говорю я себе, — так чем же ты опять занят?!»

Традиционно принято считать, что у меня и моих братьев по несчастью — прокрастинаторов просто проблемы с тайм-менеджментом. Такое мнение, например, поддерживается Манчестерским университетом в Великобритании и Рочестерским университетом в США. Мол, я не в полной мере осознаю, сколько времени займёт задача, и не обращаю достаточного внимания на то, сколько я трачу на фейсбуки-ютубы. И следовательно, я должен лучше планировать и следить за временем — и это поможет мне наконец перестать прокрастинировать и заняться работой.

Однако все больше психологов считают, что это в корне неверный подход. Тимоти Пичил из Университета Карлтон и его коллега Фушия Сиройс предполагают, что прокрастинация — это проблема управления эмоциями, а не временем. Задача, которую мы откладываем, заставляет нас чувствовать себя плохо: возможно, мы боимся провала, нам скучно или задача кажется слишком сложной — и мы стараемся поднять себе настроение и помочь себя почувствовать себя лучше, ища утешения в видео с котиками.


Хроническая прокрастинация вредит здоровью, провоцируя кучу проблем — от тревоги и депрессии до болезней сердца.

Краткосрочные лифтеры настроения


Одними из первых эмоциональные причины прокрастинации рассматривали исследователи из университета Кейс Вестерн в Огайо. Контрольной группе сообщили, что им предстоит пройти тест на IQ и дали время на подготовку, но перед этим попросили прочитать грустные истории. Оказалось, что это увеличило их склонность к прокрастинации и вместо того, чтобы готовиться к тесту, студенты играли в видеоигры или решали головоломки. Последующие исследования показали, что плохое настроение усиливает прокрастинацию только в том случае, если приятные занятия в доступности, чтобы отвлечься, и испытуемые верят, что это поможет изменить их настроение. В одном из исследований выдумали «свечи для фиксации настроения», чтобы заставить некоторых добровольцев думать, что их плохое настроение не изменить, и в этом случае они не впадали в прокрастинацию.

Теория прокрастинации как эмоциональной регуляции перекликается с моим личным опытом. Я прекрасно знаю, что я должен работать прямо сейчас и хорошо понимаю, сколько займёт времени задача. Проблема даже не в том, что я не включил просмотр Ютуба на месяц в свой ежедневник. На деле я даже не хочу смотреть эти видео, меня просто засасывает в них, как в способ избежать дискомфорта, связанного с работой. Или как сказали бы психологи, я прокрастинирую для достижения краткосрочной гедонистической адаптации, ценой моих долгосрочных целей.

Прокрастинация ненадолго улучшает эмоциональное состояние, но в итоге может привести к чувству вины, которое усиливает изначальный стресс.

Взглянув под таким углом на прокрастинацию, становится проще понять некоторые странные причуды современности, вроде уже упомянутых видео с котиками, которые набирают миллиарды просмотров. Опрос Джессики Майрик из университета Индианы подтвердил, что прокрастинация — самый частый мотив открывать видео с котиками и их просмотр поднимает настроение. Это не про то, что люди не заложили достаточно времени в расписании для просмотра видео с котиками — они вообще открыли его только для того, чтобы приподнять себе настроение из-за неприятной работы, которую должны были бы делать в текущий момент.

Исследования Майрик выявили еще один эмоциональный аспект прокрастинации. Многие из опрошенных испытывали чувство вины после просмотра таких видео. Это говорит о том, что прокрастинация — плохая стратегия эмоциональной регуляции. Она приносит кратковременное облегчение, но в итоге лишь наращивает снежный ком проблем. В моем случае, откладывая работу я испытываю еще больший стресс, не говоря уже о погружении в пучины вины и разочарования.

Неудивительно, что по исследованиям Фушии Сиройс, хроническая прокрастинация (склонность к прокрастинации на постоянной основе) связана с целым рядом негативных психических и физических последствий для здоровья, в том числе с тревогой, депрессией, слабостью к простуде и гриппу и еще более серьезным заболеваниям, например сердечно-сосудистым.

Сиройс считает, что прокрастинация ведёт с этими негативными последствиям сразу двумя путями. Во-первых, постоянно откладывать важные задачи и не достигать своих целей — уже серьёзный стресс. А во-вторых, нередко прокрастинация — это отложить занятия спортом или поход к врачу. «Как известно, продолжительный сильный стресс и недостаток внимания к здоровью со временем заметно ухудшают его состояние и увеличивают риск возникновения ряда серьезных и хронических заболеваний, таких как болезни сердца, диабет, артрит и даже рак», — говорит она.

Выходит, что преодоление прокрастинации может сделать вашу жизнь лучше. По словам Сиройс, ее исследования показывают, что «уменьшение склонности к хронической прокрастинации на один балл [по пятибалльной шкале прокрастинации] может снизить риск болезней сердца на 63%».

«Просто начните»


А хорошие новости в том, что если прокрастинация — это проблема эмоциональной регуляции, то у нас есть важные подсказки, как эффективно эту проблему решить. Лучшим кажется психотерапия — а именно психотерапевтический подход ACT, основанный на «терапии принятия и участия». Это ответвление когнитивно-поведенческого подхода: ACT учит преимуществам «психологической гибкости», то есть способности терпимо относиться к неудобным мыслям и чувствам, оставаться в настоящем, несмотря на них, и отдавать приоритет решениям и действиям, которые помогут приблизиться к наиболее важному для вас в жизни.

Здесь стоит упомянуть передовое исследование, согласно которому студенты-прокрастинаторы «психологически негибкие». То есть, ими управляют их психологические реакции, вроде разочарования и беспокойства в ущерб их жизненным ценностям. Они соглашаются с такими утверждениями, как «Я боюсь своих чувств» и «Мои болезненные переживания и воспоминания не дают мне жить так, как я хочу». Те, кто больше прокрастинирует, также прикладывают меньше усилий к достижению целей. Они склонны соглашаться с такими утверждениями, как «Если я чувствую себя подавленным, я упускаю важные дела и обязанности».

Исследования показывают, что после того, как сделан первый шаг к выполнению задачи, продолжать становится намного легче

ACT обучает как повышению психологической гибкости (например, за счет осознанности), так и целеустремленности (например, за счет поиска творческих путей достижения целей — самых важных). Эти предварительные исследования с участием студентов оказались довольно многообещающими — ACT показала себя более эффективной терапией в короткий срок, чем когнитивно-поведенческая.

Как себе помочь уже сейчас


Конечно, у большинства из нас, скорее всего, не будет возможности записаться в ближайшее время на курс ACT, да и все равно мы будем откладывать на потом его поиски. Так как же применить эти принципы уже сегодня? «Когда человек, наконец, понимает, что промедление — это не проблема тайм-менеджмента, а проблема эмоциональной регуляции, он готов принять и использовать мой любимый совет», — говорит Пичил.

В следующий раз, когда у вас возникнет соблазн прокрастинировать, сосредоточьтесь на простом вопросе: „Какое действие, какой простой следующий шаг я бы предпринял, если бы приступал к этой задаче прямо сейчас?“». Делая это, по его словам, вы отвлекаетесь от своих чувств и переходите к легко достижимым действиям. «Наши исследования и жизненный опыт очень четко демонстрируют, что как только мы начинаем, мы, как правило, в состоянии продолжать. Самое главное — начать».



Подписывайтесь на нашего разработчика в Instagram


Тайм-менеджмент: простой эксперимент / Habr

Многие из нас рано или поздно задумываются о бренности всего сущего, о том, как безрезультатно проходят дни, какими богатыми и счастливыми мы должны были быть сейчас в представлении того прошлого «Я», каким мы были целых полгода-год-два и более назад… Но, вместо того, чтобы претворить свои мечты в реальность, чтобы получить новые навыки и сменить наскучившую и бесперспективную работу, чтобы продумать и закончить свой гениальный или просто хороший проект, способный принести пользу людям, да и просто заработать много или не очень денег, чтобы просто что-то наконец-таки изменить в своей жизни к лучшему, мы встаем и идем на эту работу, мы приходим домой уставшие, запускаем «World of Tanks» на компьютере или идем в бар с друзьями и говорим себе, что сегодня мы просто обязаны отдохнуть, а вот завтра обязательно начнем что-то делать.
Или послезавтра, ведь завтра еще целый день акции с утроенным опытом…

И я не исключение.

Чтобы прервать этот порочный круг, я решил, что первым делом мне нужно стать более организованным и исполнительно, начать планировать свою жизнь и делать то, что я запланировал. И, как можно было догадаться из тегов статьи, мой взор упал на тайм-менеджмент и методику GTD.

Конечно, все мы не раз читали истории про то, как какой-нибудь парень, у которого полный бардак в жизни, вдруг решал измениться, внедрял ту или иную методику планирования времени, и он становился счастливым/богатым/знаменитым/просто клёвым парнем. Но в чём проблема данных статей? Во-первых, в том, что данные методики зачастую требуют их досконального изучения и серьезной подготовки, которая может занимать даже не несколько часов (например, как предлагает Дэвид Аллен: взять кучу коробок, папок, записать все дела на бумажках и с каждой что-то сделать…), что является для нас, любящих всё неинтересное и неприятное делать завтра, лишь поводом отложить все до лучших времён, когда будет больше свободного времени (хотя, зачастую, его итак полно). А во-вторых, соблюдение всех правил с непривычки может показаться очень утомительным и быстро привести к мысли «зачем тратить время, всё равно результатов никаких не заметно». Вся деятельность авторов данных историй строилась на высокой мотивации, а вопрос, как достичь подобной мотивации, прийти к осознанию, насколько плоха и бесперспективная текущая ситуация, остается в стороне.

И чтобы перестать откладывать на завтра и после не сорваться и не плюнуть на всё, внедряя одну из бесчисленного количества единственно верных и супер-эффективных методик, я подумал, что хорошей мотивацией для этого будет вариант, в котором я начну с малого, а потом проанализирую результаты.
Для этого я решил проверить, насколько эффективнее станет моя жизнь, если я просто начну планировать свой следующий день и стараться следовать плану, а также решить, достаточно ли просто вести список дел или лучше планировать свой день по минутам. Я провёл небольшой эксперимент, который занял у меня 3 недели.

Неделя 1

В первую неделю я решил не заниматься никаким планированием, но в конце каждого дня записывал, что из того, что нужно было или что я надеялся сделать в течение дня, было сделано, а что нет. То есть я делал всё, как и раньше, что позволило без особых волевых усилий начать эксперимент, а, как вы знаете, начать – самое сложное в любом деле.

