Принципы тайм менеджмента – Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

Как все успевать? 22 совета. Принципы тайм-менеджмента

В последнее время мне все чаще стали задавать вопрос, как я все успеваю. Я долго не могла точно ответить на этот вопрос, потому что думала, что успеваю мало. Я всего лишь дома с детьми в декрете сама веду хозяйство, учусь в аспирантуре (пишу статьи в научные журналы, обрабатываю экспериментальные данные, руковожу работой шести студентов), получаю еще одно высшее образование, развиваю свой проект (пишу статьи, веду тренинги). Успеваю всего лишь это, а хотелось бы еще больше. И сегодня расскажу свои практические принципы тайм-менеджмента, которые сложились в течение долгого времени.

А ведь это не так уж и мало. Есть один самый главный момент: мне все это нравится, я все делаю с огромным удовольствием!

Думаю, Вы сами бываете иногда в такой ситуации, что нужно сделать так много, что 24 часов в сутках просто не хватает! А ведь хочется иногда и замедлиться, отдохнуть. Хочется заняться интересным делом для себя, хочется просто пожить спокойно. Но разве это можно в потоке бесконечных дел? Я уверена — ДА. И расскажу, как получается делать все вышеперечисленное мне.

Сразу поясню, что я не эксперт в этой теме тайм-менеджмента, есть более опытные мамочки, женщины, которые успевают еще больше и более гармонично выстраивают свое время. Я просто хочу поделиться своими наработками. Чисто практическим опытом многих месяцев и даже лет.

Итак мои тривиальные и не очень принципы как все успеть.

Мотивационные принципы тайм-менеджмента.

1. Я не успеваю все. И даже не успеваю много. Я успеваю большинство из того, что себе запланировала, что определила сделать именно в ближайшее время, причем я всегда стараюсь планировать реально. Бессмысленно создавать себе план из 50+ пунктов в надежде хоть что-то из него выполнить.

Намного приятнее (и полезнее для психики) запланировать меньше, но сделать и остаток дня провести с ощущением завершенности и удовольствия. И часто удается помимо этого минимума выполнить еще пару-тройку незапланированных дел, что поднимает самооценку еще выше.

Совет

Составляйте себе обязательный план для выполнения. Но в этот план включайте 3 небольших самых важных плана. Только 3 и не больше и старайтесь регулярно их выполнять. Все остальное — в план на будущее. Останется время на дополнительные планы — выполните. Не останется — вы все равно уже сделали главное.

 

2. Я строго соблюдаю принцип делать заранее, а не в последний момент. В прошлом мне было свойственно, как и многим, делать все в последний момент, оттягивать. Но это всего лишь привычка, которую можно при желании поменять. Не представляете, сколько приносит удовольствия одно только ощущение, что время еще не подошло, а все уже готово, сколько приятных минут, часов или дней Вы можете жить в этом настроении! Ощущение, что Вы все успели!

И главное: при таком подходе значительно повышается качество Ваших дел. Ведь всегда есть время доделать и исправить то, что упустили в работе. И еще важно, что благодаря этой привычке количество горящих дел сокращается до минимума. По мере роста этой привычки у Вас станет меньше срочных задач, дни будут проходить спокойно и расслабленно.

Совет

Самое сложное — это начать то или иное дело. Если у Вас возникает сильное желание отложить дело на потом, хотя Вы и понимаете важность выполнения его загодя, попробуйте применить технику «1 минута». Скажите себе, что будете делать это дело ровно 1 минуту, а потом с чистой совестью можете прекратить. Если после минуты хочется закончить — смело заканчивайте, если после минуты появился азарт и желание — продолжайте дальше.

3. Я не делаю то, что мне не нравится. Этот неочевидный принцип на самом деле основоположник любой счастливой жизни. Увеличивайте количество дел, которыми Вы наслаждаетесь, которые делаете с удовольствием. От увеличения ежедневного удовольствия Вы будете делать все остальное с большей радостью, энергией. И все будет получаться быстрее.

Если я начинаю учебу — то только ту, что нравится, если иду в тренинг, то только в такой, какой очень хочется. Если развиваю проект, то такой, от которого желание бьет ключом. Если я предлагаю кому-то помощь, то только, когда хочется это сделать от чистого сердца. Если решаюсь на масштабную приборку, то тогда, когда руки чешутся, если важную статью, то когда слова льются сами.

