Статья по тайм менеджменту – что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Методы и системы управления временем



Сейчас попробуем дать практические советы, инструменты и навыки, для того чтобы вы смогли улучшить управление вашим временем. Тайм-менеджмент начинается с решения измениться. Управление временем, основным должно быть то, как вы фокусируетесь на действии. Вы можете обучать других, а можете улучшить свое собственное управление временем посредством более эффективного планирования; приоритетов; делегировании; контроля среды; понимания самого себя, вы должны определить, что вы будете менять в ваших привычках, отношениях к тем или иным процессам.

Люди, которые говорят, что у них нет времени, они попросту не планируют, или не в состоянии защитить запланированное время. Если вы планируете, что делать и когда, а затем придерживаетесь этого, то у вас будет достаточно времени для выполнения всего намеченного.

Техники управления временем, инструменты и методы по управлению вашим временем.

Сейчас рассмотрим основное правило, которое поможет изменить управление вашим временем, оно вам поможет измениться больше, чем какое-то ни было другое. Если вы являетесь рабом системы вашей электронной почты, и особенно, если ваш компьютер настроен, чтобы уведомлять вас сразу после получения любой входящей электронной почты, то я настоятельно рекомендую вам сделать это простое изменение — это позволит значительно улучшить свой контроль над вашим временем. Выключите всплывающее окно или шум, который уведомляет вас, что у вас вам пришло сообщение. Для многих людей это является самым большим препятствием для успешного управления временем. Установите новую привычку проверять свою электронную почту в определенное время в тот же день, когда это имеет смысл для вас и бизнеса, чтобы сделать это — скажем, во-первых, когда вы садитесь за стол или начинаете работу, второй раз перед обедом. Вы должны решить, когда вы будете просматривать вашу электронную почту. Если ваша организация имеет политику, которая настаивает на том, чтоб вы постоянно прерывались для того, чтобы просмотреть входящие сообщения электронной почты, данная проблема является тормозом эффективности производительности труда на предприятиях в современном мире.

Будьте готовы внести радикальные изменения. Будьте изобретательны, чтобы найти и ввести различные способы ведения дел. Ваши собственные привычки будут кидать вам вызов, но именно это позволит вам диктовать самому себе, как грамотно распределять время, и уже никто не сможет вам диктовать, как правильно вы должны его использовать. Принцип Парето является простым способом для отправной точки оценки, куда вам в данный момент необходимо направить свое время, и для определения того, где ваше время может быть лучше использовано.

Вам необходимо думать о том, как вы в настоящее время проводите свое время. Если вы не знаете, то вам необходимо вести журнал времени в течение дня или двух. Запишите все, что вы делаете в течение этого времени, а потом посмотрите и проанализируйте, куда именно вы попусту потратили драгоценные минуты. Вы будете поражены тем, сколько времени вы были бы в рабочем состоянии, сколько дел вы смогли бы совершить, если бы не тратили это время на постоянные перерывы и на пустые разговоры.

Просмотрите свои действия с точки зрения ваших краткосрочных и долгосрочных целей, и соответствующим образом расставьте приоритеты вашей деятельности. В частности, планируйте время на подготовку и творческое мышление в своем дневнике, потому что вы нуждаетесь в этом. Если вы не планируете, вы никогда не будете делать это.

Используйте дневник, и планировщик для определения, когда и что вам необходимо делать, периодически просматривайте его, и попытайтесь придерживаться его.

Если вы подвержены различным требованиям и просьбам от других в вашей организации, и должны перестраивать свои ожидания относительно вашей доступности и их претензиям на ваше время, вы должны создать еженедельный график, показывающий ваши запланированные мероприятия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий вам объяснить и обосновать другим, почему вы должны уделять первостепенное внимание себе.

Управление временем, пример расписания задач и деятельности.

Используйте простой еженедельный планировщик для управления и защиты ваших запланированных мероприятий. Вы будете управлять своим временем, управляя деятельностью — это означает, что вы защищаете временных интервалов, которые вы планируете для ваших задач. Тайм-менеджмент в основном зависит от деятельности по планированию на временных интервалы, а затем защита вашей деятельности, будь то от других людей или своих собственных отвлекающих факторов.

Другие советы по управлению временем.

Когда вы сталкиваетесь с множеством задач, которые стоят перед вами, то вам необходимо составить список того, что вам нужно сделать, более того, вам необходимы временные конкретный срок к которому вы должны сделать все намеченное. После этого вы должны выполнять все задачи определенно по пунктам только один раз. Не при каких обстоятельствах начинать работу несколько раз.

Будьте абсолютно уверены в том, что вы отвели достаточно времени для выполнения той иной. Когда вы наглядно увидите, сколько и на что вы его тратите, вы заметите сколько драгоценного времени тратится впустую. Возьмите это под контроль. Если у вас есть еженедельный график вашей деятельности вы будете иметь возможность контролировать время, отведенное для ваших задач.

Вам необходимо обустроить вашу среду, макеты, ИТ-оборудования и т. д., и для повышения эффективности вашей деятельности. Держите ваше рабочее место в порядке, а именно: документы, храните их в папках, не устраивайте хаос.