Далее давайте посмотрим, каким сознательным и ответственным я был в течение первой недели.

Хочу отметить, что здесь и далее я не записывал задачи, которые являются очевидными и в любом случае будут выполнены (такие как «сходить на работу», «встретиться вечером с друзьями», «сдать экзамен», «купить пива» и т.п.) или не срочные и необязательные задачи (например, «прочитать висящую неделю во вкладках статью с хабра» и т.п.), а также не заносил рабочие задачи, так как они возникали спонтанно и решались обычно в течение того же дня. Я перечислил задачи, которые нужно обязательно или желательно выполнить в этот день, но которые я мог забыть выполнить или которые мне могло было быть лень выполнять. Задачи, которые не были выполнены, обычно переносились на другой день.

Результаты 1 недели
День 1

— Прочитать и выучить 5 билетов по философии
+ Договориться о встрече
+ Почистить ноут
— Скачать и установить Antichamber
+ Пропылесосить ковер
— Помыть холодильник и микроволновку
— Позаниматься английским
— Поработать над проектом
День 2

± Прочитать и выучить 5 билетов по философии
+ Сходить в Метрику
— Обновить драйвера на видеокарту
± Скачать и установить Antichamber
+ Почитать про работу с выделенным сервером и его настройку
± Помыть холодильник и микроволновку
— Позаниматься английским
— Поработать над проектом
— Оплатить VPS
День 3

± Прочитать и выучить 5 билетов по философии
— Выкинуть ковер к чертям
+ Сходить за продуктами
+ Обновить драйвера на видеокарту
— Купить герметик
+ Установить Antichamber
+ Позаниматься английским
— Поработать над проектом
+ Оплатить VPS
— Перенести БД и файлы с хостинга на сервер
День 4

± Прочитать и выучить 5 билетов по философии
+ Купить герметик
— Выкинуть ковер
— Позаниматься английским
± Поработать над проектом
— Перенести БД и файлы на сервер
+ Лечь пораньше
— Скачать аудиокнигу
День 5

— Прочитать и выучить 5 билетов по философии
+ Сходить в кино
— Выкинуть ковер
+ Скачать аудиокнигу
+ Позаниматься английским
— Поработать над проектом
— Перенести БД и файлы на сервер
День 6

± Прочитать и выучить 5 билетов по философии
± Разложить вещи по своим местам
+ Выкинуть ковер
— Позаниматься английским
— Поработать над проектом
+ Перенести БД и файлы на сервер
День 7

+ Выучить 20 билетов по философии (или хотя бы прочитать)
+ Разложить вещи по своим местам
+ Сходить за продуктами
— Позаниматься английским
— Поработать над проектом

Как вы могли догадаться, сознательным и ответственным я не был совсем: о выполнении многих задач я или не вспоминал, или вспоминал слишком поздно, чтобы их можно было/хотелось бы выполнить. Многие задачи переносились на другой день (а иногда и не один раз). Также сложно было выделить время на такие постоянные задачи, как работа над проектом или изучение подготовка к экзаменам, так как в виду их несрочности было сложно заставить себя не отложить все на завтра.
Неделя 2

Наглядно убедившись, какой я разгильдяй, я был в достаточно боевом настроении, чтобы во вторую неделю начать составлять простой план на следующий день. Для этого в конце каждого дня я составлял список дел на следующий день (некоторые задачи сразу записывал на другие дни), которые нужно или очень хотелось бы выполнить. Над системой приоритетов я не парился, а особо важные дела просто отмечал особым образом (обычно так: «!!!!!!!!!!!!!!!»).

В течение дня я время от времени заглядывал в список и выполнял дела из него или планировал их выполнение на ближайшие час-два.
Изменило ли это мою жизнь и привело ли меня это к богатству и славе? Давайте посмотрим.

Списки задач 2 недели
День 1

+ Настроить FTP
+ Разобраться с SSH
+ Настроить SSH
— Установить git на сервер
+ Позаниматься английским
+ Скачать новой музыки на телефон
День 2

+ Купить шторы
+ Купить дверную ручку
+ Разобраться таки с Gitом и установить его на сервер
+ Положить денег на телефон
± Позаниматься английским
+ Поработать над проектом
День 3

— Погладить и повесить шторы
+ Прикрутить дверную ручку
+ Скачать книгу про быстрое чтение
+ Сходить за продуктами
± Позаниматься английским
— Поработать над проектом
День 4

+ Погладить и повесить шторы
+ Забрать полис
+ Купить средство от тараканов
+ Подготовить темы к экзамену по английскому
День 5

+ Позвонить брату
+ Договориться с друзьями о встрече
+ Купить цветы
+ Отдохнуть
День 6

+ Купить обувь
+ Купить бальзам после бритья
+ Почистить ноут от пыли
+ Скачать несколько новых книг
+ Поработать над проектом
День 7

+ Пропылесосить пол
+ Сходить за продуктами
+ Позвонить другу
+ Позаниматься английским
+ Поработать над проектом

Итак, что я могу сказать по поводу прошедшей недели? Нет, великим я не стал, но результаты оказались очень даже положительными: поглядывание на список в течение дня помогало не забыть выполнить задачи, привязанные к месту или времени, а также распределять более длительные задачи (как, например, подготовка к экзамену по философии) в течение всего дня для пущей эффективности. Проблемы возникали разве что в конце дня, когда приходилось бороться с ленью, чтобы доделать все задачи до конца, а не забить на все и поиграть в танки. Но к 4 дню это уже стало входить в привычку.
Неделя 3

К третьей неделе я уже созрел, чтобы попробовать следующую ступень планирования. В эту неделю я решил составлять жесткий график заданий на следующий день, расписывая все свободное время. Даже ночное (да, я просто писал, что в это время я сплю).

Теперь-то уж я точно обречен на успех, думаете вы? Не буду томить вас, скажу сразу.
Итак.
Нагнетаем интригу…
По сравнению с предыдущей неделей…
Я могу сказать…
Что…
Барабанная дробь…
Ничего особо не изменилось! Да, так и есть. Печаль.

Почему, спросите вы, что же не так? Это ж были гениальный и идеальный в своей продуманности план, что же пошло не так? Давайте взглянем на мои сжатые распорядки дня, которые я составлял в течение недели. Также рядом с запланированным временем каждой задачи я писал и реальное время исполнения, если оно отличалось, а также курсивом неожиданно возникшие незапланированные дела или отмененные запланированные.

Гениальные планы 3 недели
День 1

07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу
08:10 – 09:00 Дорога на работу
09:00 – 18:00 Работа
18:00 – 19:15 Дорога домой, купить линзы
19:15 – 20:20 Переодеться, приготовить ужин, поужинать
20:20 – 20:50 Отдых (здесь и далее – всё, что угодно: чтение книги, компьютерные игры, просмотр фильмов/сериалов, чтение хабра и прочие развлечения)
20:50 – 21:20 Позаниматься английским
21:20 – 23:30 Поработать над проектом
23:30 – 00:00 (23:30 – 00:15) Мелкие дела (всякие дела, каждое из которых занимает не более 5-10 минут, включая планирование следующего дня)
00:00 – 00:30 (00:15 –00:40) Отдых
00:30 – 00:45 (00:40 – 00:50) Приготовиться ко сну
00:45 – 07:15 Сон
День 2

07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу
08:10 – 09:00 Дорога на работу
09:00 – 18:00 Работа
13:00 – 13:45 Забрать аспирантский билет
13:45 – 14:00 Заказать справку в военкомат
17:00 – 17:05 Звонок другу
18:00 – 18:50 Дорога домой
18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать
20:00 – 20:30 Отдых
20:30 – 21:00 Позаниматься английским
21:00 – 22:30 Поработать над проектом
22:30 – 23:30 Отдых
23:30 – 00:00 Мелкие дела
00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну
00:45 – 07:15 Сон
День 3

07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу
08:10 – 09:00 Дорога на работу
09:00 – 18:00 Работа
18:00 – 19:10 Дорога домой + купить продукты
19:10 – 20:10 Переодеться, приготовить ужин, поужинать
20:10 – 20:40 Отдых
20:40 – 21:00 (20:40 – 21:20) Поискать подходящие тренажерные залы и бассейны
21:00 – 21:10 (21:20 – 21:30) Скачать новый альбом Тараканов
21:10 – 21:40 (21:30 – 22:00) Позаниматься английским
21:40 – 23:00 (22:00 – 23:00) Поработать над проектом
23:00 –23:30 Отдых
23:30 – 00:00 (23:30 – 00:00) Мелкие дела
00:00 – 00:30 Отдых
00:30 – 00:45 (00:00 – 00:10) Приготовиться ко сну
00:45 – 07:15 (00:10 – 07:15) Сон
День 4

07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу
08:10 – 09:00 Дорога на работу
09:00 – 18:00 Работа
13:00 – 13:30 Купить новую мышь
18:00 – 18:50 Дорога домой
18:50 – 19:00 (18:50 – 19:10) Забрать паспорт и регистрацию
19:00 – 20:10 (19:10 – 20:15) Переодеться, приготовить ужин, поужинать
20:00 – 20:30 (20:15 – 20:30) Позаниматься английским
20:30 – 23:30 Кино
23:30 – 00:00 Мелкие дела
00:00 – 00:30 Отдых
00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну
00:45 – 07:15 Сон
День 5

07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу
08:10 – 09:00 Дорога на работу
09:00 – 18:00 Работа
12:30 – 14:00 Забрать справку для военкомата
18:00 – 18:50 Дорога домой
18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать
20:00 – 20:15 Мелкие дела
20:15 – 23:00 (20:15 – 00:00) Бар
23:00 – 01:00 (00:00 – 01:40) Танки!
01:00 – 01:15 (01:40 – 01:50) Приготовиться ко сну
01:15 – 10:00 (01:50 – 10:00) Сон
День 6

10:00 – 10:30 Умыться, позавтракать
10:30 – 11:30 Позаниматься английским
11:30 – 12:00 Отдохнуть
12:00 – 15:00 (12:00 – 17:00) Купить одежду
15:00 – 15:30 Пообедать
15:30 – 16:00 (17:00 – 17:30) Позаниматься английским
16:00 – 18:00 (17:30 – 18:30) Поработать над проектом
18:00 – 19:00 (19:00 – 19:30) Отдохнуть
19:00 – 20:00 (Не получилось) Сходить на пробежку
Незапланированное дело (19:30 – 22:30) Встреча
20:00 – 22:00 (Не получилось) Уборка
22:00 – 23:40 (22:30 – 23:40) Поработать над проектом
23:40 – 00:00 Мелкие дела
00:00 – 01:45 Отдых
01:45 – 02:00 Приготовиться ко сну
02:00 – 11:00 (02:00 – 11:30) Сон
День 7