Такие дела делаются очень быстро и качественно. Все то, что делать нужно, но желания нет, я сокращаю до жизненно необходимого минимума.

4. Позволяю себе ошибаться и срываться. Природа наша такова, что мы живем циклично (времена года , день/ночь, женские циклы). И в психологическом плане у нас тоже бывают циклы: интеллектуальные и эмоциональные подъемы и спады. И бессмысленно ждать от себя всегда только хорошего настроения или великолепной скорости мысли.

Бывают времена, когда нам хочется погрустить или не думать ни о чем. Эти периоды естественны, нам необходимо лишь их видеть в своей жизни и подстраивать свой распорядок дня под каждое настроение. Особенно тяжело принимать свое плохое настроение или низкую работоспособность, но и это возможно. Просто понимать, что через несколько дней все пойдет наверх. Помните, что «Самая темное время перед рассветом». Хорошее расслабление на минимуме сил позволяет успеть больше сделать во время подъема.

Совет

Напишите списки задач, которые Вы можете выполнять в случае Вашего плохого настроения (помыть, почистить, выкинуть старые вещи, выхлопать ковер, рвать газеты для папье-маше), или низкой работоспособности (перебирать крупы, рисовать, протирать листья цветов и другое). И пользуйтесь этими списками, когда возникнет необходимость.

 

5. По отношению к событиям, которые могу вывести меня из хорошего настроения и морального равновесия я включаю функцию ‘‘умеренного пофигизма».  Что это такое? Это умение включить в нужный момент… точнее выключить свои эмоции и воспринять все с совершенным спокойствием. Такое явление полезно в тех случаях, когда эти эмоции могут навредить нам самим или привести к печальным и нежелательным последствиям. Например:

  • На вас незаслуженно накричали, нагрубили в очереди
  • Дети в очередной раз размазали что-нибудь по полу или по стенам
  • Неадекватные личности написали неприличный комментарий к вашим фотографиям
  • В который раз Вы безрезультатно пытаетесь выполнить задачу
  • Кто-то высказывает мнение тогда, когда Вы не просили

В такие моменты часто хочется бурно ответить, доказать свою правоту, объяснить, что было на самом деле, отругать. Но не всегда эта первая реакция действительно необходима. Иногда она только портит отношения, иногда провоцирует больший конфликт и часто

забирает лишнее время, что в наш век является расточительностью. И всегда забирает частичку нашего здоровья и спокойствия.

Умеренный пофигизм включает это временно состояние «мне на это все равно» и сохраняет так нужные нам эмоции, настроение и самочувствие. Чуть позже, когда пройдет желание ответить эмоционально, уже разбираю случай или явление. Особенно это действует по отношению к событиям или людям, с которыми мы  мало знакомы.

 

Физиологические принципы тайм-менеджмента.

6. Отдыхаю перед работой. Обычно мы сначала стараемся переделать множество дел, а потом только позволяем себе отдохнуть. Я поняла, что это ошибка. Это ключевая ошибка управления временем, которая приводит к одному из самых печальных последствий — рабочая деятельность становится каторгой, от которой хочется избавиться, но ведь любая работа может быть в радость!

Как это сделать? Я стараюсь сначала отдохнуть так, чтобы уже надоело ничегонеделание и захотелось сделать хоть немного полезного, чтобы появился энтузиазм и силы что-то творить, пусть это даже обычная приборка.

Совет

Заведите правило: сначала отдыхаю, потом работаю. Работу нужно заслужить.

 

7. Учитываю свои ритмы и состояния. Если сегодня у меня плохое настроение, самочувствие или лень творить, то я просто беру и забрасываю все. Мой организм сигнализирует, что устал. Мой разум сообщает мне, что утомился. Им надо дать отдыха. И я чутко реагирую на эти сигналы и даю отдохнуть себе — это одна из важнейших составляющих тайм-менеджмента.

Тогда спустя некоторое время вдохновение вновь ко мне возвращается. Надо заметить, что если я пропускаю эти сигналы, то потом усталость накапливается в таком количестве, что простой отдых не помогает. Усталость переходит в такую стадию, из которой сложно вернуться.

