Пример резюме встречи – Как правильно написать резюме встречи. Образец резюме при устройстве на работу: примеры правильного написания

Содержание

10 основных правил деловой переписки — СКБ Контур

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Или так:

Кому: [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru,  [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru, [email protected]********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

  1. Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
  2. Письма-резюме по итогам встреч.
  3. Письма-задачи.
  4. Письма-комментарии к задачам.
  5. Письма с файлами. 

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема

Тема в письме нужна по двум причинам:

  1. Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
  2. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно  → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

  • Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
  • Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж» 

Протокол встречи с клиентом. Образец и бланк 2019-2020 года

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

Протокол встречи с клиентом. Часть 1.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.
Протокол встречи с клиентом. Часть 2.
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
Протокол встречи с клиентом. Часть 3.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

  • Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
  • Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
  • Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
  • Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
  • Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

  • В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
  • В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
  • В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

  • Сфера деятельности.
  • Размер организации клиента, годовой оборот активов.
  • Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
  • Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
  • Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Краткое резюме общения с клиентом.

Работа продаж, работа с клиентом, встречи, звонки, сделки — это общение.

Но общение особое. Это не дуплексная связь (кто застал полудуплекс — поймет). Это шахматы или, если угодно, пошаговая стратегия.

Шаг — ответный — оценка позиции — шаг — ответный — оценка позиции и т.д.

Общаясь с клиентом Вы не должны испытывать каких либо эмоций, мешающих Вашей работе — получению информации.

Если Вы, поговорив с клиентом по телефону, забыли выяснить какие-либо моменты — не стесняйтесь перезвонить или вернуться — объясните свою настойчивость стремлением к безупречной работе и клиент не просто поймет Вас, не просто удовлетворит Ваш интерес, он будет относиться к Вам с бОльшим уважением — ведь Вы заботитесь о Его деньгах!

Еще раз повторюсь, самая ценная информация, которая только может быть получена от клиента — информация о сути, количестве, периодичности его потребностей.

Вы должны знать что, сколько и когда потребляет Ваш клиент. На этом строится долгая и плодотворная работа любой организации — на постоянных клиентах.

Вот сейчас начало кризиса, уже есть проблемы, но постоянные клиенты, с которыми мной были налажены хорошие рабочие и эмоциональные отношения продолжают работать с нами, несмотря на некоторые, возможно, более интересные предложения конкурентов.

Вашим приоритетом в работе менеджеров по продажам (кто придумал такое дурацкое обозначение профессии продавца?) должна быть работа на качество и на перспективу.

Только таким образом Вы можете создать себе благоприятную репутацию, а так же, шаг за шагом выстроить свою личную
клиентскую базу, причем, не в 1С или другой программе, а у себя в голове!

И горе организации, если она захочет такого сотрудника «уйти»!

Я помню по названия организаций, телефоны, имена-отчества-фамилии всех своих больших клиентов. Я не хвастаюсь, не думайте, просто это моя работа. Это происходит само собой, когда Вы относитесь к своей работе вдумчиво, неторопливо и, самое главное, тщательно!

И клиентам нравится, когда их просто узнают по голосу и приветствуют, как старых и хороших знакомых.
Поверьте, дружественное отношение — великое оружие!

Каждый раз, оценивая позицию после сделанного клиентом шага, Вы решаете какой инструмент нужно применить для достижения искомого результата.

Разве есть смысл сразу, с первых минут вываливать на Вашего оппонента весь свой арсенал? Если Вы хотите попасть в зависимость от него и остаться голым — есть! Но и только.

Будьте сдержанны. Не бойтесь потерять сделку и не засыпайте клиента предложениями об акциях и скидках. У Вас есть самое главное — информация о клиенте. Его контакты. Эти два фактора позволят Вам наладить работу с клиентом, если и не сей момент, то в следующий раз. 

Будьте педантичны и точны, в первую очередь по отношению к себе, старайтесь получать максимум информации (нужно повторять какой?), а если что-то Вам мешает это сделать за один раз\звонок, сделайте еще одну встречу\звонок. Эмоции не должны Вами руководить, запретите им вмешиваться в Вашу жизнь с 10 утра и до 18 вечера.