11:00 – 11:30 (11:30 – 12:10) Умыться, позавтракать
11:30 – 13:00 (12:10 – 13:20) Уборка
13:00 – 13:30 (13:20 – 14:00) Отдых
13:30 – 14:00 (14:00 – 14:45) Позаниматься английским
14:00 – 14:30 (14:45 – 15:20) Обед
14:30 – 15:00 (Отказался) Отдых
15:00 – 17:00 (15:20 – 17:00) Поработать над проектом
17:00 – 20:00 (17:00 – 21:00) Встреча
20:00 – 20:30 Ужин
20:30 – 21:30 (21:00– 21:30) Отдых
21:30 – 22:30 Поработать над проектом
23:30 – 00:00 Мелкие дела
00:00 – 00:30 Отдых
00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну

Конечно, может быть я что-то неправильно делал, или просто у меня такая крайне сложная и насыщенная событиями жизнь (сарказм), но у меня (как и у любого обычного человека) время от времени возникали непредвиденные дела, или запланированного времени на какую-либо задачу просто не хватало, что приводило к смещению всего остального графика, который не всегда легко было выровнять (смещения на 5-10 минут я зачастую даже не отмечал, это было в порядке вещей). А это лишняя спешка, стресс и неудовлетворенность от прошедшего дня.

Что ж, давайте проанализируем все вышесказанное и посмотрим, что получилось в итоге.

Выводы

Эффект от введения системы планирования времени довольно ощутим. Количество невыполненных задач (забытых или из-за лени) существенно снизилось. Я нашел время и силы, чтобы продвинуться в некоторых своих начинаниях дальше (таких, как занятия английским и работа над проектом), чем за все предыдущее время, и переделал множество дел, откладывающихся на завтра неделями.

Как видно, ведение простого списка задач на день является хоть и простым в исполнении, но не самым эффективным вариантом

Строгое планирование дня является излишним, т.к. не всегда можно достаточно точно оценить время выполнения задачи, а также всегда есть вероятность появления незапланированных дел и возникновения различных ситуации, из-за чего распорядок сбивается и приходится отказываться от некоторых одних дел или ужимать другие. Также есть задачи, которые могут быть выполнены за 5-10-20 минут, и зачастую нет смысла (да и просто лениво) планировать их на определенно время, а лучше просто выполнить в свободный промежуток или сразу пачкой за раз (такие дела я объединил в пункт «Мелкие дела», который изначально первые пару дней мной расписывался подробно). Проще выполнять эти дела, когда есть перерыв между обязательными задачами или выделить время на выполнение сразу «пачки» таких задач (что опять-такие не всегда возможно).

Итак, наиболее удачной является комбинация второго и третьего способов: задачи, которые необходимо выполнить в определенное время, заносятся в план на день, другие необязательные или не привязанные к времени просто идут отдельным списком. Это позволяет контролировать свой день и к тому же обеспечивает достаточную гибкость, чтобы отказаться от наименее важных задач в случае возникновения непредвиденных дел и избежать ненужной спешки при выполнении остальных дел.

Конечно, я не могу уверять, что данная система является непреложной истиной, перекрывающей по значимости и эффективности все другие многолетние разработки в области тайм-менеджмента, и что она подойдет всем и каждому. Зачем же я написал эту статью, спросите вы (кроме того, конечно же, чтобы получить инвайт)? Затем, чтобы вдохновить своим примером других, чтобы показать, что каждый может, проведя такой несложный эксперимент, не только перестать откладывать всё на завтра и сделать первые шаги в организации и планировании своей жизни, но и прийти к пониманию, какие принципы и методики подходят именно Вам. Ведь этот эксперимент – просто первый шаг, который позволяет получить начальные навыки планирования времени и мотивацию к дальнейшему изучению различных методик и подбору для себя наиболее подходящей.

Спасибо за внимание.

Пропорциональный тайм-менеджмент / Habr

Добрый день, Хабр! Я, как наверное и большинство из вас, за свою жизнь перепробовал бесчисленное количество техник по тайм-менеджменту и подавляющее большинство из них не приживались на долгое время. Тому были разные причины, одни техники слишком громоздкие, другие слишком абстрактные, третьи не предоставляют достаточно гибкости, но так или иначе используя каждую технику у меня складывалось четкое ощущение, что они скорее мешаются под ногами, чем действительно способствуют созиданию.

Но в результате своих скитаний и перебора огромного количества вариативностей я пришел к своей собственной технике для тайм-менеджмента. Я использую ее уже практически год, первичная эйфория уже давно пропала, но техника прижилась достаточно глубоко, и желания отказываться от нее у меня отсутствует. Более того она настолько лаконично легла в основу моей работы, что без нее я уже не представляю свой рабочий день. И самое главное это то, что отсутствует ощущение что это какой-то суррогатный концепт, который мешается под ногами.

Эту технику я реализовал в виде мобильного приложения, которое я назвал Achievator. Сразу скажу, что приложение абсолютное бесплатное и не имеет рекламы, моя мотивация это не получить доход, а поделиться своей наработкой, мне просто будет приятно если она окажется полезной для кого-либо еще.




Achievator — это инструмент для достижения целей через пропорциональный тайм-менеджмент. Пропорциональный тайм-менеджмент это техника управления временем базирующаяся на том, что количество отдыха должно быть пропорциональным количеству работы. Achievator может быть вам полезен если:

— Вы часто ловите себя на том, что прекращаете достижение цели на полпути.
— Вы осознаете, что могли бы использовать свое время более эффективным образом.
— Вам необходим внешний стимул для того что бы эффективно работать.
— Вы перепробовали большое количество разных техник тайм-менеджмента и ни одна из них не прижилась на долго время.
— Вы просто ищите новые способы по увеличению собственной эффективности.




На первом шаге сначала создается цель (для этого нужно заполнить четыре поля: НАЗВАНИЕ, ПИСЬМО УСПЕХА, ПИСЬМО ПРОВАЛА, КОЭФФИЦИЕНТ), потом переходите на шаг достижения. Задача на шаге достижения состоит в том, что бы не допустить что бы количество заработанного времени опускалось до нуля. Воздействовать на количество заработанного времени можно находясь в одном из двух режимов: РЕЖИМ ОТДЫХА и РЕЖИМ РАБОТЫ. За каждую секунду в рабочем режиме вы зарабатываете КОЭФФИЦИЕНТ количество секунд, а за каждую секунду в режиме отдыха вы теряете одну секунду заработанного времени.

Коэффициент вы выбираете сами исходя из того в каком темпе вам комфортно работать (он задается на первом шаге, и так же его можно отредактировать в процессе, если вдруг вы поняли что нагрузка не соответствует вашим возможностям).

Для перехода в рабочий режим необходимо сначала задекларировать СПРИНТ. Спринт — это декларация самому себе, сколько времени вы будете находиться в рабочем режиме. Это сделано с той мотивацией, что когда идет интенсивная работа то необходимо четко видеть финишную черту. Спринты — это функционал созданный исключительно для удобства. Суть приложения заключается в том что бы обеспечить пропорциональное соотношение работы и отдыха, а спринты это лишь утилитарный функционал, который косвенно помогает поддерживать это соотношение.

В течение рабочего режима любая активность должна делаться в направлении конечной цели, включая удовлетворение физиологических потребностей (сон, еда, туалет). В идеале удовлетворение физиологических потребностей должно переноситься на режим отдыха, потому что их удовлетворение напрямую не ведет к достижению цели. И только если это не является возможным, они удовлетворяются в рабочем режиме без прерывания спринта. Например если вы работаете спринтами по 100 часов, то вам необходимо спать в течение рабочего режима, и необходимо спать максимально эффективным способом в направлении конечной цели (например полифазным сном или просыпаться строго по будильнику). В то время как если у вас спринты по 8-12 часов, то удовлетворение потребности во сне легко переносится в режим отдыха.

В режиме отдыха вы делаете те активности и таким образом, который вам больше нравится без оглядки на то, являются ли они эффективными для конечной цели или нет. Например вы можете приготовить вкусное блюдо, которое отнимет у вас 2-3 часа, или посмотреть кино, что в рабочем режиме является абсолютно недопустимым.

Если вдруг в какой-то момент времени вы продолжаете отдыхать, когда у вас не осталось заработанного времени, то это время начинает трактоваться как потерянное. Если это произошло то вы что-то делаете не так, скорее всего вы поставили слишком высокий коэффициент, который вы не в состоянии потянуть.

По достижении цели вы меняете ее статус на УСПЕХ или ПРОВАЛ и переходите на последний шаг, на котором вы читаете письмо успеха или провала, которое написали самому себе на первом шаге.