8. Сон. Это составляющая плавно вытекает из предыдущего пункта и сон является одним из нескольких факторов, влияющих на весь тайм-менеджмент. Для меня сон — это один из основополагающих принципов хорошего самочувствия, настроения и высокой интеллектуальной работоспособности.

Я никогда не сидела ночами перед экзаменом. Никогда по ночам в торопях не делала остатки работы. Я всегда понимала, что мне лучше плохо сдать экзамен или честно признаться, что работу не выполнила, чем не доспать и чувствовать себя неважно.

Лучше утром я встану раньше и еще раз попытаюсь что-то сделать. Кстати, так ни разу ни один экзамен я не завалила.

Сон является не только важной составляющей отдыха, он еще позволяет мыслить более ясно. Как утверждает Кевин Берген (семейный и свадебный психотерапевт, член Калифорнийской ассоциации семейных и свадебных психотерапевтов), наш мозг во время сна организует и упорядочивает всю информацию, которую он получил за день. И если мы лишаем себя этого сна, мы практически сходим с ума.

Потому что наш мозг просто перенапрягается от избытка инфомации и в какой-то момент просто отказывается работать, уходя в длительное состояние отключения. Память и обучение напрямую связано с нашим сном, часть физиологических процессов запоминания и обучения происходит именно во сне.

Помимо этого, благодаря процессам упорядочивания информации наш мозг фиксирует, сохраняет надолго всю информацию, которой научился за день. Именно поэтому для тех, кто много учится, особенно важно погружаться в глубоких качественный сон.

Совет

В этом пункте прост: поймите, что сон является важнейшей составляющей вашего здоровья, самочувствия и быстрой и качественной интеллектуальной работы. Организуйте свой день так, чтобы Вы высыпались. Если у Вас маленькие дети и продолжительный ночной сон Вам только снится, то организуйте себе дневной сон или 15-20 минут дремоту в течение дня. Легкий сон в 15 минут лучше, чем совсем никакого.

Дети и тайм-менеджмент

9. Лично я с ними провожу большую часть времени, поэтому дети, а точнее время с ними, — это тоже основа моего тайм-менеджмента. Быть вместе с детьми — это принцип успевания, как иногда ни странно кажется. Когда наши дети напитаны вниманием и чувствуют, что мама постоянно с ними, они меньше дергают и отвлекают нас тогда, когда в этом есть необходимость.

Они напитываются маминым вниманием настолько, что при любой возможности оставляют меня и идут играть во что-то интересное.  А если кто-то из родных приходит домой, то о маме забывают на некоторое время. Бывают иногда случаи, что я отлучаюсь надолго, а после этого из-за моего отсутствия все остальное время они усиленно компенсируют то время, что не были со мной. Конечно, из-за этого не получается успевать многое.

Совет

Играйте с детьми в телесные игры, когда Вы много и часто их трогаете, обнимаете, прижимаете. Такой обильный телесный и эмоциональный контакт надолго насытит Вас и Ваших детей вниманием и детки спокойно смогут помогать в Ваших делах или даже поиграть сами в тихие игры, пока Вы занимаетесь своими делами.

Проследите, часто ли Вы играете в телесные игры?

 

10. При этом я пользуюсь помощью, когда есть возможность. Делегирую то, что можно, использую каждую минуту. Если к нам приходят бабушки-дедушки, я пользуюсь этим временем, чтобы отдохнуть. Заметьте, не работать, а отдохнуть. Тогда в остальное время я могу энергично и плодотворно трудиться.

11. Я не увлекаюсь развивающими занятиями для детей и позволяю им много играть самостоятельно, они учатся сами фантазировать и придумывать игры. Детям такие игры очень полезны, ведь именно в них появляется настоящая фантазия и воображение.

Я отвечаю на вопросы деток, я рассказываю то, что им интересно, но не заставляю делать то, что они не хотят. Тем самым я не гублю хрупкое зерно любопытства, а взращиваю его. Благодаря этому дети могут сосредоточенно изучать что-то (предметы, книги, игрушки), давая мне дополнительное время.

12. Я разумно совмещаю с ними то, что можно совместить. Игры с детьми со свои игровыми упражнениями, быт с развитием памяти; уборку и рассказы детям. Есть деятельность, которая вполне совместима с детьми. Например, часть интеллектуальных навыков можно тренировать игровыми методами (упражнения из нейробики, игры на развитие мышления, внимания, памяти).