А где же возможность Выигрыша?

Возможность выигрыша нам дает 1. Знание контактов клиента. 2. Знание его потребностей. 3. Возможность тщательно подготовиться к новой встрече и заключить сделку.

Как правильно написать резюме встречи. Образец резюме при устройстве на работу: примеры правильного написания

Какой из разделов резюме вы считаете самым важным?

Poll Options are limited because JavaScript is disabled in your browser.

В данной статье вы найдете пошаговую инструкцию по составлению резюме, а также советы и примеры, которые помогут вам привлечь внимание к своей персоне, выделится среди конкурентов и занять конкурентную должность, независимо от того, какая у вас специальность.

Составить резюме, по сути своей не сложно, важно составить его так, что бы среди конкурентов вы выделялись достаточно ярко, а это стоит некоторых усилий.

В основном своем большинстве резюме выглядят одинаково, конечно существуют некоторые правила, но вам же нужно произвести впечатление, а для этого приучайте себя иметь индивидуальный почерк. Ведь 90% ваших конкурентов будут говорить стандартные фразы, от которых работодатели уже устали , даже вы, скорее всего их скажите:

  1. Ответственность
  2. Пунктуальность
  3. Исполнительность
  4. Усидчивость
  5. Коммуникабельность и т.п.

Этого от вас и ждут, если вы хотите выделиться среди конкурентов – вам нужно зацепить и заинтересовать работодателя, тогда вы получите преимущество и будете заслуженно вознаграждены. Правильно составленное резюме – действительно, заслуживает внимания, и если вы внимательно изучите материал на этом сайте, составите правильное и броское резюме, то его положат в отдельную папку и покажут начальнику в первую очередь!

Скоро вы узнаете мощные правила, которые нужно будет применить…

Первое Правило: Составляя резюме – представьте, что вам нужно продать самую дорогую вещь для вас (самого себя, конечно). Заставьте работодателя нуждаться в вас, докажите, что в определенной области вы являетесь экспертом и эта область – исключительно, важна для него. Важно понимать, что бы ваша экспертность соответствовала должности, на которую вы претендуете.

Поверьте! Это правило работает уже многие годы и если сделать все правильно, возможно, этого будет достаточно. Хотя…это только первое правило.

Какая основная задача резюме?

Резюме – это визитная карточка, ваша личная, профессиональная самооценка, задача которой выгодно продать вас, а точнее ваш опыт, знания и умения, для получения заранее запланированного результата. Задумайтесь над этими словами!

Резюме должно быть выполнено исходя из нескольких правил, придерживайтесь их и добьетесь успеха в получении профессии, а в дальнейшем и карьере:

  • Краткость. Резюме не должно быть очень большим, в среднем прочтению резюме уделяется около минуты времени, зачастую даже меньше. Оптимальный размер – одна страница А4.
  • Конкретность. Старайтесь быть как можно четче в датах, наименованиях, адресах. Вы произведете впечатление делового человека, который с ответственностью подходит к заданиям.
  • Правдивость. Бывают моменты, когда хочется приукрасить действительность. Не пишите ложь, она рано или поздно вскроется, а вам придется понести наказание.
  • Избирательность. Отбирайте информацию для резюме, включайте именно те аспекты, которые будут полезны в должности, на которую вы претендуете.


Наиболее ярко обозначены те области, на которые в первую очередь смотрят люди, т.е. в этом месте должна располагаться информация, которая привлечет внимание работодателя к вашей персоне. Ниже описан порядок написания резюме.

Второе Правило : Чем четче вы сможете сформулировать свою цель, тем больше внимания и профессионального интереса вы привлечете. Человек, который точно знает, какая ему нужна должность и какими навыками он обладает – уже заслуживает внимания. Желательно, так же указать уровень заработной платы.

Порядок написания разделов резюме:

Внешний вид резюме должен быть приятен глазу и не содержать лишних элементов на странице! Имеет значение наличие вашего фото и четкая структура:

  • Личные данные – ФИО, Дату рождения, Место жительства, Телефон, E-mail.