Научитесь говорить «нет», вежливо и конструктивно. Будьте осторожны в принятии важных решений. Если вам трудно сказать «Нет», вы можете объяснить это с помощью бизнес-причины, чтобы оправдать свою позицию, например: «Я понимаю, что это актуально для вас, но у меня есть другие приоритеты, мне нужно думать прежде всего о процветании моего бизнеса — я предпочел бы согласовать реалистичный срок с вами, чем тот, за который мне будет сложно нести ответственность». И показать людям свой график, который обосновывает и доказывает, как именно вы расставили приоритеты.

Время подготовки кадров по управлению.

Особенно хорошие меры по совершенствованию управления временем может быть достигнуто с небольшими группами — содержащих коллег из одной рабочей группы. Малые размеры групп и коротких сессий, до двух часов каждый, позволяют достигнуть хорошего эффекта именно практической направленности, которая ориентирована на конкретные результаты. За две недели сеансы позволяют последующей определить последующих действий и выявить какие-то изменения.

Это займет некоторое время, для того чтобы изменить управление временем — на постоянной последующей деятельности это будет критически. Делегаты помогают групповой дискуссии по вопросам управления временем, причины и личные трудности в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру определить практические улучшения.

Тренинг по управлению временем работает, когда люди могут исследовать и разрабатывать решения для своих практических вопросов — выявлять проблемы, разрабатывать различные решения, соглашаются на перемены, а также организовывают поддержку (внутри команды, а также и от менеджеров).

Еженедельный график вашей деятельности — образец инструмента управления временем.

Вам необходимо правильно распределять ваше время, в этом хорошим помощником выступает еженедельный график, который помогает планировать время, для того чтобы постоянно уметь контролировать ситуацию, а главное для того, чтобы все запланированные дела были завершены в срок.

Вы будете знать, сколько времени те потратить для непредвиденных ситуаций, поэтому планируйте временные интервалы, чтобы приспособить их. Планирование временных интервалов, для того чтобы проверить электронную почту и почту, но не затягивайте с этим делом надолго. План и график — необходимые вещи в планировании, именно благодаря им вы сможете убить двух зайцев. Подумайте о том, как лучше всего использовать обеденное время — и ни в коем случае вы не должны продолжать работать, возьмите перерыв, а потом поработайте как следует. После того как вы создали свой первый еженедельный график активности, вам будет легко в дальнейшем, поскольку многие пункты будут повторяться. Вы также заметите, что ежемесячны тоже. Чем выше ваша роль, тем больше вам необходимо нужно планировать.

Литература:

  1. Максимальная концентрация. Люси Джо Палладино.
  2. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. Нейл Фьоре.
  3. Результативный тайм-менеджмент. Б.Трейси.
  4. Тайм-драйв. Как успеть жить и работать. Г.Архангельский.
  5. Жесткий тайм-менеджмент: возьми свою жизнь под контроль. Д.Кеннеди.

Основные термины (генерируются автоматически): ваше время, время, управление временем, ваша деятельность, еженедельный график, ваша организация, интервал, управление.

Статьи по тайм-менеджменту


«У меня нет на это времени» – вот наиболее частое оправдание, которым пользуются люди. Они заявляют, что с удовольствием создали бы новую компанию, изучили новый инструмент, продали изобретение, написали книгу или сделали еще что?нибудь, но для этого…

Ежедневно мы тратим в среднем 20 минут, чтобы добраться на работу, 60 минут на обеденный перерыв, 45 минут на то, чтобы приготовить ужин и т.д. Стирка, мытье посуды, выбрасывание мусора, ожидание загрузки компьютера – все эти мелкие дела занимают…

Опаснейшая болезнь, которая рано или поздно похоронит ваши мечты вместе с вами….

За 20 минут можно вытерпеть любое действие, которые вы совсем не хотите делать. Это хороший способ начать что-то делать, бороться с ленью и повысить свою мотивацию. Правило 20 минут: Кто занимается спортом 20 минут в день, тому не стоит беспоко…

Как вы проводите утро? Ответ на этот вопрос и подход к тайм-менеджменту многое говорит о вас и о ваших шансах на успех. Журнал FastCompany спросил успешных людей «Как вы начинаете свой рабочий день?». Вот дела, которые значатся (или, наоборот, не зна…

1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). 5. Плохое пла…

Важнейшее условие рационального использования времени — расстановка приоритетов, или глобальных целей. Ведь это именно то, на что вы хотели бы эффективно потратить время. Поэтому вначале составьте план важнейших дел: на год, месяц, неделю и, наконец,…

Успешный человек – от слова «успевать». Говорят также, что успевает все тот, кто никуда не спешит. Ниже приведены 10 правил тайм-менеджмента или искусства успевать все: 1. Планируйте свое время. Основная потеря времени идет от отсутствия планов…

Когда ты впервые наткнешься на эту статью, то первой мыслью, которая скорее всего возникнет в голове будет что-то вроде такой: «А почитаю-ка я ее попозже». Но так делать не надо. Перебори все свои желания отвлечься и прочти ее сразу. Эта статья з…