Дети с удовольствием играют в некоторые мои игры или помогают мне, например, придумывать слова, которые я запоминаю. С детьми можно легко совместить небольшую зарядку, гимнастику, растяжку, причем все это можно сделать очень весело, что и позволяет успеть переделать много дел.

Совет

Подумайте и составьте список тех дел, которые способствуют Вашему развитию, но при этом совместимы с детьми. Повесьте список на видное место и пользуйтесь регулярно.

Читайте статью о том, что можно сделать одной рукой

 

13. У меня есть неприкосновенные запасы. Небольшие книжечки с заданиями, наклейки, новый набор карандашиков или теста для лепки, карточки или картинки с загадками, коробочки с интересными детальками. Такие вещи, которые не могут нанести большого ущерба, если детки их разломают, разольют. Появилось срочное дело, которое не может подождать — достается какой-то набор. И 10-15-20 минут времени мне обеспечено.

Совет

Заготовьте такие запасы и уберите временно с глаз. В нужный момент доставайте и отдавайте играть детям.

Организаторские принципы тайм-менеджмента

14. Я развиваю свое мышление, память, внимание и прочие интеллектуальные навыки, поэтому быстро включаюсь в работу, когда на это появляется отдельное время. Любая интеллектуальная деятельность проходит у меня быстро и качественно за короткий срок. Поэтому вложение сил и времени в свое развитие дает очень хороший результат в качественном использовании времени.

Можете скачать набор таких упражнений, специально мной подобранный для игр с детьми

15. Обычные приоритеты. Я распределяю дела по важности и делаю самые важные дела в первую очередь. Если нужно сделать очень много, я из этого «нужно» выбираю то, что очень-очень-очень нужно, остальное уходит в планы на другие дни.

Даже если вы не любите планирование, есть способы организовать себя в ходе выполнения трудных дел.

Читайте статью о правилах самоорганизации при выполнении трудных и нелюбимых дел

Совет

Планы на день разделите по степени важности от 1 до 10. 10 — самые важные дела, 1 — наименее важные. Выполняйте задачи по убыванию важности.

16. Если дело не нравится. Каждый день бывают дела, которые мы делать не очень любим. Как уже я говорила, начать делать такое дело можно с помощью техники «1 минута». А когда такое дело закончить?

У меня есть небольшой критерий: пока я еще не начинаю из-за дела нервничать. Как только нерв напряжения накаляется — заканчиваю, делаю перерыв, возвращаюсь только после успокоения. Бывает, неприятное дело начинает приносить удовольствие, появляется энтузиазм и азарт. А вот то, что нравится делаю долго, до того момента, пока не почувствую, что начинаю уставать. Тогда намеренно себя останавливаю, а после возвращаюсь с большой охотой.

Совет

Делайте неприятные дела минимум 1 минуту и до того момента, пока Вы не начинаете от него нервничать.

 

17. Крайне редко смотрю телевизор, не читаю лент новостей нигде, не сижу в чатах-болталках, не общаюсь попусту. Если есть общение в интернете, то только там, где сейчас мне это нужно, важно.

Как определить, важно ли это? Задайте себе вопросы: получили ли Вы пользу от общения, реальную (допустим общение в тренинге помогает мотивации, это полезно), получили ли мощный заряд вдохновения, совет, мысль, которая изменит что-то? Или получил ли от Вас другой человек пользу, заряд, вдохновение? Кому-то была польза?

Если нет, если это был просто обмен эмоциями, обмен мелкими новостями, то есть ли необходимость в таком общении? Иногда небольшой поток подобной информации допустим, но Вы должны его контролировать. Для меня раз в неделю минут 15. Информационный комфорт дает много:-)

Совет

Проследите, какие информационные потоки забирают у Вас время и силы. Сократите их до разумного минимума в отведенное на это время.

 

18. Делать шаг к своей мечте каждый день. Научиться каждый день, пусть на шажочек, приближаться к своим мечтам. Начиная от мечты посадить и вырастить полный подоконник цветов до строительства собственного загородного дома на берегу речки.

Когда вы каждый день делаете шаг к мечте, Вы живете с воодушевлением и как будто источником энергии. Это воодушевление распространяется на все бытовые дела и прочие вещи, эта энергия движет Вами, что позволяет успевать больше, а уставать меньше. Получать удовольствие от каждого дня и от множества дел, к которым вы прикасаетесь своими руками и мыслями.