1. Пропорциональность отдыха работе

То что количество отдыха является пропорциональным количеству работы является более корректным подходом, чем например работать каждый день по 8 часов. За счет пропорциональности так же возникает большая ценность отдыха, потому что вы его фактически заработали. Это примерно как сравнивать ценность денег, которые вы выиграли в лотерею и ценность денег, которые вы сами заработали, вроде и сумма одинаковая, но вторые приносят намного больше морального удовлетворения.
2. Единый общий знаменатель

По факту вся техника опирается только на одну цифру — это количество заработанного времени. Абсолютно любая активность будь то ведение бизнеса, программирование, флористика, подметанием улиц может быть представлена как работа. И так же абсолютно любой тип досуга может быть представлен как отдых. И соответственно Achievator можно применять как инструмент для тайм-менеджмента в абсолютно любой сфере.
3. Минимум бюрократии

Бюрократией я называю действия, которые выполняются для поддержания системы, и которые не производят фактического результата. При использовании большого количества других систем тайм-менджмента вам необходимо уделять большое количество планированию, приоритизации, категоризации дел и так далее. За счет этого начинает складывается ощущение, что система «мешается под ногами». В Achievator для поддержания системы вам необходимо просто создавать спринты и следить за соотношением отдыха и работы, и выполнение этих действий не создает ощущения, что вы больше занимаетесь планированием, чем фактической работой.
4. Максимальная гибкость

Например, вы можете заработать определенную «подушку безопасности», что бы при форс-мажоре в случае чего не закончилось время отдыха. Либо если вы хотите хорошенько отдохнуть то вам необходимо сначала заработать соответствующее количество времени. Если вы чувствуете себя плохо, или просто хотите устроить небольшой отдых, то вы можете сделать это в любой момент времени. Самое важное — это поддержание соотношения работы и отдыха, то когда вы работаете и сколько — это уже решаете сами. Это очень важное отличие в сравнении с подходами, где вы жестко прописываете то какие именно дела и когда именно вы будете делать.
5. Дробление достижения

В Achievator достижение цели разбивается на спринты и каждый спринт имеет свою собственную финишную черту. На эту финишную черту ориентироваться намного удобнее, чем на субъективное «работаю пока не почувствую себя молодцом». Таким образом происходит дробление одной большой цели на составные части, которые по отдельности выполнить значительно проще, чем если пытаться достигнуть цель за раз.
6. Только одна цель

Очень большой ошибкой является достижение нескольких целей одновременно. Классическим примером является создание резолюций, которые люди пишут на новый год, типа: больше читать, похудеть, следить за здоровьем, и все это одновременно. В каждый момент времени должна быть одна и только одна точка в которую вы двигаетесь. Тогда вы можете сконцентрировать всю ментальную и физическую энергию только на этой одной точке. Если у вас есть несколько целей, то достигать их необходимо одну за другой. При использовании Achievator в принципе невозможно одновременно достигать несколько целей.
7. Чёткий критерий

Так как все приложение строится только на одной переменной, то и определить эффективно или неэффективно вы управляете своим временем можно просто взглянув на эту переменную. Это значительно удобнее, чем определять эффективность по субъективным ощущениям. Опираясь на объективные критерии управление временем становится значительно более эффективным.


1. TODO-листы

Эта целый класс техник, сюда я отношу следующие теории: GTD от Дэвида Аллена, Матрица Эйнхаузера, ведение дел с помощью календаря, и так далее. Общей чертой у всех техник этого класса является необходимость предварительного составления, категоризации, приоритизации списка дел.

Фундаментальная проблема TODO-листов заключается в том что они очень часто используются там, где в них по сути то нету необходимости. TODO-листы это инструмент, который необходим для организации большого количество дел.

Если вы работаете строителем, дизайнером, парикмахером, то у вас (скорее всего) нету настолько большого количества дел, при котором было бы целесообразно использовать TODO-листы. Вы можете просто удерживать необходимые для выполнения дела в голове, и этого будет более чем достаточно. Если вы планируете открыть свой ресторан, то у вас становится значительно большее количество дел, необходимо провести собеседования, организовать выполнение ремонта, пройти проверки и так далее. В этом случае использование TODO-листа становится более обоснованным и необходимым. Если же хотите написать компьютерную игру ААА-класса, то количество дел становится просто запредельным, вам нужно организовать не только свои дела, но и дела подчиненных вам программистов, и уже целесообразно использовать TODO-лист на стероидах типа баг-трекера. Необходимо выбирать тот TODO-лист, который соответствует количеству дел, которые вам необходимо организовать. В большинстве случаев банального удержания дел в голове, или создания простого списка дел без всяких приоритетов, категорий, матриц, используя простой текстовый файл или блокнот с ручкой является более чем достаточным.

Achievator это инструмент для балансировки количества работы и отдыха, а не инструмент для организации дел, поэтому Achievator не конфликтует с TODO-листами, а скорее дополняет их, когда вы переходите в рабочий режим, то вы можете применять любую систему по организации дел, которая является целесообразной для поставленной цели.

2. Тупо фигачить

«Все эти техники нужны для лентяев, которые просто хотят оправдать свою лень, необходимо просто взять себя в руки и х*рачить» — это очень распространенный подход к организации времени (судя по количеству людей поставивших плюсик этому посту Тайм-менеджмент: эволюция). И его популярность можно понять, если человек пришел к этому выводу, то он перепробовал достаточное количество излишне запутанных техник (скорее всего TODO-листов), никакие из них не сработали и он ударяется в противоположную крайность — полное отрицание любых техник. Полное отрицание любых техник является такой же крайностью как и абсолютно доскональное планирование. И так же как и любая другая крайность такой подход не является эффективным.

Achievator занимает именно золотую середину в этом плане, он организует время используя только одну единственную переменную и при этом не бюрократизирует достижение цели до такого уровня, на котором больше времени тратится на планирование, чем на фактическую работу.

3. Просто делай то, что нравится

Многие люди пытаются управлять временем по принципу получения удовольствия от процесса. Это, честно говоря, какое-то глобальное заблуждение, что от процесса достижения цели необходимо получать удовольствие, но тем не менее это заблуждение очень популярное. «Просто делай то что нравится» звучит примерно так же, как если сказать капитану корабля: «Всегда плыви по попутному ветру». Но ведь это бред, задача капитана это не плыть по попутному ветру, а приплыть в точку назначения, и если есть попутный ветер, то хорошо, значит проще будет плыть, если его нету, ну что ж тогда поделать, не приятно, но в точку назначения то все равно нужно попасть.

Точно такая же ситуация и с удовольствием от процесса. Вам необходимо достигнуть цель вне зависимости от того получаете вы удовольствие от процесса или нет. Если оно есть то хорошо, значит проще будет работать, если его нету, то это хреного, но вам ведь все равно необходимо достигнуть результата. И если делать действия только тогда когда вы получаете удовольствие от их выполнения, то вы так никогда никуда не приплывете.

Это можно описать как то, что всегда необходимо ориентироваться только на одну точку. Вы либо ориентируетесь на получении удовольствия, и при этом не обращаете внимания на эффективность в отношении результата, либо ориентируетесь на то, что бы добраться до результата, и при этом не обращаете внимание на получаемое удовольствие. Если вы ориентируетесь одновременно и на получение удовольствия от процесса и на достижении результата, то ни одна из этих целей не будет полноценно достигнута.

4. POMODORO

В двух словах POMODORO это техника при которой вы заводите таймер на определенное время и работаете это время с полным погружением в задачу (более подробное описание можете прочитать здесь).

Плюсом POMODORO является то что происходит явная декларации намерения работать определенное количество времени (что в Achievator реализовано в качестве спринта). И еще один плюс — это слишком низкий уровень бюрократии — вам необходимо просто заводить таймеры. Недостатками POMODORO в сравнении с Achievator является то, что таймеры никаким образом не обеспечивают пропорциональность работы и отдыха, и не должны в конечном счете сконвертироваться в какой-либо осязаемый результат. Соответственно вы начинаете больше ориентироваться на выполнении таймеров, чем на том, что бы достигнуть поставленную цель.

5. Рамка цели

Рамка цели — это термин из популярной психологии. Его суть заключается в том, что вы садитесь за стол и на листочке расписываете определенные аспекты цели (визуализация цели, первый шаг, убеждения помогающие достичь цели и так далее).

Фундаментальным минусом при таком подходе является то, что акценты при использовании этой техники распределяются так, что ожидается, что после написания рамки цели цель будет достигаться как бы сама по себе (то есть очень много внимания уделяется постановке цели, в то время как самому процессу достижения не уделяется достаточного внимания). Но надеяться на то, что все произойдет само по себе после постановки цели это проигрышный вариант, поэтому рамки цели малоэффективны.

6. MIND MAP

MindMap это не совсем прямая альтернатива, но некоторые все же используют MindMap для управления временем. Огромным минусом MindMap является то, что вы начинаете концентрироваться на огромном количестве бесполезной мишуры: какого цвета выбрать фломастеры, рисование картинок, рисовать красивые стрелочки и делать еще много подобной хрени, которая к фактическому прогрессу имеет весьма посредственное отношение. Если излишнюю бюрократизацию TODO-листами еще можно как-то обосновать, то трата времени на рисование это уже просто клиника. Проблема в том, что вся эта мишура отвлекает вас от фактических дел, которые необходимо выполнять. MindMap это инструмент для презентаций. Его нужно использовать, когда вы хотите создать красивую картинку, на которую потом будут смотреть другие люди.

Achievator это не волшебная таблетка, которая в миг сделает так, что все ваши цели начнут достигаться, будет на все хватать времени и вы создадите новый гугл. Achievator может только помочь это сделать. Надеюсь такой подход к организации времени придется вам по душе. Благодарю за внимание.


ios
android

100 приемов по управлению временем, вниманием и энергией / Habr

Примечание переводчика: Перевод первой статьи из блога «A Year of Productivity» был благосклонно встречен хабра-сообществом, и меня попросили перевести еще несколько статей из этого блога. Приведенная ниже статья — самая большая и самая близкая к практике, её перевод затянулся у меня на несколько месяцев. Как и прошлый раз рекомендую читать комфортными порциями, записывая (или копируя куда-нибудь) советы, которые хочется попробовать применить на практике.
Ближе к концу года изучения продуктивности, я осознал, что каждая статья, которую я написал, может быть отнесена к одной из трех категорий: как лучше управлять временем, энергией или вниманием.

Управление временем – хороший источник вашей продуктивности, но все три ингредиента абсолютно важны, если вы хотите быть более продуктивными на ежедневной основе. Именно поэтому в статье вы найдете набор приемов из всех трех областей.

Для начала вот несколько моих любимых приемов по тому как:
—  получить больше времени;
—  тратить время на правильные вещи.

Как получить больше времени?


1. Планируйте меньше времени на более важные задачи. Это кажется нелогичным, но на самом деле это не так. Когда вы ограничиваете количество времени, которое вы можете потратить на задачу, вы заставляете себя расходовать на задачу больше энергии в течение меньшего промежутка времени, что позволяет вам достигать результата быстрее.

2. Перестаньте смотреть телевизор. В среднем человек тратит 13.6 лет в течение жизни на просмотр телевизора – вы можете потратить это время на более значимые задачи.

3. Ведите «дневник времени». Если вы отслеживаете, как вы тратите ваше время, вы сможете увидеть сколько времени пропадает впустую. Это поможет вам справиться с потерями времени и понять как вы можете более тратить время более эффективно.

4. Скажите «нет» обязательствам, которые уничтожают ваши ресурсы времени, энергии и внимания. Лучший способ иметь больше времени – это не начинать заниматься непродуктивными вещами. Сопротивляйтесь тому, чтобы браться за непродуктивное г**о.

5. Помните, что «лучшее – враг хорошего». Ваша квартира никогда не будет на 100% убрана – что-то всегда будет не на своем месте. Знайте, где остановиться – в особенности для не слишком полезных задач.