«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» — каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год…

Вы слишком заняты несущественным: деньги, политика, респектабельность. Вы стали слишком внимательны к тому, что о вас думают другие , к тому, что они скажут про вас. Вы так боитесь этих мнений, вы начинаете жить согласно этим мнениям. Вы всегда следу…

Тайм-менеджмент — это действительно просто / Habr

Сначала они не замечают тебя, потом смеются над тобой, потом борются с тобой. А потом ты побеждаешь.
Махатма Ганди

Эффективность направлена на максимальное приближение к цели, рациональность — на максимально экономное выполнение процесса.
Тим Феррис

Был очень рад прочитать сегодня статью «Тайм-менеджмент: эволюция». Человек рассказал, что и как получилось. Хочу рассказать немного о том, почему, на мой взгляд, так произошло.

Я являюсь автором вебинара по управлению временем и ряда других популярных статей, в частности, про модели реальности.

Сейчас, спустя год, могу сказать, что тайм-менеджмент — это очень просто. После того, как все принципы перешли на уровень подсознания.

Если сказать коротко, то смысл тайм-менеджмента в повышении своей эффективности. Это как сверхзадача у актера по Станиславскому — то есть за всей игрой на сцене стоит некий смысл, выражающийся одним предложением. Практически как мораль в басне.

Итак, я считаю, нужно уметь делать следующее:

  • Не делать ненужные вещи (принцип Парето), на каждую задачу смотреть под углом, как ее не делать, как отложить ее решение, или как передать другому;
  • Выделять нужные вещи. На практике часто нельзя поставить приоритеты 1,2,3 — поэтому нужно составить список нужных вещей, затем отфильтровать с точки зрения отказа от каждой задачи;
  • Делать до конца одну-две нужные (читай, важные) вещи в день, и делать эффективно. Значит, научиться оценивать свою эффективность и постоянно ее повышать, доводя каждую задачу до логического конца.


Вот и все. Больше ничего знать про тайм-менеджмент не надо, нужно брать все инструменты и пробовать их на себя (все эти матрицы Эйзенхауэра, блокнот). И в практике, за счет очень мелких итераций и проб, отсекаются ненужные и остаются только работающие лично для вас вещи.

В каком-то смысле, эволюция — очень точная аналогия. Тот, кто изучал ТАУ (САУ, ТАРиУ и т.д.), знает о системах с отрицательной обратной связью (где на вход подается сигнал с выхода с отрицательным знаком, такие системы — основа робототехники). Вы — как такая система, на входе у вас задача «эффективно делать важные для меня задачи», на выходе — текущая ситуация. Сигнал поступает с итерацией длительностью в один день, и каждый день у вас имеется разница между заданным сигналом, и реальностью — как правило, со знаком минус (интересно, что «отрицательная обратная связь» в жизни имеет двоякое значение в данной трактовке — и буквальное, и переносное, говорящее о горьком опыте, которые учит). Правда, если копнуть поглубже, можно найти сведения, что в биологии на разных уровнях работают разные обратные связи вообще — как отрицательные, так и положительные.

Таким образом, рано или поздно, но вы обретете навык управлять своим временем. Как кататься на велосипеде — однажды почувствовав, что ваше время уходит не на то, что нужно, вы уже никогда не забудете этого ощущения.

И после этого откроется картина, как много можно еще освоить. Так, для достижения целей дальше одной недели вам потребуется связать финансы и цели. Придется овладеть таким инструментом, как бюджет и управленческий учет.

Для достижения крупных целей понадобиться навык разбиения целей на мелкие, причем процесс разбиения иногда будет очень длительным. Тут нужно уметь «сверхзадачу» так разбить на мелкие задачи, чтобы построить своеобразный мост от вашей текущей ситуации до далекой цели. Условно говоря, нужно придумать такое действие, сделав которое прямо сейчас и делая каждый день, вы приближаетесь к цели (и лучше понимаете, нужна вам эта цель, или нет — принцип отказа сработает и тут).

Для управления форс-мажорами вам потребуется управление рисками. Точно так же, пройдете всякие схемы, вроде SWOT анализа и так далее, потом разовьется чутье, интуиция — это правое полушарие, наше гениальное подсознание, будет вашим рулевым.

Затем поймете, что все принципы во многих отраслях одинаковы — и будете наслаждаться, применяя находимые паттерны из одних областей в других. Кажется, Стив Павлина называл это эвристикой. Мне вот очень нравится идея итераций везде, и систем с ООС.

Придете к тому, что нужно развивать свой мозг, это наш центр. Будете тренировать и логику на математических задачах, и воображение, рисуя образы, картинки на бумаге, мечтать и фантазировать станете.

Выработаете навык прислушиваться к себе. Так как будете знать, что за всеми действиями стоит мотивация, и лучшим фильтром для действий будет внутреннее желание, вдохновение, воодушевление, которое появляется при правильных для вас действиях, и которое способно творить чудеса

И поймете, что человек, то есть вы — это действительно выдающееся существо, у которого огромное количество талантов и путей их развития.