19. Я не перестаю учиться и экспериментировать. Я узнаю новое и применяю, постоянно дополняя свои наработки, по мере роста детей, я подстраиваюсь под новые условия. Нет единой системы, подходящей для всех и каждого во все времена.

Меняется время, технологии, желания, растут дети. И нужно менять свой подход во всем со временем. Именно поэтому я считаю навык обучения — одним из основополагающих в современном мире, необходимом во всех сферах жизни.

Можете скачать материалы о том, как быстро работать с информацией

Технические составляющие тайм-менеджмента. Самые обычные и широко известные.

20. Ежедневники и планировщики. Точнее мне удобнее пользоваться еженедельником. Я могу запомнить любой список дел, могу вести его в электронном виде, но записанный вариант мне нравится больше. Я могу видеть всю картину на неделю. Хватает ли мне таких записей? Вполне. Ведь мой минимум — это 3-5 важных дел на сегодня.

Остальную часть я использую для записей мыслей, идей или перераспределения изменившихся планов. Для планов по проекту я пользуюсь программой EverNote, которая стоит на всех устройствах и позволяет быстро менять, дополнять планы, записывать идеи и статьи.

Совет

Поэкспериментируйте с ежедневниками, электронными программами планирования и найдите для себя наиболее удобный способ организации материалов

 

21. Использую интеллект-карты там, где только можно. Мою домашнюю работу вот уже довольно длительное время описывает интеллект-карта под названием «чистота». Удобство, компактность и наглядность этого инструмента позволяет выполнять все быстро и точно. Для описания планов проекта, тренингов, статей, планов рефератов, диссертации, конспектов всех учебных дисциплин — везде интеллект-карты позволяют фиксировать информацию быстро и компактно.

Статья для новичков об интеллект-картах

22. Ценить каждый день. И последний 22-ый принцип тайм-менеджмента, который, на самом деле, является основоположником всей жизни — это умение ценить каждый день, каждое мгновенье.

Не раз об этом написано, даже не сотни раз. Но самой себе приходится иногда напоминать об этом. Каждый момент в жизни прекрасен и каждый важен, будь то эффективный или ленивый, радостный или грустный.

Во всем есть свой замысел, свой глубокий, иногда сложный или отдаленный смысл, который до некоторого времени остается не познанным. А мы так часто и долго ждем чего-то вместо наслаждения настоящим, что пропускаем эти уроки, данные нам самой жизнью. Цените каждый день!

Надеюсь, Вы нашли для себя что-то полезное)

Скачать инфографику «Тайм-менеджмент»

Напишите в комментариях, что полезного Вы взяли, мне это очень важно понимать. И поделитесь своими наработками. Я люблю учиться, возможно, Вы подскажете мне новые интересные идеи))

Похожие записи

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Мой мир

Одноклассники

Принципы тайм-менеджмента

Сущность управления временем

Определение 1

Тайм-менеджмент – наука об управлении временем или организации времени.

Распределение времени необходимо всем, кто хочет планировать свою профессиональную и личную жизнь без излишней суеты, успевая сделать все необходимое и добиться успеха. Тайм-менеджмент позволяет людям контролировать свою жизнь, сделать ее более организованной и гармоничной. Это, в свою очередь, способствует повышению производительности и снижению уровня стресса, вызванного непредвиденными ситуациями и спешкой.

В основе тайм-менеджмента лежит несколько ключевых идей. Первая и базовая идея управления временем заключается в осознании ценности времени. Эта идея означает, что для успешного управления собственным временем необходимо в первую очередь научиться расставлять приоритеты, ценить свои временные ресурсы и не тратить их на ненужные дела.