Иванов Виталий Андреевич
Дата рождения: 24.07.1980
Место жительства: Екатеринбург, ул. Большакова, 77–419.
Телефон: 8 ХХХ ХХХ-ХХ-ХХ(моб.), ХХХ-ХХ-ХХ (дом.).
E-mail: [email protected]

  • Цель – В этом пункте напишите на какую вакансию вы претендуете. Вы дол

Резюме event менеджера | Пример, для организатора мероприятий

Обязанности:

— Конкурентный анализ
— Реализация проектов «под ключ»
— Создание презентаций
— Координация работы с дизайнерами
— Внедрение креативных концепций (брэйн-штормы)
— Подготовка ТЗ, работа с субподрядчиками и гос. структурами

Что делать, если нет опыта работы

Навыки, которые нужны организатору мероприятий, используются практически в любой профессии, связанной с менеджментом.

Именно такие навыки следует указывать при отсутствии релевантного опыта:

  • Управление проектами;
  • Логистика и управление цепочками поставок;
  • Закупки, контакт с субподрядчиками;
  • Составление договоров;
  • Проведение и организация встреч, совещаний;
  • Любые управленческие и организаторские навыки.

Для подтверждения компетенции в резюме организатора мероприятий можно привести примеры подготовки презентаций в период обучения, а также описать свою активную жизненную позицию.

Образование

Специализированного «ВУЗовского» образования в сфере Event-менеджмента не существует. Самая близкая область – реклама и PR.

Практически все Event-менджеры – самоучки.

Кандидат должен понимать, что в данном случае опыт гораздо важнее «корочки».

Существует огромное количество курсов повышения квалификации, обучающих тонкостям этой профессии. И наличие таких сертификатов будет несомненным плюсом при приеме на работу.

Пример:

  • Высшее:

    РГУТИС

  • Факультет:

    Экономика и Управление

  • Специальность:

    Сервис и туризм

  • Год окончания:

    2014

Знание иностранных языков крайне важно при устройстве в крупную компанию. Уровень владения языком должен быть на уровне разговорного, ведь придется общаться с иностранными гостями, организовывать трансферы и координировать работу сопутствующих служб.

Навыки в резюме организатора мероприятий

В компетенцию event менеджера входит организация события «под ключ»: от поиска помещения до приглашения участников.

Помимо организаторских способностей человек должен обладать специализированными техническими знаниями, умением составлять договора, работать с подрядчиками и четко формулировать свои мысли.

Работодателю, в первую очередь, нужен многозадачный, организованный и коммуникабельный кандидат. Именно эти навыки и следует указывать в резюме эвент менеджера.

Пример профессиональных навыков event-менеджера:
PRУправление проектами
БюджетированиеСоставление смет
ВыставкиКонференции
Выездное обслуживаниеСтандарт гостеприимства
КейтерингАнализ эффективности
Пример общих (трансферных) навыков:
МногозадачностьОрганизованность
ОтветственностьРабота в команде

Что писать о себе в резюме

Раздел «о себе» существует в резюме ивент менеджера по организации мероприятий для того, чтобы указать умения, не вошедшие ни в один другой пункт анкеты.

Здесь указывается все то, что необходимо для исполнения будущих обязанностей или подтверждения квалификации.  В этом блоке можно указать личные достижения, ссылки на отзывы клиентов, рекомендательные письма, а также хобби.

 

Пример:

  • Умею грамотно планировать свое время, работаю в режиме многозадачности, всегда выполняю все задания в срок. Самостоятельно подготавливал и проводил презентации, а также организовывал деловые встречи. Есть опыт организации бизнес-тренингов и воркшопов для заказчиков компании. Участвовал в организации детских и семейных праздников.

Как заполнить раздел контакты

Интернет для Event менеджера – основная площадка для работы. Там специалист находит идеи мероприятий, своих клиентов, субподрядчиков, а также освещает прошедшие события в соцсетях.

Поэтому у кандидата должны быть оформлены и заполнены соответствующие страницы, и он должен быть всегда доступен по указанным телефонам и мессенджерам.