6. Назначьте «хозяйственный день». Сгруппируйте все свои хозяйственные дела (стирка, покупки, уборка, полив цветов, итп)вместе в один из дней недели – тогда у вас будет больше времени для важных задач в остальные дни.

7. Не работайте больше 35 часов в неделю. Исследования показывают, что для большей продуктивности и креативности, вы не должны работать более 35 часов в неделю. Переработки могут привести к большей продуктивности, но только в очень короткой перспективе.

8. Не пишите email’ы длиннее пяти предложений, и упомяните об этом в подписи. Используя этот хак я прохожусь по своим «входящим» как сумасшедший, а большинство людей абсолютно не возражают, когда вы пишите коротко и по делу.

9. Приручите свои входящие при помощи “The email game”, если вы используете Gmail. “The email game” – это абсолютно бесплатное web-приложение, которое встраивается в ваш аккаунт Gmail и геймифицирует процесс ответа на письма.

10. Зарегистрируйтесь в unroll.me, если вы используете почту Gmail, Yahoo или Outlook.com. Unroll.me собирает все ваши регулярные подписки в одно удобное, ежедневное письмо. Я крайне рекомендую  этот сервис (Примечание переводчика: я попробовал, и за пять минут отписался от 80 рассылок. Круто!)

11. Перестаньте сортировать ваши письма по папкам. Доказано, что поиск писем в вашем почтовом клиенте гораздо быстрее, чем поиск по упорядоченным папкам.

12. Научитесь слепой печати. Средняя скорость печати около 40 слов в минуту; слепая печать может увеличить её до 60-80 слов в минуту, а это увеличение на 50-100%. Вы очень быстро заметите сэкономленное время. (Примечание переводчика: полностью поддерживаю, и рекомендую онлайн- или оффлайн-версию «Соло на клавиатуре», есть как онлайн- так и оффлайн-версия)

13. Отслеживайте, на что вы тратите время, работая на компьютере с помощью бесплатного приложения RescueTime (для Mac, PC или Android). Вы можете удивиться, когда узнаете, сколько времени вы тратите впустую.

14. Сберегайте более значительную часть своего дохода. Это позволит вам сэкономить несколько десятилетий рабочей жизни, если вы решите работать меньше и раньше выйти на пенсию, занявшись более полезными делами.

Как тратить время на более полезные вещи?


15. Определите самые значимые для себя задачи. Сделайте список всех задач, за которые вы отвечаете на работе, затем спросите себя: «Если бы я мог сделать только три из них в течение всего дня, что бы я выбрал?» В эти три задачи вы должны инвестировать 80-90% своего времени.

16. Сокращайте количество времени, которые вы тратите на что-то, пока вы не почувствуете, что делаете это без напряжения. Это прекрасный способ привносить в свою жизнь новые привычки. «Смогу ли я медитировать 15 минут? Нет, слишком сложно, я не буду этого делать. Хорошо, как насчет десяти? Всё еще слишком долго. Может быть пять? Да, я могу это сделать без напряжения. Я могу просидеть пять минут». Бум.

(Примечание переводчика: автор имеет в виду дела, которые нужно заставить себя выполнять для формирования полезных привычек. Идея в том, что не обязательно заставлять себя сразу делать много – гораздо важнее регулярность).

17. Работайте над важными, но не срочными задачами. Каждый день делайте хотя бы одну важную и не срочную задачу – тогда вы будете уверены, что продвигаетесь вперед, а не просто тушите пожары каждый день.

18. Работайте по «методу помидора». «Метод помидора» — это техника управления времени, при которой вы работаете над одной задачей ровно 25 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. Она крайне эффективна.

19. Составьте список дел для прокрастинации. Сделайте список полезных дел, которые можно делать, когда вы прокрастинируете. Это позволит вам оставаться продуктивным, даже когда ваш мозг отвергает вещи, которые нужно делать. (Примечание переводчика: автор предлагает разделять «конструктивную» и «деструктивную» прокрастинацию. В качестве «конструктивной» он приводит такие примеры как разборка стола или посещение урока аэробики, в качестве «деструктивной» — игрушки на мобильники и разглядывание фотографий девушек на Фейсбуке. Для заинтересовавшихся темой он предлагает сайт “Structured Procrastination”).

20. Живите по «правилу двух минут». Правило двух минут (из книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок») говорит, что если задача занимает у вас меньше двух минут, то вместо того, чтобы записывать её в список дел – нужно просто сделать её.

21. Планируйте своё свободное время. Это может звучать превратно, как что-то, что вы не хотите делать, однако было доказано, что привнесение структурности в свободное время делает вас более счастливыми и мотивированными.

22. Выбирайте следующую задачу, ориентируясь на четыре вещи: контекст, в котором вы находитесь (работа, дом, дача, итп), количество свободного времени, уровень энергии и то, какие важные задачи сейчас стоят перед вами.

23. Тратьте свое время осознанно. Постоянно отслеживайте и обдумывайте то, как вы тратите свое время (а также энергию и внимание) в течение дня. Я обычно делаю это, ставя будильник на своем телефоне раз в час.

24. Планируйте свое время, полностью отключившись от работы. Когда вы полностью отключены от работы, ваш мозг продолжает работать над рабочими задачами, но в фоновом режиме – а вы можете заниматься другими вещами.

25. Тратьте больше времени на планирование. Каждая минута планирования тратит пять минут на исполнение. Если вы только делаете, не оглядываясь, чтобы поработать с планом – вам будет сложно работать умнее.

26. Понимайте, что люди имеют в виду, когда говорят «У меня нет на это времени». Если кто-то говорит, что у него нет на что-то времени, то на самом деле они говорят о том, что задача для них не очень-то и важна.

27. Подождите немного прежде чем посылать письма или СМС. Дайте вашему мозгу время, чтобы завершить и оформить мысли. Тогда вы сделаете то, что вы пишите более полным, осмысленным и креативным. Мир не развалится на части, и вы сможете донести свою мысль более сильно.  


Энергия – это топливо, которое вы сжигаете в течение дня для того, чтобы что-то делать. Существует большое количество факторов, которые влияют на количество вашей ежедневной энергии, но любой фактор, который влияет на энергию либо влияет на ваше тело, либо на ваш мозг.

Вот несколько тактик для получения большего количества физической и ментальной энергии.

Телесные «хаки»


28. Упражняйтесь. С моей точки зрения, физические упражнения – это самый лучший способ, чтобы получить больше энергии. Кроме того, они только дают вам энергию – они помогают бороться с болезнями, улучшают настроение и помогают вам лучше спать.

29. Питайтесь правильно. То, как вы едите, имеет большое влияние на уровень вашей энергии. Чем хуже вы едите, тем быстрее вы выгораете, и тем меньше энергии у вас остается для работы.

30. Перестаньте пить кофе по привычке. Кофеин начинает терять эффект, когда вы пьете его по привычке, но он крайне эффективен, когда вы пьете его стратегически (например, когда вам нужен мощный приток энергии или внимания, чтобы сфокусироваться).

31. Употребляйте кофеин умно. Пейте кофе дольше; запивайте кофе водой; избегайте энергетических напитков с сахаром; хорошо ешьте, когда вы употребляете кофеин; не пейте кофе на пустой желудок; подождите, прежде чем выпить второй кофе или чай.

32. Прекратите употреблять кофеин за 4-6 часов перед сном. Согласно данным FDA (Управления по контролю за продуктами и лекарствами США), кофеин обычно достигает пика действия в течение часа и действует от четырех до шести часов после этого. (Примечание переводчика: помните, что кофеин — это не только кофе, но и чай.)

33. Пейте больше воды. Вода повышает вашу энергию, разгоняет метаболизм, помогает думать, подавляет аппетит, помогает вашему телу вымывать токсины, уменьшает риск многих болезней, улучшает цвет лица и даже экономит вам деньги!

34. Пейте пол-литра воды сразу после пробуждения. Сразу после того как вы проснулись, выпивайте по крайней мере 500 мл. воды. Ваше тело только что провело 8 часов без пищи, и скорее всего оно обезвожено.

35. Ведите «дневник питания». Люди, которые записывают то, что они едят, обычно не переедают, и обычно едят до 30% меньше, чем те, кто не ведет такого дневника.

36. Спите достаточно, даже если для этого нужно поспать подольше. Сон улучшает вашу концентрацию, внимание, навыки принятия решений, креативность, социальные навыки и здоровье; уменьшает перепады настроения, стресс, злость и импульсивность. Также нет разницы в социально-экономическом положении между «жаворонками» и «совами».

37. Скажите нет «стаканчику на ночь». Употребление алкоголя перед сном ухудшает качество сна, поэтому на следующее утро у вас будет меньше энергии. Выпейте что-нибудь еще или пейте алкоголь более ранним вечером.

38. Установите кондиционер в вашем офисе на 21-22ºC.  Это температура, которая делает вас наиболее продуктивными.

39. Установите кондиционер на 18.5ºC на ночь. Большинство исследований рекомендую установку термостата на 18.5ºC пока вы спите. Представьте свою спальню пещерой – холодной, темной и тихой.

40. Вздремните. Если вы чувствуете, что ваша энергия затухает, или что она регулярно понижается в одно и то же время дня – поспите немного. Краткий сон улучшает вашу память, делает вас более внимательными и бдительными, предотвращает выгорание и улучшает вашу креативность.

41. Постоянно следите за тем, сколько у вас энергии, и действуйте соответственно. Если вы постоянно спрашиваете себя, сколько энергии у вас есть, вы можете делать поправки – либо подзарядиться, когда энергии мало, либо заняться более масштабными, сложными задачами, когда у вас много энергии. Через некоторое время вы также начнете замечать закономерности.

42. Определите свое «биологически лучшее время» (время дня, когда вы наиболее продуктивны), ведя график уровней своей энергии в течение недели.

43. Улыбайтесь! Улыбка повышает ваш иммунитет, делает вас счастливее, помогает вам справляться со стрессом и фокусироваться на большей картине, повышает уровень доверия окружающих, и вообще вы чувствуете себя лучше.

44. Покрасьте ваш офис в правильные цвета. Наука говорит, что вы должны красить комнату в синий цвет, чтобы стимулировать ваш мозг, в желтый, чтобы стимулировать эмоции и в зеленый, чтобы стимулировать чувство баланса.