Для того чтобы определить для себя ценность того или иного дела и правильно оценить временные ресурсы, следует ответить на ряд вопросов:

  • Зачем? – этот вопрос позволяет отсеять дела, которые на самом деле не нужно или не важно выполнять;
  • Почему я? – этот вопрос позволяет оценить возможность делегирования дела или какой-либо его части;
  • Почему сейчас? – этот вопрос позволяет оценить необходимость срочного выполнения данного дела с учетом уже имеющихся планов;
  • Почему так? – этот вопрос позволяет сделать выбор в пользу оптимального способа действий.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент основывается на идее о том, что жизнь представляет собой череду событий. Ко времени необходимо относиться с точки зрения его затрат на какие-либо события или действия, а не измерять его в часах и минутах. Рассмотрение времени с точки зрения его затрат изменяет отношение человека к собственным действиям. Управление временем предполагает соблюдение ряда принципов:

  • Расстановка приоритетов – следует тратить время на действительно важные и яркие события и дела;
  • Исследование затрат времени – необходимо фиксировать собственные временные затраты, чтобы понимать, какие бессмысленные и ненужные дела следует исключить из расписания;
  • Постановка целей – достижение результата напрямую зависит от постановки цели, которая должна быть четкой и осознаваемой;
  • Поддержание порядка – порядок позволяет экономить большое количество времени на подготовку к делам;
  • Планирование – определение способа достижения поставленной цели позволяет контролировать результат и получать наибольшее удовлетворение от своих действий;
  • Проявление интереса – для достижения успеха необходимо проявлять искренний интерес к собственной деятельности или сменить ее на ту, которая интересна;
  • Мотивация – применение мотивационных инструментов помогает найти силы на необходимые дела;
  • Отказ от злоупотребления – следует использовать только те методики управления временем, которые подходят именно Вам.

Техники управления временем

Каждый человек использует различные техники тайм-менеджмента, подходящие именно ему и соответствующие его целям и особенностям деятельности. Существует несколько наиболее распространенных методик, разработанных специалистами в области управления временем. Среди них:

  • Матрица целей – цели классифицируются на степени важности и срочности на 4 группы;
  • Биоритмы – учет собственного распорядка дня и распределение дел с учетом комфортности их выполнения;
  • Первый шаг – разделение большой цели на ряд маленьких задач помогает не испытывать страха и приступить к работе;
  • Эффективное использование времени ожидания – время в очереди, в транспорте может быть использовано для подготовки к делам или выполнения мелких задач;
  • Спокойствие – ограничение времени на принятие решения;
  • Отказ от стикеров – запись информации в одном месте позволяет сэкономить время на поиск необходимых данных и сократить количество ненужных оставшихся бумаг для записи.

Основы и принципы тайм-менеджмента — учимся эффективно распределять время – 9psy.ru

Дословный перевод модного сейчас слова “тайм-менеджмент” – это управление временем или организация времени. Чтобы добиться успеха в профессиональной сфере, а также жить без излишней суеты и нехватки времени, важно правильно распределять свое время.

Содержание статьи

Принципы организации времени

Существуют некоторые базовые принципы управления своим временем, осознание и применение которых позволит сделать вашу жизнь более приятной и организованной. Во-первых, надо осознать ценности времени – важный принцип гармоничной жизни. Нужно ценить его, тратить только на главное. Во-вторых, чтобы начать какое-то дело, ответьте себе на несколько вопросов:

  1. «Зачем это делать?» С помощью ответа на этот вопрос отсеются ненужные и неважные дела.
  2. «Почему именно я делаю это?» Ответ на этот вопрос подразумевает возможность делегирования каких-то обязанностей.
  3. «Почему надо делать это сейчас?» Определяется срочность, либо несрочность дел, соотносятся уже имеющиеся дела с появлением нового задания.
  4. «Почему я действую именно так?» Можно выбрать наиболее оптимальный, хоть и новый способ действий.

Нужно научиться измерять время событиями. Все привыкли измерять свое время часами, минутами, секундами, но на самом деле жизнь заключается в событиях, произошедших за это время. Когда вы начнете думать о произошедшем с вами, например, за день, у вас появится другое отношение ко времени. Выработайте себе такую привычку – это сильно поможет в жизни.

  • Расставляйте приоритеты. Когда вы выполните предыдущий пункт, вам захочется, чтобы ваша жизнь состояла из ярких, важных событий. Вы перестанете тратить время на бессмысленные вещи.
  • Исследуйте, на что вы тратите время. Ознакомьтесь со способами проведения хронометража, применяйте наиболее адекватные для вас способы, фиксируйте свое время. Результаты такого хронометража позволят вам узнать, что занимает ваше время напрасно – так называемые хронофаги или поглотители времени. Среди них часто встречаются следующие: долгое сидение в интернете или у телевизора, неправильное ведение дел, неорганизованность, звонки и встречи с «неважными» людьми.
  • Ставьте перед собой цели. Когда вы ставите перед собой четкую, осязаемую и осознаваемую цель, достичь результата удастся быстрее. Как известно, постановка цели – уже полдела. Есть некоторые известные способы постановки целей, например, метод SMART-целей, который рассматривает их свойства: конкретность, достижимость, измеримость, реалистичность и привязанность к определенному времени.