Я руковожу отделом автоматизации крупной компании, в подчинении 10 человек. Успеваю еще заниматься академическим вокалом (например, вот ‘O Sole Mio), кодить проекты в кайф (скоро поделюсь на Хабре парочкой), писать статьи и рассказы, читать много литературы и изучать иностранные языки. Несколько лет назад одновременно учился в Бауманке, играл в молодежном театре (пару раз в неделю репетиции и раз в неделю — выступление), работал в компании и еще делал свои проекты. Но теперь предпочитаю реализовывать закон перехода количества в качество.

основы управления временем – ДеньгоДел.com

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

Тайм менеджмент: основы управления временем

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

  • Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
  • Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
  • Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм менеджмент: основы управления временем

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

Концепция и законы тайм-менеджмента — Психология эффективной жизни

Тайм-менеджмент — одна из наиболее популярных тем в бизнес-обучении. На российском рынке она уже не нова, тем не менее, тренинги по управлению временем стабильно и активно покупают. И в открытом формате, и в корпоративном. Эта компетенция важна как для руководителей, так и для исполнителей, как для наемных работников, так и для собственников. И, тем не менее, дисциплина времени постоянно в дефиците. У нас, в России, это очень остро чувствуется: менеджеры часто ошибаются в планировании, поставщики срывают сроки, сотрудники сервиса нарушают договорные обязательства. Люди продолжают опаздывать, несвоевременно давать обратную связь, упускать важное в результате недочетов, связанных с временем. В чем корень проблем?

Во-первых, принципиальный момент: временем управлять нельзя — оно объективно и не зависит от нашей воли. В году 365 дней, в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте 60 секунд. К тому же, время необратимо. Поэтому можно лишь управлять собой во времени и своим отношением к нему. Точнее, к своим делам и их планированию. Но и этого на практике оказывается вполне достаточно, ведь не зря же о мастерах тайм-менеджмента говорят: «У них в одних сутках 48 часов».

Во-вторых, любое планирование, прежде, чем «завязаться» на времени, должно исходить из правильно расставленных приоритетов. А для этого, как минимум, нужно уметь отличать цель от видения, цели от задач, а в задачах выстраивать логическую последовательность. И, разумеется, корректно ставить цели. Хотя бы, по такому классическому алгоритму, как SMART.

В-третьих, тайм-менеджмент предполагает и «отрицательные» методы. Например, важно не только запланировать и учесть то, что нужно сделать. Важно понимать и то, чего делать совершенно не нужно. Что избыточно, излишне, безрезультатно, малоэффективно, нерентабельно в плане вложений такого ценнейшего — невосполнимого! — ресурса, как время. Понимание, что нужно отсечь и вынести за скобки, дает концентрация — эффект такой компетенции, как осознанность.

Итак, тайм-менеджмент — это система контроля над расходованием времени, правильным его распределением на различные виды деятельности для повышения эффективности и продуктивности. Ниже мы порассуждаем о законах, принципах и инструментах тайм-менеджмента, а также о проблемах и ошибках в обращении с ресурсом времени. Эта статья не претендует на высокую авторскую оригинальность и новые открытия, здесь мы коротко, но системно лишь изложили то, что уже более или менее известно, и приправили комментариями на злобу дня.

1. Законы тайм-менеджмента: как это работает

Об управлении временем написано много статей со всевозможными советами и рекомендациями. Далее собраны самые действенные законы тайм-менеджмента, которые нужно обязательно брать во внимание при разработке своего плана действий.

Ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий

Когда у вас прилив сил, лучшее, что вы можете сделать — это заниматься большими делами, которые требуют творчества, энергии, креативности и полной самоотдачи. А когда вы уже подустали, самое время поперекладывать бумажки, поискать нужную информацию в сети и позаниматься прочими монотонными делами.

При получении первых результатов продуктивность снижается

Знакома ли вам такая ситуация — вы начинаете новый проект, и всё у вас получается так здорово, что вы решаете похвалить себя, сделать перерыв и выпить кофе. Вы расслабляетесь, потом снова возвращаетесь к работе и обнаруживаете, что ваша эффективность пошла на спад.

Похожий пример можно привести и в спорте. Допустим, ваша цель — 10 подтягиваний. Вы подтягиваетесь 7 раз и решаете сделать маленький перерыв, перевести дух, при этом всё ещё вися на турнике. Вы даёте себе немного повисеть, и в итоге всё заканчивается тем, что вы не можете добить эти три подтягивания. Мораль в обоих случаях одна — начал забег, беги и не останавливайся, иначе можешь сбить дыхание.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро

Время тянется как жвачка, если вам скучно. Но скучно не бывает, если вы заняты тем, что вам по душе, поэтому в таком случае время проходит незаметно. И это прекрасно, когда вы действительно любите вашу работу. Однако, есть тут и некая опасность. Не замечая ход времени, можно часто зарабатываться, и тогда его уже не будет хватать на другие важные вещи — на семью, друзей, здоровье и отдых. Важно об этом помнить: жизнь состоит не только из работы, карьеры и добывания денег.

Вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него

Если вы не поставили себе чёткий дедлайн, то можно и небольшую статью писать целый день, то и дело прерываясь на что-то стороннее. Однако, как только вы станете измерять задачи не днями, а часами, то заметите, как улучшилась ваша продуктивность.

20% усилий приносят 80% результата

В конце XIX века итальянский инженер, экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, который гласил, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20% результата». Верно? Не совсем. На самом деле, идею принципа в 1951 году предложил видный теоретик менеджмента Джозеф Джуран.

Резюмировать историю принципа Парето можно следующим образом.

Концепция «значительности немногого и незначительности многого» существовала всегда. Парето исследовал её проявление на примере распределения благосостояния населения. Его вклад был в том, что он обнаружил логарифмическую зависимость распределения дохода, соответствующую теории значительности немногого и незначительности многого. А Джуран был первым, кто понял, что этот принцип (который ещё не был принципом, а только наблюдением) универсален и может применяться в отношении большинства видов деятельности. Именно он создал этот принцип и выразил его суть как «значительность немногого и незначительность многого». Иначе говоря, закон гласит о том, что в ситуации, где результат складывается из различных факторов, их вклад часто бывает разным.

Закон или принцип Парето известен, наверное, всем, кто интересуется управлением временем. Однако не все его верно понимают. Если объяснять кратко, то принцип можно перефразировать так — только часть наших действий по-настоящему эффективна, поэтому акцентировать внимание нужно стараться только на этих «20%» наших результативных действий.

В наше время закон Парето всё ещё релевантен и активно используется в различных сферах жизни, хотя он и был подвергнут критике. И на наш взгляд, чтобы лучше понимать этот принцип и эффективнее его использовать, нужно иметь о нём полное представление.

В отношении закона Парето есть две основные претензии, и обе они касаются его математической части. Если вкратце, она неверна. Более того, следствие закона вообще может не сбываться в каждом случае. Таким образом можно заключить, что принцип Парето нельзя рассматривать как непреложный и точный закон. Однако, применение его как общего правила, требующего замечать неравномерность вклада различных факторов в результат и необходимость уделять разное внимание этим факторам, исходя из их значимости, полезно.

Принцип Парето является хоть и не точным законом, но, безусловно, полезным инструментом в самых разных сферах трудовой деятельности. Благодаря ему, человек может находить причины появления проблем, устранять самые важные из их, а также концентрировать свои усилия на тех областях, которые могут иметь наибольший эффект. Таким образом, принцип Парето служит одним из лучших инструментов повышения эффективности и качества.

А теперь небольшой кейс из практики консультанта.

Отдел продаж крупной IT-компании не радовал своими показателями топ-менеджмент. Помимо изготовления и реализации серверов, сетевого оборудования и компьютеров, компания создавала программный софт, чаще всего, под конкретный запрос клиента. Поэтому помимо относительно простых продаж продуктов типовой конфигурации, отдел должен был заниматься сложными «длинными» продажами индивидуальных решений. На это у сотрудников уходило много времени. Они жаловались, что его категорически не хватает для выполнения плана продаж на сто процентов. Для решения этой проблемы был приглашен консультант.

Все вышеописанные базовые законы тайм-менеджмент он применил в данной ситуации как инструменты. А именно, сделано было следующее.

Закон ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий в прикладном аспекте сработал следующим образом. Каждый рабочий день отдела продаж начинался с небольшого брифинга-планерки. РОП собирал своих сотрудников в количестве двенадцати человек и забрифовывал их каждого по отдельности и всех вместе, определяя и корректируя индивидуальные планы относительно общего плана отдела. Выясняя проблемы, руководитель отдела работал как фасилитатор, помогая сотрудникам решать их коллегиально. В начале это всех напрягало, но затем сотрудники увидели пользу синергетического эффекта групповой работы и больше почувствовали себя коллегами, нежели конкурентами. Главное, что в результате такого брифинга каждое утро для отдела разрабатывался конкретный порядок действий в соответствии с законом Парето.

20% усилий приносят 80% результата: в данном случае под 20% подразумевался наиболее продуктивный с точки зрения биоэнергетики человека временной отрезок — это первый 20% от 100% длительности всего рабочего дня. Каждое утро сразу же после ежедневного брифинга-планерки сотрудники отдела продаж выполняли самые крупные, сложные и щедрые в смысле финансового результата дела: звонки крупным клиентам, разработка крупных потенциальных клиентов, назначение и проведение серьезных встреч, неприятные, но необходимые дела. Иными словами, именно те, которые в совокупности дают 80% желаемого результата и выполнения плана в денежных показателях.

Закон вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него отлично работал в системе промежуточного контроля и условных процессных KPI, помогающих оцифровать рабочий день сотрудника отдела продаж посредством графика, который вскоре был заведен в систему CRM. Количество и результативность звонков, встреч, переговоров в переписке, расширение клиентской базы и т.д.

Чтобы при получении первых результатов, продуктивность не снижалась помогали индивидуальные планы сотрудника и, опять же, индивидуальная система контроля. Эти инструменты давали возможность переходить от одного вида работы к другому таким образом, чтобы соблюдать границы их тайминга — ограниченности во времени на решение своих задач.

Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро: теперь на практике это работало прекрасно! Внедрение индивидуальных планов с четким таймингом, системы промежуточного контроля и системы KPI вкупе с сокращением фиксированной части вознаграждения за труд сыграло роль «промывки» отдела продаж. Из него ушли все «процессники», привыкшие работать по принципу «день да ночь — сутки прочь». Остались одни результатники, которым удавалось дружить со своим временем.

Продолжение следует.

 

От редакции

Ни на что не хватает времени? Предприниматель и эксперт PennyStock Тимоти Сайкс предлагает четыре простых способа достичь большего за те же 24 часа в сутки: https://psy.systems/post/chetyre-sposoba-maksimalno-povysit-svou-effektivnost.

Как грамотно распределять часы и расставлять приоритеты, чтобы добиться профессионального успеха и быть счастливыми в личной жизни, знает журналист-фрилансер Лора Вандеркам. «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете» — сборник ее рекомендаций по эффективному расходованию времени: https://psy.systems/post/lora-vanderkam-kniga-o-poteryannom-vremeni.

Задачи поставлены, планы написаны, но вдруг наступает состояние «надо, но никак не могу начать». Как победить приступы внезапной лени, найти мотивацию для работы и выработать эффективное отношение к труду, рассказывает психолог и бизнес-консультант Ольга Юрковская: https://psy.systems/post/kak-zastavit-sebya-rabotat.

4 безумных и эффективных совета по тайм-менеджменту

Я убеждена, что работа из дома делает нас странными. Ну, или просто люди, предпочитающие работать из дома, странные. А может, и то, и другое. Сидение дома ежедневно весь день напролет вырабатывает у вас привычки, с которыми никогда не сталкиваются люди, которым приходится «ходить на работу». Когда вы сидите дома один, никто не говорит вам, что надо делать, а точнее — что ваш график и поведение становятся все страннее, а вы этого не осознаете. Некому сообщить вам, что обедать зеленым горошком, лежа в горячей ванной — довольно необычно.

На самом деле, я не пытаюсь оскорбить фрилансеров и удаленщиков. Я сама работаю на себя уже 3 года, и честно говоря, настолько прониклась своими ежедневными процедурами, что когда однажды с воодушевлением стала описывать одному из клиентов свой рабочий график, обнаружила, что большинство людей так не поступает. Фриланс заставляет бросать вызов самому себе и всерьез заняться управлением своим временем. Другими словами, фрилансеру просто необходимо выяснить, как расставить приоритет своих задач, чтобы не вышло так, что рабочая неделя потрачена на просмотр сериалов, а вечером в субботу приходится вкалывать за двоих, т.к. дедлайн подобрался вплотную. Работа из дома обычно подразумевает, что вы можете работать в любое удобное для вас время, не ходить на совещания, и никто вас не проверит, а значит надо учиться оптимизировать работу. А это (сюрприз!) чертовски трудно.

Ниже я поделюсь четырьмя странными советами, как работать максимально эффективно, которые я выработала за годы работы дома.

1. Проверяйте email стоя

Главная дыра в продуктивности — ваш почтовый ящик. У меня была привычка держать почтовый клиент открытым постоянно и отвечать на письма по мере их поступления. Угадайте, что? Все остальное оставалось незаконченным. Теперь я проверяю свою почту несколько раз в день, стоя с ноутбуком у небольшой кухонной стойки. Эта стойка прекрасно заменяет мне специальный стол для работы стоя, проверяя почту только в этом месте, я выработала привычку игнорировать почтовый клиент все остальное время, когда я занята работой. Это касается не только почты — я выделила для разных видов работы свою собственную зону в доме, и перемещаясь между ними я автоматически переключаю мозги на соответствующий вид активности. Например, готовлю посты в блог и рассылку, сидя на одном и том же стуле за обеденным столом. Другой стул за этим же столом я использую для управленческих задач, на диван я сажусь только посерфить в интернете (по нерабочим вопросам), на телефонные звонки я отвечаю за маленьким столиком в спальне. Это, конечно, не похоже на то, как ведет себя большинство людей, но так как я проверяю почту только стоя, это происходит быстро и эффективно, потому что, ЧЕРТ ВОЗЬМИ, Я ХОЧУ УЖЕ СЕСТЬ.

2. Ешьте каждый день в одно и то же время

Чем меньше решений вам надо принимать каждый день, тем лучше. Тратить время на вопросы «что сегодня надеть», «когда пойти в спортзал» и «что и когда сегодня есть» истощает ваш запас решительности, который, как и сила воли, довольно конечен. Принимать решения — любые решения — требует определенных времени и сил, и если вы хотите сохранить их для действительно важных вещей, не тратьте их на неважные. Помня об этом, я создала собственную систему, которая избавляет меня от «истощения решительности». Например, я ем небольшие порции еды 6 раз в день: в 7 и 10 утра, час дня, 15:30, 18:30 и 21:00, и это приблизительно один и тот же тип пищи. Я считаю это отличным способом поддерживать нужный уровень энергии в течение дня и не тратить при этом времени на вопрос, чтобы сейчас съесть. Придерживаюсь ли я строго этому правилу? Конечно, нет. Но я стараюсь следовать ему как можно чаще, это работает для меня. И это главное: ваша система должна работать на вас, и как только вы найдете свой способ сохранять запас сил за счет избавления от постоянной необходимости принимать решения, вы заметите приток энергии в более важных сферах вашей жизни, и как следствие, станете более продуктивным, чем когда-либо.