45. Не подвергайте себя «голубому излучению» перед сном. Слишком много «голубого излучения» (от смартфона, планшета или компьютера) перед сном – вредно.

46. Получайте больше натурального света. Натуральный свет помогает вам лучше спать, уменьшает уровень стресса, повышает уровень энергии и позволяет лучше фокусироваться.

47. Скачайте f.lux. f.lux смещает цвета вашего компьютера в красный спектр после того, как там, где вы живете, садится солнце. Это позволяет вашему телу выделять больше мелатонина, улучшая качество вашего сна. (Примечание переводчика: мне читать с красноватого экрана оказалось достаточно тяжело, поэтому я довольно быстро отключил это приложение)

«Хаки» разума


48. Доводите изменения до автоматизма через привычки. Я считаю, что автоматизм новых моделей поведения – это ключ к тому, чтобы они сохранились. Вот мое интервью с Чальзом Дахиггом, автором книги «Сила привычки», о том как формировать новые привычки.

49. Инвестируйте в стратегии снижения стресса, которые реально работают, например: физические упражнения, чтение, прослушивание музыки, время, проведенное с друзьями и семьей, массаж, прогулка на природе, медитация и время проведенное над креативным хобби.

50. Делайте больше перерывов. Перерывы позволяют вам отвлечься от работы, перезарядиться, придумывать новые идеи; остановиться, подумать над вашей работой, и в конечном итоге – делают вас более продуктивными.

51. Начинайте с малого. Я думаю, что один из ключей к большей продуктивности –делать по одному небольшому изменению за раз. Чем меньше изменение, которое вы пытаетесь привнести в свою жизнь, тем выше вероятность, что вы действительно это сделаете.

52. Понимайте, когда вы бессмысленно жестоки к себе. Дэвид Аллен, написавший «Как привести дела в порядок», говорит, что 80% того, что вы думаете о себе – это негатив. Старайтесь понимать, когда ваша жестокость в отношении к себе бессмысленна, чтобы сделать ваше путешествие к большей продуктивности более радостным.

53. Заводите больше друзей в офисе. Дружба в офисе увеличивает ваше удовлетворение работой в среднем на 50%, увеличивает вашу вовлеченность в 7 раз, а также на 40% увеличивает вероятность получить повышение (ссылка на английском).

54. Просмотрите свой календарь за последние пару месяцев, чтобы понять, с кем вы встречались. Какие из этих встреч дали вам наибольшее количество счастья, энергии и драйва? Организуйте больше встреч с этими людьми.

55. Снизьте ваши ожидания. Это может звучать несколько странно, однако снижение ожиданий дает вам больше уверенности, позволяет расслабиться, получать больше удовольствия и не волноваться о том, чтобы что-то доказать окружающим.

56. Осознайте, что окружающим все равно. Когда вы осознаете, что большей части людей наплевать на ваш успех, деньги, одежду, дом и машину, вы обнаружите, что вы гораздо свободнее, чем вам казалось до этого. Вы можете больше рисковать, поскольку ваша жизнь не предопределена, и вы сможете гораздо свободнее делать то, что вам нравится.

57.  Ешьте осознанно. Осознанное питание дает мозгу понять, что вы скоро будете сыты и удовлетворены, и предотвращает переедание, истощающее ваш ресурс энергии.

58. Используйте техники визуализации. Моя любимая визуализация – представьте, что вы только что получили срочное сообщение, и завтра вам придется на месяц уехать из города. Что позволит вам убедиться, что вы сделали все необходимое перед отъездом? Как бы вы не ответили – начните работать над этой задачей.

59. Стремитесь к конфликту, а не избегайте его. Вы наиболее продуктивны, когда у вас средний уровень конфликтов и стресса – не слишком мало, и не слишком много.

60. Скачайте Coffitivity (онлайн, Android, iPhone, iPad, Mac). Было доказано, что фоновый шум кофейни повышает вашу продуктивность и креативность. Coffitivity симулирует ту же атмосферу на вашем компьютере.

61. Каждый день вспоминайте три вещи, за которые вы благодарны. Это тренирует ваш мозг искать в первую очередь позитив, а не негатив в этом мире, что делает вас более энергичными, счастливыми и продуктивными.

62. Каждый день записывайте один самый удачный пережитый опыт. Записывание позитивного опыта, который был у вас в последние 24 часа, позволяет вашему мозгу пережить его заново – это делает вас более позитивными и более счастливыми.

63. Иногда давайте себе расслабиться. Никто не робот, и вам не стоит воспринимать задачу повышения продуктивности чересчур серьезно. Вероятно, вы даже поймете, что расслабившись, ведете себя более продуктивно.


Финальная часть нашего паззла – это управление нашим вниманием. Это один из моих любимых способов повышения продуктивности, который состоит из двух частей:
1. Качество управления вашим вниманием
2. На что вы в действительности тратите ваше внимание

Вот несколько тактик, которые помогут вам и с тем, и с другим:

Управляйте вашим вниманием


64. Медитируйте. Медитация – это искусство постоянно возвращать свое внимание к одному объекту, что по моему мнению прокачивает ваши «мускулы внимания» лучше, чем что-либо еще. Медитация также расслабляет ваше сознание, увеличивает приток крови к мозгу, увеличивает количество серого вещества в мозге, облегчает вход в «состояние потока», борется с прокрастинацией, и даже (доказано!) улучает результаты экзаменов. Вот тут я написал инструкцию, как начать медитировать.

65. Прекратите работать в режиме многозадачности. Многозадачность губительна для фокусировки и продуктивности, она также повышает вероятность ошибок, влияет на вашу память и увеличивает количество стресса.

66. Записывайте всё, о чем вам нужно помнить: вещи, которые вам нужно сделать, вещи, которые вы ждёте, а также другие идеи и обещания, которые вас обременяют. Это даст вам больше ментального пространства, чтобы размышлять о бОльших и лучших вещах.

67. Ведите список всего, что вы ждете – это даст вам уверенность, что ничего не будет забыто, и вы будете волноваться гораздо меньше о вещах, которые вам нужно контролировать.

68. Пользуйтесь «ритуалом записи мозга». Выключите все устройства, поставьте таймер на 15 минут, и полежите с пустым блокнотом и ручкой. Записывайте все незаписанные дела, чтобы унять свой ментальный беспорядок.

69.  Потребляйте продукты, которые помогают улучшить концентрацию. Девять моих любимых: черника, зеленый чай, авокадо, зеленый салат, жирная рыба, вода, темный шоколад, семена льна и орехи.

70. Делайте «уборку до первоначального состояния». Когда вы заканчиваете что-то делать, сделайте уборку, чтобы уменьшить сопротивления для начала того же дела в следующий раз. Например: уберитесь на кухне после готовки или аккуратно сложите принадлежности для бега, которые вам понадобятся завтра утром.

71. Замедлитесь. Довольно просто переключить свой мозг на автопилот, и бросаться от одного раздражителя к другому. Приостановитесь и делайте вещи сознательно, чтобы лучше управлять своим вниманием и стать более продуктивным.

72. Полностью отключайте интернет, когда вам нужно что-то сделать. 47% времени в интернете приходится на прокрастинацию. Если вам нужно сделать что-то большое – отключитесь от интернета.

73. Боритесь с искушениями, заранее репетируя свои поступки. Чтобы фокусироваться на долгосрочных вещах вместо краткосрочных искушений, заранее прорепетируйте эту ситуацию в своей голове (например, «не заезжать в Мак Дональдс по пути домой»).

74. Меньше используйте свой смартфон. Ваш смартфон высасывает внимание и отвлекает вас гораздо сильнее, чем вам кажется. Он также ухудшает ваше общение, и является активностью с низкой отдачей. Я проводил трехмесячный эксперимент по использованию смартфона в течение одного часа в день, и с тех пор моя жизнь изменилась.

75. Ставьте свой смартфон в «автономный режим» (flight mode) между 8 вечера и 8 утра. Этот ритуал поможет вам стать более осознанными, быстрее заснуть, уменьшит количество вредного, блокирующего мелатонин, голубого света перед сном и сфокусирует вас на задачах с большей ценностью перед и после того, как вы просыпаетесь.

76. Чтобы войти в состояние потока (магическое состояние, в котором вы полностью поглощены тем, что вы делаете), делайте вещи, которые ставят задачи более-менее соответствующие уровню ваших способностей.

77. Делайте меньше. Когда вы распределяете свое внимание, энергию и время на меньшее количество вещей, вы привносите больше в каждую вещь, которую вы делаете, и в целом достигаете большего.

78. Смотрите на картинки симпатичных детенышей животных. Доказано, что просмотр картинок с детёнышами животных повышает вашу когнитивную и двигательную активность, т.к. они сильнее фокусируют ваше внимание.

Фокусируйтесь на правильных вещах

79. В начале каждого дня определите три вещи, которых хотите достигнуть (не задачи, а реальные достижения). Когда вы ограничиваете себя тремя достижениями за день, вы заставляете себя приоритезировать и фокусироваться только на том, что действительно важно.

80. Вместо того, чтобы фокусироваться на том, чтобы делать больше, фокусируйтесь на том, чтобы делать правильные вещи. Находите задачи, которые соответствуют тому, что для вас важно, чтобы вы знали, почему вы хотите их сделать.

81. Разработайте «мышление роста». Согласно исследованиям, главное качество, отделяющее успешных людей от неуспешных – это думают ли они, что их интеллект и способности ограничены.

82. Общайтесь с «собой будущим». Люди обычно думают о себе настоящем и себе будущем как о двух совершенно разных людях. Боритесь с этой ловушкой, создавая «память будущего», посылая будущему себе сообщения и представляя будущего себя.

83. Создайте «список, не требующий мозга». Соберите список вещей, которые не загружают ваш мозг (уборка, стирка, итп.)и делайте их все вместе, слушая при этом что-нибудь продуктивное (аудиокнигу, лекцию TED итд).

84. Спрашивайте совета у самого себя. Советы мало стоят, но обычно советы, к которым стоит прислушаться – это те, которые вы даете самому себе.

85. Делайте свои цели «умнее» (S.M.A.R.T-er). Если вы хотите ставить цели лучше, убедитесь, что они конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Attainable / Achievable), реалистичные (Realistic) и ограничены во времени (Time-Bound). Так вам будет проще определить и достичь их.

86. Перестаньте отслеживать прогресс ваших целей. Отслеживание прогресса уменьшает вероятность достижения цели. Вместо этого: смотрите, служат ли ваши поступки доказательством того, что вы преданы цели; кроме того, напоминайте себе в чем причина того, почему вы хотите достичь этой цели.