    Как достигать свои цели?

  • Сохраняйте порядок в делах. Этот порядок должен быть как в хранении деловых документов, так и чистоте делового костюма. Порядок во всем позволит сэкономить достаточное количество времени при поиске документов или сборе на деловую встречу.
  • Старайтесь планировать. Чтобы достичь определенных целей, нужно составить подробный план своих действий, который ко всему прочему позволит отслеживать ваши достижения на пути к реализации цели.
  • Занимайтесь интересным для себя делом. Лучше начать жизнь почти заново, получив новую специальность, уйдя в другую сферу или уволившись с работы на вольные хлеба, чем всю жизнь заниматься нелюбимым и не доставляющим удовольствия делом.
  • Ищите мотивацию внутри себя и во внешнем мире. Постоянно видя свои цели, записанные на ярких красивых карточках или рабочем столе компьютера, появляются силы для совершения поистине невозможного. Мотивируйте себя, если кажется, что цель не только не приближается, но еще и отдаляется от вас.
  • Используйте полезные для себя современные методики тайм-менеджмента. О них пойдет рассказ ниже.

Некоторые техники тайм-менеджмента

Чтобы правильно относиться ко времени и распределять его, каждый человек старается придумывать способы специально для себя. Но есть некоторые придуманные другими авторами интересные методики, которые эффективно применяются многими людьми:

Разделяйте все цели по срочности и важности. То есть все цели делятся на 4 вида: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные и несрочные неважные (есть ли смысл их ставить?). Достигайте результатов в зависимости от срочности и важности целей.

Учитывайте свои биоритмы при планировании работы. Если вы знаете, что принадлежите к «совам», то не ставьте на утро выполнение каких-то важных или требующих большой концентрации дел.

Не откладывайте первый шаг в большой работе. Если вам нужно выполнить какой-то большой отчет или работу, сделайте один первый шаг, чтобы не бояться начинать масштабное дело. Оформите титульный лист, проставьте номера страниц, выберите нужные настройки полей, интервалов и символов. Потом можете закрыть документ, предварительно сохранив его. В следующий раз вам не будет страшно садиться за работу, ведь начало уже положено.

Используйте время ожидания с пользой. Если вы часто передвигаетесь на общественном транспорте или на машине с водителем, во время поездки можно прочитать какую-то важную или интересную книгу или ответить на электронную почту. Если вы сидите в очереди к врачу или чиновнику, разберите записи в ежедневнике с прошлой недели, структурируйте важную информацию. Не теряйте время даром.

Ограничение беспокойства по Карнеги. Данный метод означает, что при принятии какого-либо незначительного решения вы отводите на это решение только строго определенное время, а дальше действуйте по заранее придуманному плану или действуете наугад. Некоторые называют это «знаками». Например, если вы решаете, поехать вам на работу на такси или подождать автобус, отведите для себя минут 20. Когда 20 минут истекут, а автобус так и не появится, смело езжайте на такси.

Не пользуйтесь стикерами и мелкими бумажками для записи информации. Заведите плотную тетрадь или блокнот, куда вы будете записывать всю информацию, требующую фиксации в конкретный момент. Если вам понадобится какая-то информация из нее второй раз, например, телефон или адрес, перепишите их в записную книжку или другое постоянное место. Остальная информация, которая вам больше не будет нужна, пусть будет в этой тетради, которую через год или полтора вы без проблем выбросите. Если информация из нее так и не понадобится за это время, скорее всего, она не понадобится никогда.

Храните документы в порядке. Помечайте папки с определенными документами определенным цветом, складывайте в определенное место, проведите ревизию своих бумаг хотя бы раз – освободится огромное количество времени, которое часто тратится на поиск конкретного документа.

Для гармоничной жизни важно испытывать эмоции, помогать другим, двигаться к цели и т.д.