3. Научитесь делить время на часы

У меня заняло годы — ГОДЫ — научить себя тому, как должен выглядеть приемлемый список задач на день. В прошлом я составляла список всех вещей, которые я собиралась сделать за день, и конечно, этот список был совершенно нереалистичным. Я никогда даже не приблизилась к тому, чтобы выполнить все пункты списка и заканчивала день, чувствуя себя паршиво из-за невыполнения поставленных задач. И тогда я научилась делить свой день на отрезки длительностью 1 час. Если я планирую работать с часа X до часа Y, у меня есть определенное количество часовых отрезков. Составить список дел на час намного проще, если вы делаете это весь день. Просто спрашивайте себя, «Могу ли я выполнить эту задачу за следующий час?». Это проще, чем спрашивать себя «Что я хочу сделать сегодня?». Так вы а) ставите себе более реалистичные цели и б) чувствуете себя продуктивным в конце дня.

4. Положите ноги на стену

Последние несколько месяцев я практиковалась в том, что я считаю сейчас единственной и самой эффективной техникой тайм-менеджмента: переходные активности. Переходная активность делает то, что следует из ее названия — помогает вам переключаться между задачами. Внедрение этих штук перевернуло мой день, а заодно привнесло в мою жизнь нормальный отдых на постоянной основе. Например, после пары часов непрерывной работы я делаю 5-минутный перерыв, во время которого я кладу ноги на стену и лежу с закрытыми глазами (поза в йоге — прим. пер.).

поза в йоге ноги на стене
Copyright © Shutterstock

После обеда я совершаю 10-минутную прогулку перед тем, как начать проверять почту и вернуться к работе. В промежутках между часовыми рабочими отрезками я встаю и готовлю себе мятный чай. В конце дня я слушаю подкасты, прибираясь в квартире, что помогает мне перейти из состояния «работа» в «остальная жизнь». Спустя некоторое время я поняла, что на самом деле неважно, чем вы занимаетесь. Главное — давать себе небольшие периодические передышки вместо того, чтобы усилием воли стараться сделать все больше и больше.

Прочитав это, многие сейчас сказали: «У меня нет на это времени!». Я тоже так думала, но это неправда. Потому что 10-минутная передышка спасет вас от выгорания и сделает вас более продуктивным, чем если бы вы 20 минут проверяли раз за разом свой email.

Кстати, 20 минут достаточно, чтобы съесть банку зеленого горошка в горячей ванне.

Image copyright © Shutterstock

Набор основных методов менеджера в управлении временем



Осуществляя базовые управленческие функции, менеджер опирается на достаточно конкретные ресурсы: работников, бюджет, материалы. В его распоряжении имеется еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и функционирует в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Есть возможность подчеркнуть семь главных постулатов контроля во времени:

  1. Осознанность и организованность индивидуальных задач, их гармоничная согласованность с задачами компании

Вы можете это осуществить лично либо же воспользоваться поддержкой начальника или коллег. Главное, чтобы у вас была полная точность относительно того, что от вас ожидают в деловом плане и в какие временные рамки. К несчастью, не редко сотрудники трудятся над реализацией несущественных целей изо дня в день исключительно потому, что не сумели поставить корректную задачу и не согласовали ее с собственным начальством. Одним из худших случаев непродуманного использования рабочего времени можно считать отлично выполненная работа, которая никому не нужна.

  1. Постоянное планирование своего времени, письменная фиксация целей и подзадач, сроков, ресурсов и др.

Эффективное планирование — способность выделять приоритеты, резервировать время, подразделять дела на гибкие и жесткие, принимать во внимание собственные биоритмы и т. п. [1,с 119] Искусство использовать иных работников как временной ресурс, целенаправленное развитие умений делегирования.

Делегирование состоит в передаче некоторых полномочий с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем менеджмента возможности контроля за использованием данных полномочий. Использование принципа делегирования является немаловажным приемом для более действенного использования рабочего времени. Однако при внедрении данного принципа в повседневной деятельности менеджера необходимо принимать во внимание условия удачного делегирования полномочий.

– Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка регулярный поиск возможностей сделать собственную работу лучше и быстрее, регулярное улучшение умений, навыков.

– Энергетический самоменеджмент — наилучшее отношение работы и отдыха, способность правильно отдыхать, применение приемов самомотивации. [2,с 34]

– Твердая воля, самоконтроль, разработка схем внешнего управления, умение преодолевать.

Кроме того, существует большое количество приемов, которые помогут менеджеру рационально использовать свое время. Далее я приведу, на мой взгляд, наиболее необходимые для менеджера.

  1. Принцип корзины

Крайне отрицательное явление, когда рутина отнимает время у менеджера. Каждый день необходимо пересматривать свои задачи и отказываться от всех, которые не важны. Нужно отказаться от решения мелких дел, которые полностью занимают ваше время. Вместо этого лучше занять выполнение более важных дел. Все дела и задачи, которые не несут какой-то важной информации, либо они не важны, сразу же берите корзину и выкидывайте их!

  1. Практическое планирование

Имея в своем распоряжении единый принцип оптимального применения собственного рабочего времени вы будете иметь возможность организовать практическую реализацию данного делового комплекса. Лучшей иллюстрацией данного принципа может быть практика президента Соединенных штатов америки Дуайта Эйзенхауэра, который рассматривал все дела на базе 2-х признаков: значимости и быстроты. Цели вида А, как быстрые и значимые, необходимо решать незамедлительно. Цели вида Б, как значимые, но далеко не слишком быстрые, требуют изучения и установления сроков осуществления, в отсутствии которых они в какой-то миг рискуют перевоплотиться в цели типа А, а вы будете к данному не подготовлены. Цели вида В рационально делегировать сотрудникам либо же экспертам, т. к. данные цели могут быть реализованы оперативно, впрочем они не очень необходимы. В итоге, касательно целей вида Г необходимо набраться мужества и сказать самому себе: «Данные цели не заслуживают моих сил, а также времени. О них необходимо просто-напросто забыть». [2, с. 93]

Ловушка, в которой оказывается многие управленцы, складывается из того, что они занимаются главным образом целями типа Г и В и не справляются с целями категории А и Б. Не редко данное случается в связи с тем, что цели категории Г и В осуществить легче и их показатели оказываются мгновенно налицо, что психологически укрепляет сотрудника в доказательстве личной производительности. В ходе взаимодействия большинства менеджеров и управленцев сформировался характерный «банк» методик и уловок, помогающих сформировать собственное рабочее время.

  1. Принцип «от бочки к бочке»

Известный аналитик Б. Трейси во время своих выступлений приводит хороший пример, который показывает, что тайм менеджмент в работе менеджера приносит положительные результаты. Б. Трейси говорил, что однажды, ему пришлось пересечь плато Танезруфт, которое находится в Сахаре. В пустыне в этом месте полностью отсутствует какая-либо пища и вода, т. е. там совершенно невозможно было находиться, не говоря уже о жизни. Огромное количество людей. В попытках пересечь данную местность погибали. Чаще всего это происходило из- за того, что ветра, которые гуляют по пустыне, заносили песком дорогу. И путники терялись в бескрайних просторах. Однако, какие-то люди, придумали одно средство, которое помогало находить ориентиры на дороге. На протяжении всей дороги, они расставили огромные бочки с нефтью, на расстоянии 5 км друг от друга.

Из-за того, что рельеф данной местности совершенно плоский, бочки было видно с любой точки данного плато. Именно поэтому, люди могли спокойно переходить пустыню, не опасаясь за свою жизнь. В связи с чем данный принцип был назван «одна нефтяная бочка за один раз». Взяв в пример данный принцип, менеджеры могут выполнять сложное задание не за один раз, а за несколько. Надо только разделить какую-то задачу на подзадачи и стремиться их выполнить качественно. [3, с. 671]

Данный принцип помогает сократить время, т. к. при постановке больших задач, порой не знаешь за что взяться и получается, что берешься за все сразу и через какое-то время, задача либо не решено полностью, т. к пошел не по тому пути, либо решена не эффективно, поэтому приходится начинать все сначала.

В заключение хотелось бы отметить. ТМ для российских управленцев — это не новая философия, а чуть иной взгляд на привычную задачу планирования. К огромному сожалению, большинство менеджеров не в состоянии рационально использовать свое время. Они стараются все сделать сами, хотя, для сокращения времени выполнения задачи, лучше было бы делегировать какие-то подзадачи. Большинство компаний, к которым приходит осознание того, что их сотрудники тратят время на бессмысленные занятия, посылают их на курсы тайм менеджмента. Однако, даже после этого не все сотрудники применяют получение знания на практике. Время — капитал, но не совсем деньги. Его надо учитывать. Однако, это не мешает менеджерам изобретать эффективные приемы экономии времени, которые они применяют на практике и успешно справляются с поставленными задачами. На мой взгляд, приемы тайм менеджмента необходимо использовать в современной жизни. Т. к. времени все меньше и меньше, а дел все больше и больше, поэтому необходимо знать и применять приемы по «сохранению» времени.

Литература:

  1. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. М. : Приор, 2002. — 462с.
  2. Кови Стивен. Семь навыков эффективных менеджеров. Самоорганизация, лидерство, раскрытие потенциала; Альпина Паблишер, 2012. — 123c.
  3. Кови Стивен .Восьмой навык. От эффективности к величию. Краткая версия; Альпина Паблишер, 2012. — 805c.

Основные термины (генерируются автоматически): время, принцип, менеджер, задача, дело, тайм менеджмента, собственное рабочее время, рабочее время, мой взгляд, сотрудник.