87. Не ставьте традиционных целей, ставьте «цели процесса». Цели процесса – это то, что вы в действительности должны делать для того, чтобы достичь бОльшей цели (например: не «похудеть на 10 кг», а «есть не большее 1500 калорий ежедневно»).

88. Перестаньте бездумно лазить по интернету. Интернет может сильно высасывать внимание. Практикуйте более осознанное хождение по интернету, делая больше перерывов, замедляясь и фокусируясь на том, что вам нужно совершить.

89. Выключите бессмысленные сообщения о приходе электронной почты.  Уведомления об электронной почте не занимают у вас много времени, но отнимают много внимания – каждый раз, когда вы получаете письмо, вы отвлекаетесь от того, над чем сейчас работаете.

90. Объявите «выходной от почты». Если вам нужно уйти в тень для того, чтобы поработать над проектом день или два, поставьте себе автоответчик (указав там номер мобильного для экстренной связи), и затем энергично принимайтесь за то, что вам нужно сделать.

91. Отвечайте на письма большими порциями. Запланируйте работу с почтой несколько раз в день, вместо того, чтобы обрабатывать письма по мере их прихода. Это позволит превратить работу с почтой в несколько блоков времени в вашем расписании.

92. Когда вы встречаетесь с кем-то лично, полностью отключайте ваш телефон. Это прекрасный способ показать человеку, что он важен для вас, и что вы готовы отдать ему 100% внимания.

93. Определите ваши «краеугольные привычки». «Краеугольные привычки» меняют и реорганизуют остальные привычки, когда вы интегрируете их в вашу жизнь. Несколько примеров: готовка, работа над отношениями с вашим партнером и друзьями, раннее пробуждение.

 94. Сделайте ваши вредные привычки более дорогими, договорившись с кем-нибудь о штрафах за привычки, которые вредны для вас обоих. Это позволяет вам фокусироваться на стоимости вредных привычек вместо их пользы.

95. Награждайте себя. Внедрение нового поведения и привычек – это сложно, однако было доказано, что если награждать себя за следование новым привычкам, это помогает укрепить их.

96. Предвидьте препятствия для новых привычек. Когда вы внедряете новые привычки в вашу жизнь, убедитесь, что вы внимательно подумали о том, какие препятствия или обязательства могут встать на вашем пути.

97. Сделайте время доступа к раздражителям более 20 секунд. В этом случае, вам требуется большее усилие, чтобы добраться до раздражителя, и это желание проще побороть.

98. Практикуйте активное слушание. Полностью концентрируясь на том, что кто-то говорит вам, вы создаете более прочные отношения, лучше оцениваете людей, избегаете недопонимания и ведете более осмысленные беседы.

99. Рассматривайте свою жизнь как набор «зон». Каждый день вы инвестируете ваши время, энергию и внимание в 7 зон: разум, тело, эмоции, карьера, финансы, отношения и удовольствие. Рассматривайте эти зоны как ваше портфолио, чтобы убедиться, что вы не переинвестируете в одни зоны и недоинвестируете в другие.

100. Всегда работайте с какой-то целью в голове. Цель, стоящая за вашими действиями – это древко за наконечником стрелы. Когда вы постоянно задаетесь вопросом, зачем вы делаете то, что вы делаете, вы можете убедиться, что ваши действия направлены к значимой для вас цели.

Книги, которые рекомендует автор:


1. Чарльз Дахигг «Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе»

2. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

3. Михай Чиксентмихайи «Поток. Психология оптимального переживания»

DIY система тайм-менеджмента для фрилансера на основе KPI / Habr

То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер

Любому нормальному программисту по причине здоровой лени наверняка хочется работать меньше и при этом получать лучшие результаты. Поэтому неудивительно, что посты с фишками на тему тайм-менеджмента и самомотивации стабильно выходят на Хабре в топ. Беда в том, что даже следуя всем этим советам сразу вы не поймете — а как поменялась эффективность и что именно на нее повлияло? Ведь чтобы отследить изменение эффективности, ее для начала нужно хотя бы измерить!

Под катом — история и итоги моего 4-месячного эксперимента по выстраиванию собственной системы продуктивной работы на основе ключевых показателей эффективности (Key Performace Indicatiors, KPI). Если коротко — такой подход может превратить интенсивную работу в подобие веселой RPG, где призом за достижение определенных показателей и «прокачку» персонажа будут реальные деньги одновременно с растущим качеством жизни.

Кстати, все что потребуется для применения этой «хитрой» системы — мобильный телефон и Excel.

Поехали!

Для начала хочу процитировать хорошую статью российского гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, который считает, что контроль за временем совершенно необходим.

Масштабы потерь времени при отсутствии контроля

Вы, уважаемый читатель, являетесь владельцем небольшого капитала — капитала личного времени. К сожалению или к счастью, тут нет миллионеров. Если оптимистично предположить, что вам осталось еще 50 лет активной жизни, то вы владеете капиталом в 440 тыс. часов. За вычетом времени на сон — 290 тыс. часов. При этом, в отличие от денежного капитала, капитал времени невозобновляем. Вы не можете заработать больше времени — вы можете только более или менее эффективно распоряжаться уже имеющимся.

Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12 % вашего капитала. Утекает бесполезно и безвозвратно.

Мало того, что вас грабят, грабят среди бела дня, грабят нагло и беззастенчиво. Насколько эффективно вы распоряжаетесь тем немногим, что остается? Когда вы принимаете управленческие решения типа «выделить столько-то времени на такой-то проект», на какую информацию вы опираетесь? Дает ли вам ваша личная бухгалтерия достоверные данные — сколько времени на что вы тратили, и какую отдачу в итоге получили?

Конечно, можно управлять и без достоверной информации. Вы едете на автомобиле, стекла заляпаны краской, зеркала заднего вида отсутствуют как класс. На основании голой интуиции вы крутите руль, но колеса поворачиваются не сразу, и не всегда в ту же самую сторону. Печально, но факт — именно так большинство профессиональных управленцев управляет своим самым дорогим, чрезвычайно ограниченным и абсолютно невозобновимым капиталом — своим временем.


Вот примерно с таким настроем я и занялся тайм-менеджментом. Поскольку заниматься подобными вещами без конкретных целей бесполезно, для начала коротко обрисую исходные предпосылки на момент старта эксперимента. Я занимаюсь фрилансом, сам формирую свой рабочий график и мне нужно очень грамотно им управлять. Стандартные календари, списки дел и т.п. — это все прекрасно, без них никуда. Но они не решают проблему сбалансированного распределения времени. Регулярно я натыкался на одни и те же грабли. Либо я «не догружал» свой график проектами при наличии избытка свободного времени и сил и соответственно зарабатывал меньше, чем мог бы. Либо наоборот, набравшись сил я брал на себя излишне большую нагрузку и потом от этого страдало качество жизни (ну, вы сами знаете как это бывает — со сном, с продуктивностью, с отношениями). К тому же я иррационал, не могу работать каждый день как заведенный по фиксированному жесткому графику, и это тоже не упрощает планирование. Поэтому задачи ставились такие:

1) Понять, в каком режиме и сколько времени я могу работать со стабильной продуктивностью изо дня в день. Для этого необходимо замерить фактическое время, которое я уделяю тому или иному виду деятельности.

2) Узнав свои максимальные и оптимальные показатели, строить планы по собственной загрузке (на месяц/неделю) исходя из оптимальных цифр.

3) Получить не интуитивные, а четко измеримые и наглядно отображаемые показатели продуктивности своей работы.

На удивление, реализация всего лишь первого пункта уже оказалась мега-значимой! Таким образом я на себе проверил известный эффект, который давно знают спортсмены и тренеры. Если начать вести журнал и записывать туда результаты тренировок, то они будут расти быстрее, чем без журнала. Осознанность — могучая сила. Значит, для замера фактически затраченного времени мне было нужно найти какой-то удобный таймер. Точнее, умный трекер активности. Который всегда будет под рукой (в виде приложения в телефоне) и данные из которого я потом свободно смогу выгрузить например в Excel для собственных расчетов.

Подобных программ я пересмотрел почти два десятка, пока не нашел ту, в которую практически влюбился. Пока я рассматривал все предущие варианты, уж было подумал, что придется делать свою программу. К счастью, не пришлось — нашел такую, которая отвечала моим идеальным представлениям! И написана она нашим соотечественником, Сергеем Заплитным.

aTimeLogger работает на iOS/Android, позволяет ставить цели и следить за их достижением, выводит разные красивые графики, синхронизирует данные через облако, делает выгрузки в CSV/HTML и позволяет работать с данными через REST API. Просто сказка! 🙂 И еще в процессе подготовки этой статьи Сергей откликнулся на мой запрос о доработке REST API и внес туда ряд улучшений, за что я ему очень признателен.

Первый месяц я просто привыкал к использованию программы, настраивал ее под себя и собирал начальные данные в режиме «как есть». Очень удобно, и вообще не напрягает. Тыкнул в нужную иконку и занимайся любым делом. А если отметить текущую активность забыл — программа сама регулярно может напоминать об этом через заданные промежутки времени. Естественно, ночью никаких напоминаний нет, это тоже гибко настраивается. В Android версии также есть автоматизация при помощи интеграции с Tasker. И это реально важно, потому что поначалу очень легко забыть про контроль времени и надолго залипнуть в какой-то ерундовой деятельности.

В итоге через 3 недели ее расслабленного использования сделал несколько выводов:

1) Я знал, что с режимом сна и недосыпом у меня были проблемы. Но не представлял, что ТАКИЕ. Неудивительно, что при росте нагрузки по работе организм с определенного момента просто начинал жестко тупить и потом просто «выключался». Поэтому я быстренько завел себе ежедневные, недельные и месячные цели по сну в режиме «обязательно достичь этих показателей за период». И при планировании смотрел, насколько я от них отстаю или наоборот, насколько их обгоняю. По итогам всего эксперимента могу сказать, что это оказался самый главный показатель 🙂

Отображение прогресса в достижении целей может выглядеть вот так (пример с официального сайта):

А вот так выглядит отчет по достижению цели по сну за одну из недель:

2) Обратная сторона медали: когда мне казалось, что я работал мало, я работал много. А когда мне казалось, что я работаю нормально — я работал ОЧЕНЬ МНОГО. Увидев цифры, я начал ставить себе цели по проектам другого типа: НЕ превышать запланированный лимит ежемесячной работы. Таким образом и не придется красть время у сна, и научиться точнее оценивать трудоемкость и выгодность различных проектов (в пересчете на час рабочего времени). И то и то безусловно полезно.

3) Так же с удивлением обнаружилось, что у меня все-таки есть солидный запас свободного времени, который я по-прежнему могу тратить или на что-то полезное, или на ерунду. Что здорово, незаписанное время наглядно показывается в программе. Тогда я решил не обманывать себя и по возможности честно записывать время, потраченное на развлечения. В итоге выяснилась очередная неожиданная и забавная вещь. Как я ни организовывал работу, а организм прямо-таки требует определенное количество часов на всякие хобби-развлечения также, как и на сон. Там минутка, тут две, где-то еще десять… В общем, организм свое возьмет и я решил что бороться с этим бесполезно и даже вредно. Ну в самом деле — лучше работать чтобы жить, а не наоборот. Поэтому я стал заранее планировать время на отдых. И отдыхать начал лучше, с чистой совестью. И от работы отвлекаться стал меньше, и начинать ее стало проще.

Вот так может выглядеть отчет, который показывает незаписанное время:

4) Время на различного рода переговоры было также сильно недооценено. Ох, напрасно я не считал эти часы за чистое рабочее время. Все-таки нужно их учитывать при планировании и составлении сметы, либо ощутимо сокращать.

В итоге, я пришел к тому, что расчертил небольшую табличку в Excel и стал планировать загрузку своей недели исходя из общего количества часов, которые я могу потратить на тот или иной вид деятельности или проект. Естественно, сделал 2 таблички: для отдыха и для работы. Ну и оставшееся время можно заполнить чем угодно на свой вкус, люблю я свободу выбора 🙂 Выглядит это примерно так.

Теперь у меня получается легче балансировать график работы на уровне дней недели и недели, а не на уровне отдельных задач. В конце концов, не сильно важно, сколько минут я потрачу на каждую из десятка задач по проекту, если он будет сделан как надо и в срок. Общие показатели важнее. Естественно, можно нарисовать графики соотношения работы и отдыха, да и вообще чего душа изволит. Excel — тоже очень могучая программа 🙂

Например, можно контролировать график сна:

Или баланс работы, отдыха и свободного времени:

Ну и вишенка на тортике — возможно загрузить в Excel данные прямо с серверов aTimeLogger для анализа, через REST API и надстройку для Excel Power Query (к сожалению, только под Windows). Таким образом можно сделать себе «приборную доску» (dasboard) и вывести на нее расчет по всем показателям эффективности. У меня они отражают в основном соотношение между запланированными показателями и реально достигнутыми. И для меня это один из самых увлекательных моментов. Т.к. настроить себя на работу с подходом «а вот я сейчас так поработаю, что достигну вот этого показателя влет и обгоню свой график» у меня получается намного легче, чем рассуждая «ну, что-то я слабо поработал, много отдыхал, надо бы еще поработать». Плюс, что очень важно — наглядное отображение прогресса опять-таки у меня сильно влияет на мотивацию. В общем, как в луших MMORP: наглядные прогресс бары и детальная статистика прокачки персонажа рулят.

Для любителей веб-программирования уже готово базовое описание REST API. Кстати, для просмотра разнообразных графиков без какого-либо программирования готовится к выпуску новая версия aTimeLogger с веб-приложением timetrack.io.

Вместо заключения (поскольку все только начинается): изучать себя таким образом оказалось весьма интересно и продуктивно. К сожалению, интуиция в менеджменте нас часто подводит, как подводила меня не раз до внедрения данной системы. К счастью, IT и в этом вопросе предлагает интересные возможности по улучшению. Надеюсь, что эта статья поможет кому-то сделать свою собственную интересную систему управления временем и насладиться ее плодами. В конце концов, не так уж это и сложно. Всем желаю в этом удачи и успехов! И помните:

То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер

Пятнадцать минут или ещё одна система тайм-менеджмента / Habr

Раз десять за свою жизнь я пытался начать пользоваться ежедневником, как в бумажном, так и в электронном виде. Не получалось. Я долго переживал по этому поводу, корил себя за лень и неорганизованность, а потом понял, что система планирования дел посредством ежедневника (а также планинга, органайзера, электронного напоминальника) просто не отвечает моему характеру и стилю работы. Допустим, запланировал я дело, а оно заняло столько, что на остальные дела времени не хватило. Это расстраивало, если не сказать больше — раздражало.

Можно для каждого дела определять количество времени, которое необходимо на него потратить. Но и тут появляется ряд сложностей. Во-первых, надо точно знать сколько времени займёт дело. Во-вторых, надо засекать момент, когда ты начал делать дело, и помнить про момент, когда ты его закончишь, иначе можно выйти из графика. В-третьих, все неожиданные, случайно появившиеся дела обрушивают график дел запланированных. В-четвёртых, планируя дела наполеоновского масштаба, надо закладывать какое-то время на всякое ежедневное барахло, от которого никуда не деться. А сколько его закладывать? Становится ясно, что перфекционисту, который хочет в точности соблюдать график запланированных дел, необходимо сначала исследовать и обмерить свою обыденную деятельность.

Постепенно я пришёл к такой системе, которая выполняет сразу несколько функций:
1. Помогает планировать дела
2. Помогает учитывать потраченное время
3. Помогает анализировать и повышать эффективность работы.

Система «Пятнадцать минут».

Шаг 1. Всё в график

Относимся к любой своей деятельности или бездеятельности, как к пункту в графике запланированных работ. Подчёркиваю: к любой. Иначе вся система рушится.
Шаг 2. Пятнадцать минут

Разбиваем 24 часа на пятнадцатиминутки. Можно взять меньший отрезок времени, но тогда надо будет прикладывать больше усилий на учёт и планирование. Можно взять больший отрезок времени, но тогда уменьшится точность планирования, и придётся часто округлять и заниматься приписками.
Шаг 3. Сон и питание

Едим слона по частям. Начинаем с филейной части. Сколько надо времени на здоровый сон и полноценное питание? Заводим две графы в списке дел, проставляем напротив каждой время кратное пятнадцати минутам. Это те пункты, которые будут подвержены наименьшим изменениям, но надо учитывать, что они тоже не константы.

Вычитаем из 24 часов время выделенное для еды и сна. Оставшимся массивом времени можно оперировать, планируя остальные дела.

Шаг 4. Составляем список ежедневных дел

Закладываем на каждое дело необходимое количество времени, кратного пятнадцати минутам. Тут могут быть семейные и домашние дела, спортивная тренировка, утренний и вечерний туалет, работа с почтой, занятия по английскому, поливка фикуса, прополка грядок, вылавливание блох у любимого кота. Время, выделенное на эти дела, будет изредка подвергаться незначительным корректировкам.
Привет львёнку и черепахе

В этом месте часть читателей должна фыркнуть: «Семью в график!? Любить кота по расписанию!?». Дорогие мои, я вообще не понимаю, как вы до этого места дочитали. Любая система претит людям с определённым складом ума и характера. Кто-то живёт по велению души и сердца, а кто-то планирует свою жизнь и упивается тем, что он все контролирует (как ему кажется, по крайней мере). Оба способа имеют право на существование. Лишь бы человек был при этом счастлив. Система пятнадцати минут — жесть неимоверная даже для зануд, которых расстраивает, когда к вечеру не сделано что-то, что было запланировано утром, когда что-то вообще остаётся долго не сделанным, будь то не забитый в стенку гвоздь или непрочитанная книга. Для них это шанс почувствовать себя счастливым и успешным (=успевающим), и компромиссов тут быть не может. Да, да — семью в график. Иначе семья в полной мере ощутит, что такое неудовлётворённый жизнью перфекционист.
Шаг 5. Забиваем в график все долгосрочные и среднесрочные проекты

На основании личного опыта выделяем на каждый проект определённое количество времени, и равномерно распределяем ежедневную загрузку. Этот раздел необходимо анализировать каждое утро (или каждый вечер, кому как удобно), и в зависимости от состояния проектов перекидывать время между ними. Если какой-то проект не укладывается в график, значит надо ужиматься в каком-то другом или залезать в неприкосновенный раздел ежедневных дел: например, обделить вниманием кота. В этом месте становится понятно, что от способности человека планировать дела и трезво оценивать свои силы зависит его семейное счастье.
Шаг 6. Краткосрочные заботы и внеплановые потребности

Надо съездить в страховую и по дороге помыть машину, надо отвезти ребёнка на прививку, надо встретиться и обсудить интересный проект с потенциальным партнёром, надо закупиться кошачьим кормом… Да мало ли всякой бодяги приходится делать человеку без прислуги и подчинённых. Причем бывает, что возникают такие дела совершенно внезапно. В графике должно быть заложено время, которое сможет покрыть большую часть краткосрочных внеплановых забот.

Бывают дела и на полдня, и на день. Бывает нужно просто расслабиться. Можно просто заложить один-два дня в неделю (и не обязательно на выходные), когда можно пожить без графика, или по сильно облегчённому графику.

Шаг 7. Фиксация

Запланировать дела — полдела. Надо контролировать их выполнение с точностью до… пятнадцати минут. Это значит — каждые пятнадцать минут фиксировать, на что они были потрачены. Тут же в режиме реального времени выстраивается мозаика: какие дела укладываются в график, а какие нет. Первый месяц-два (да и дальше) не стоит сильно расстраиваться из-за того, что график, который составлен в радостном порыве, не реально соблюсти. График должен утрястись, а человек — привыкнуть к новой жизни. Жизни, в которой известно, куда уходит время.
Как это выглядит?

У меня это табличка в мелкую клеточку, где одна клеточка равна… пятнадцати минутам. Планирование осуществляется путём перекраски клеточки. Всего на графике должно оказаться 96 закрашенных клеточек или меньше: когда дела занимают по несколько часов, как сон, например, то можно просто писать цифрами. Далее график распечатывается, и клеточки в течении дня постепенно заполняются галочками. В идеале галочки должны стоять только на окрашенных клеточках.

Шаг 8. Тайм-менеджмент

Всё, что зафиксировано в течении дня (недели, месяца, года), надо сохранять. Когда проект закончен, становится понятно, сколько на него было потрачено времени с точностью до… пятнадцати минут. Надо ли говорить о том, что эта система помогает организовать работу с максимальным КПД?
P.S.

Не забываем запланировать ежедневную работу с планом… Пятнадцати минут хватит.