Всегда анализируйте прошедший день

В конце каждого дня задумайтесь о том, что было в вашем сегодняшнем дне. Чтобы ни один из параметров не выпал, используйте свои пальцы для этого:

1. Мизинец (М) – мысли, информация (Что нового я сегодня узнал?).

2. Безымянный (Б) – близость к цели (Что я сегодня сделал на пути к цели?).

3. Средний (С) – состояние (В каком эмоциональном состоянии я сегодня находился? Как боролся с негативом?).

4. Указательный (У) – услуга, сотрудничество, помощь (Чем я сегодня помог людям? Как изменились мои отношения с коллегами?).

5. Большой (Б) – бодрость, здоровье (Что я сделал, чтобы хорошо себя чувствовать и быть в хорошей форме?).

Законы и принципы тайм- менеджмента. — КиберПедия

Вопросы к зачету

Законы и принципы тайм- менеджмента.

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени , это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе– чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Фиксируйте цели письменно. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть: конкретной / измеримой/

достижимой за определенный период / актуальной / ограниченной во времени /

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Один из методов фиксации называется «Диаграмма Ганта».

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется«Матрица Эйзенхауэра».

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Закон Парето:

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента.

Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.



Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом— планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

 

Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов.

Необходимо определиться — для чего именно вам нужен тайм-менеджмент

Расстановка приоритетов — это процесс, позволяющий отсортировать все цели и задачи в порядке убывания их важности.

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Подготовив список ближайших задач, нужно выделить из него те, первоочередность которых не вызывает сомнения. Это обычно проблемы, без решения которых нельзя будет выполнить другие, зависящие от них задачи.

В зависимости от поставленных целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

3) Принципы и правила рационального планирования времени. Условия хорошо сформулированного результата.

Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).

Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (ЦДФ).

Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).



Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Модель SMART.

Технология SMART (СМАРТ) — современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.

Specific: Конкретный.

Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?

Кто вовлечен в выполнение цели?

Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?

Всегда действует правило: одна цель — один результат.

Measurable: Измеримая цель

На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнениях цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:

Когда будет считаться, что цель достигнута?

Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?

Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?

Relevant: Значимый

Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды — такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.

Иногда Relevant заменяют на Realictic (реалистичный).

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.

2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу.Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.

4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали.

5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.

6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.

Организация рабочего места.

Рабочее место — первичное и основное звено производства, рациональная его организация имеет важнейшее значение во всем комплексе вопросов научной организации труда. Именно на рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса — средств труда, предметов труда и самого труда.

На рабочем месте достигается главная цель труда — качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.

Организация рабочего места означает его обеспечение средствами, предметами труда и услугами, необходимыми для осуществления трудового процесса. Основная цель организации рабочего места — достижение высококачественного и экономически эффективного выполнения поставленных задач в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения передовых методов труда с наименьшими физическими усилиями, создания безопасных и благоприятных условий ведения работ. В зависимости от специфики производства на организацию рабочих мест влияют и другие факторы: соотношение элементов умственной и физической работы, степень ее ответственности.

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень— это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

— Переутомление, объективная вымотанность организма

— Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу»

— Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Эффективный сон

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендуют найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса час перед сном — спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

16) Жестко-гибкое планирование рабочего времени.

Любое дело, которое вы планируете сделать к определенному времени называется жестким. Например, на работе в 12:00 отправить важные документы «Сказано — сделано» — это концепция жесткой задачи.

Гибкие задачи мы выполняем в порядке их значимости, сначала самые важные, затем менее важные. Чем хуже будут последствия от невыполнения дела, тем оно важнее. Таким образом, список гибких дел можно разделить на несколько частей:

А. Сделать обязательно, если их пропустить будут серьезные последствия. Например, получить подпись начальника отдела в течении этой

Б. Сделать желательно, но в крайнем случае можно отказаться, при этом будут небольшие неприятности. Например, если не починить принтер, будут небольшие неприятности, —придется идти на другой этаж и распечатывать на другом принтере.

В. Сделать неплохо, неприятных последствий не будет. Например, навести порядок на рабочем столе и рассортировать документы по важности

17) Германская методика планирования времени. (Метод “Альпы”).

Метод Альпы — один из методов тайм-менеджмента для составления списка дел дня с определением их приоритетов.

Вопросы к зачету

Законы и принципы тайм- менеджмента.

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени , это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе– чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Фиксируйте цели письменно. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи.