Шаги создания личной системы тайм менеджмента – 13. Итоговое эссе «Мои шаги создания личной системы тайм – менеджмента» (в свободной форме или в виде бланка).

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Стр 1 из 18Следующая ⇒

 

Дорогой читатель, перед вами — краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.

1. Отдых Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

2. Мотивация Освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

3. Целеполагание Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

4. Рабочий день Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

5. Планирование Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

6. Приоритеты Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.

7. Информация Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

8. Поглотители Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

9. «ТМ-бацилла» Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.

10. ТМ-манифест Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.

 

Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

 

В пятницу чаще всего хочется выпить.

В понедельник чаще всего хочется пятницу.

Анекдот. ру

 

 

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно — с организации отдыха.

Вспомните, дорогой читатель, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да — вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» — «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

 

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый — поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь — он неритмичен, а человек — существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, — ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим — примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно — 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора — наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок — 45 минут, «пара» — 1,5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе — все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее». — «Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие

сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

— позвоню знакомому;

— выйду покурю;

— посмотрю что-нибудь интересное в Интернете;

— полью цветы;

— выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект — почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно — сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу — пройдитесь по коридору. Если работали с людьми — побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры — позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое:

Работаешь — сидя, Отдыхай — стоя!

 

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень — это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

— Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов.

— Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» — когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными.

— Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

— Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

Правила творческой лени просты:

— Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень — это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

— Сознательно принимать решение: «Хочу лениться — и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

— Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также — прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

 

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» — часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном — спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т. п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А.И.Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось: «Хорошо».

(Василевский A.M. Дело всей жизни. В 2 кн. Кн. 1. — М.: Политиздат, 1988.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 — что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 — самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

 




Стратегия личного тайм-менеджмента: как создать свою систему?

Стратегия личного тайм-менеджмента: как создать свою систему?Наверняка каждый из нас читал книги и статьи по личному тайм-менеджменту. Многие даже пользуются теми или иными системами, которые помогают им управлять делами, запускать собственные проекты и заботиться о доме.

Сейчас вокруг нас такой поток информации, что мы просто перегружены этими знаниями и не успеваем внедрить и применить действительно полезные лайфхаки.

А бывает и наоборот — внедрение всех техник подряд делает из нас биоробота, но не позволяет жить по настоящему. Мы внедряем технику за техникой, не разобравшись нужна ли она нам на самом деле.

 

Как же поступить в такой ситуации и найти действительно свою систему личного тайм-менеджмента?

 

Оказывается все довольно просто, если начать не с финала (изучение техник), а с самого начала (понять себя и осознать, для чего нам необходима самоорганизация).

 

Проанализируйте жизнь и окружение

Опишите все то, что вас окружает, как проходит ваш среднестатический день: количество поездок, встреч, дела, события.

Помните, как в детстве нас учили составлять распорядок дня? Ваш день должен выглядеть приблизительно так же:

7:00-8:00 — Подъем, завтрак, сбор на работу

8:00-9:00 — Дорога на работу

9:00-13:00 — Работа

13:00-14:00 — Обеденный перерыв (можно успеть забежать в магазин или химчистку)

14:00-18:00 — Работа

18:00-19:00 — Дорога домой

19:00-19:30 — Магазин

19:30-20:00 — Ужин

20:00-21:30 — Домашние дела: стирка, уборка, приготовление еды

21:30-22:00 — Вечерние процедуры

22:00-00:00 — Отдых: фильм, книга

 

Попробуйте проанализировать так хотя бы свою неделю, вы заметите как много повторяющихся дел и событий происходит у вас каждый день. Можете разбивать свои дела на более мелкие и указывать более точное время. Остерегайтесь писать общими фразами, типа: дом. Что туда входит непонятно и вы потом не сможете использовать эту информацию.

 

Составьте список дел и привычек, которые хотите внедрить

Если вы хотите запустить свой проект, бросить курить, начать заниматься спортом, ввести привычку писать Дневник успеха и многие другие — просто запишите их все.

Разбейте их на 2 основные группы:

Дела — те вещи, которые вы сделаете единожды и больше они повторяться не будут.

Привычки — все то, что вы хотите внедрить или от чего хотите избавиться. И то, что будет повторяться постоянно.

 

Выберите приоритеты

Помните, как мы составляли Личный финансовый план и выбирали приоритетные желания? Тут ситуация такая же. Если вы не хотите стать машиной, а продолжать жить активной жизнью — внедряйте все постепенно.

Посмотрите на свой список дел, выберите те дела, которые надо решить срочно и те дела, которые важны для вашего будущего. Остальные пока оставьте.

А привычку выберите только одну.

 

Распределите нагрузку на протяжении всего дня

А теперь вернитесь к своему распорядку дня и посмотрите, как и куда вы можете внедрить ваши дела.

Например:

Английский можно учить в дороге

На обеденном перерыве сделать необходимые звонки для своего проекта

Вечером, вместо фильма читать полезную литературу

Покупать еду не каждый день, а 2-3 раза в неделю и в свободное время заниматься срочными делами

 

Не следуйте жесткому плану

Все дела, которые можно делать без привязки ко времени, лучше так и оставить. Не составляйте свой график так:

14:15 — написать сообщение родителям

14:18 — написать план покупки продуктов

14:45 — позвонить Виктору, договориться о встрече

Так смещение одного пункта приведет к смещению плана всего дня и вы будете чувствовать свой провал с самого начала. Оставьте все дела, без привязки ко времени, в свободном графике. Так, если что-то пойдет не так, вы сможете быстро сориентироваться и успеть поменять план.

 

Выберите нужные вам техники

Если вы прочитали больше 10 книг и статей по тайм-менеджменту, вы согласитесь с моей мыслью:

“Суть у всех одна и та же: запланировать, разбить на более мелкие задачи, выполнять задачи по приоритетам”

А вот сами техники могут отличаться. Поэтому берите и смешивайте техники так, как будет удобно именно вам. Не старайтесь жестко следовать за автором какой-то методики.

Для меня удобнее всего является совмещение техник GTD и Помодоро, потому что они преследуют разные цели. GTD — основное планирование и деление на задачи и подзадачи, а Помодоро отвечает за концентрацию и быстрое решение задач.

Внедрите именно те техники, которые вам будут полезны.

Полезные статьи:

Где найти 15 дней на отпуск и свой проект не увольняясь с работы

Не хватает концентрации? Техника Помодоро!

 

Полезные книги по личному тайм-менеджменту:

Дэвид Аллен “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”

Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”

Яна Франк “Муза и чудовище. Как организовать творческий труд”

И это еще не все! Хотите участвовать в бесплатных тренингах по финансам и марафонам по заработку? Тогда подписывайтесь на мой Instagram. Там, кроме всего прочего, я рассказываю и показываю, как я достигаю целей с помощью Личного Финансового плана и бешеной мотивации. Вступайте в наш Клуб успеха и знайте, у вас все получится! 

 

13. Итоговое эссе «Мои шаги создания личной системы тайм – менеджмента»

На сегодняшний день я уделяю внимание таким вопросам как

И применяю (практикую) следующее:

Я пробовала следующее…

Считаю это….полезным и думаю начать это применять.

Отдых:

Внимательно слежу за тем, чтобы спать достаточно. Особенно в учебные дни. Графа «Сон»у меня в списке ежедневных, регулярных дел.

Мотивация :

Использую: метод «швейцарского сыра» при раскачке, дроблю «слонов» на «бифштексы», составляю списки ежедневных дел. Попробовала: съедать каждый день «лягушку» и поощрять себя «промежуточными радостями», но пока таких привычек у меня нет.

Целеполагание:

Веду « мемуарник», для определения своих ценностей и даже сформулировала свою миссию на сегодняшний день. Попробовала выявить 5 ключевых областей своей жизни.

Рабочий день:

Разделяю в плане дня задачи на жесткие, гибкие и бюджетируемые и считаю это очень эффективным. Выделяю 1-2 приоритетных задачи в списке.

Планирование:

Завела контекстные разделы в ежедневнике. Считаю очень полезным применять обзорные графики для планирования подготовки к контрольным мероприятиям и обязательно записывать какой именно конкретный результат хочу получить.

Приоритеты:

Работаю над расширением своих стратегий отказа в первую очередь самой себе и другим поглотителям моего времени. Проверяю свои цели на реалистичность.

Информация: Я обычно читаю в метро. Располагаю часто используемые вещи близко.

Поглотители: Пробовала провести сплошной учет своего времени. Перед поездкой, планирую наполнение своего транспортного времени.

13. Итоговое эссе «Мои шаги создания личной системы тайм – менеджмента» (в свободной форме или в виде бланка).

Напишите итоговое эссе «Мои шаги создания личной системы тайм – менеджмента» в свободной форме или в виде бланка (по желанию дополните эссе картой ума)

Я начала создавать свою личную систему (Дата)

На «Т-М» диагностике осознал,

что мне не хватало времени на …

Что я излишне трачу свое время на …

Мне захотелось

Раньше мой Т-М состоял из

На сегодняшний день я уделяю внимание таким вопросам как

применяю следующее:

пробовал следующее…

Считаю полезным… думаю

начать применять.

Из всех Т-М приемов для меня сейчас более важным, эффективным является::………

Еще считаю для себя эффективным

На сам. работу по созданию личной ТМ системы у меня ушло ___часов,

т.е. о____ час в неделю

В заключении хочу сказать:

Методические рекомендации к выполнению каждого задания

  1. Планирование рабочего дня:

Выполняя задание, обратить внимание на следующее:

    • формулировкам задач – он должны давать ответ на вопрос: «Что делать?» и отражать результат, который мы хотим получить;

    • выбирая приоритетное Главное дело дня надо выбрать те, что наиболее важны для вас, работают на ваши цели (а не те что «очень-очень срочные»). Решение приоритетных задач бывает трудным для нас психологически, и мы склонны их откладывать;

    • при определении бюджета времени важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи и приоритетные). Остальные 40% времени оставляем как свободный резерв на непредвиденные обстоятельства;

    Для выполнения задания необходимо проработать тему 3.3, из учебного пособия.

    2 Методы и способы самонастройки. «Метод швейцарского сыра»:

    Выполняя задание, обратить внимание на следующее:

    • суть метода заключается в том, что задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном;

    • метод помогает включиться в решение сложных, энергоемких задач;

    • самое главное, начинать следует с тех элементов, которые интересны, привлекательны или просты для выполнения;

    Для выполнения задания необходимо проработать тему 6.5.2 из учебного пособия.

    1. Методы и способы самонастройки. «Уничтожение мелких неприятных дел»:

    Выполняя задание, обратить внимание на следующее:

    Главные признакаки таких дел:

    • выполнение этого дела вызывает у вас неприятные эмоции;

    • трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;

    • объективно (если выключить эмоции) дело не сложное.

    Метод не дает возможность мелким делам превращаться в глобальные проблемы, снижает уровень тревоги;

    Для выполнения задания необходимо проработать тему 6.8 из учебного пособия.