Пример контактных данных:

  • Телефон:

    +7 903 111-22-33

  • Email:

    [email protected]

  • Skype:

    Event-Myresume

  • VK

    /events_myresume

Заключение

Профессия организатора мероприятий гораздо более требовательна к личным навыкам кандидата, чем классические «офисные» должности. При этом область компетенций у специалиста очень широка, и указать абсолютно все умения в одном резюме просто нереально. Указав ключевые навыки, кандидату следует заинтересовать работодателя, чтобы получить приглашение на собеседование, где он смог бы рассказать о своем опыте и умениях более подробно.

При трудоустройстве будет уместно подать вместе с резюме небольшое сопроводительное письмо, более подробно расписав опыт реализации крупных проектов и отзывы благодарных клиентов.

Чтобы минимизировать риск появления ошибок, при создании резюме event менеджера, пример его заполнения следует всегда держать под рукой. На орфографию следует обратить особое внимание — такие ошибки могут послужить одним из факторов отклонения заявки нанимателем.

Составляем резюме: персональный ассистент | BOSSHUNT

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2020 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

  1. Подготовка
  2. Цель поиска
  3. Профиль должности
  4. Обязанности
  5. Примеры достижений
  6. Ключевые навыки
  7. Профессиональные качества
  8. Примеры для раздела «О себе»
  9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

  • Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
  • Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant),  помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
  • Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме. 

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

  • Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
  • Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
  • Ведение, координация и контроль прохождения платежей.

Административные функции:

  • Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
  • Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
  • Контроль исполнения поручений руководителя.
  • Подготовка презентаций.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.

Секретариат:

  • Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
  • Организация встреч, совещаний, переговоров.
  • Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
  • Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

  • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
  • Поиск новых поставщиков при необходимости.
  • Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
  • Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
  • Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
  • Участие в планировании и организации мероприятий.
  • Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

  • Координация работы топ-менеджеров компании.
  • Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
  • Прием входящих звонков и их распределение.
  • Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
  • Встреча и координация гостей.
  • Помощь в организации корпоративных мероприятий.
  • Travel-поддержка.
  • Административная поддержка генерального директора.
  • Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
  • Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

  • Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
  • Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
  • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
  • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
  • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
  • Планирование рабочего времени первых лиц компании.
  • Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

Персональный ассистент:

  • Полная административная и информационная поддержка руководителя.
  • Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
  • Cогласование документов.
  • Составление графиков, таблиц.
  • Приём звонков.
  • Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
  • Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
  • Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
  • Отслеживание исполнения поручений руководителя.
  • Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
  • Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
  • Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
  • Организация встреч руководителя и прием посетителей.
  • Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
  • Оформление презентаций в PowerPoint.
  • Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
  • Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
  • Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
  • Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
  • Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
  • Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
  • Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
  • Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
  • Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
  • Контроль расходов.
  • Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
  • Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
  • Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
  • Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
  • Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
  • Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
  • Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
  • Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
  • Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
  • Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
  • Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
  • Решение организационных и хозяйственных вопросов.
  • Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
  • Организация переговоров и встреч руководителя.
  • Решение нестандартных задач.
  • Организация и протоколирование совещаний.
  • Ведение переписки с деловыми партнерами.
  • Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
    • работа с входящей и исходящей документацией
    • организация подписания документов
    • разработка и внедрение регламентов
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Подготовка авансовых отчетов.
  • Координация работы курьеров и водителей.
  • Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
  • Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
  • Информационная поддержка руководителя.
  • Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
  • Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
  • Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
  • Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
  • Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
  • Деловая переписка (на русском/английском).
  • Ведение проектов и решение организационных вопросов.
  • Координация административно-хозяйственных блока.
  • Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
  • Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
  • Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

  • Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
  • Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
  • Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

  • Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
  • Разработала и внедрила новую систему отчетности.
  • Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
  • Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
  • Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
  • Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
  • Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
  • Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
  • Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
  • Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

 Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

  • Администрирование
  • Делопроизводство
  • Деловой этикет
  • Высокая скорость печати
  • Бизнес-этикет
  • Архивное дело
  • Электронный документооборот
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • Ведение переговоров
  • Этика и культура делового общения
  • Владение орг. техникой
  • Работы с бухгалтерскими документами
  • Работа с первыми лицами компании
  • Договорная работа
  • Протоколирование
  • Travel-поддержка
  • Event Management
  • Lifistyle management
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • SAP
  • Lotus Notes
  • Банк-Клиент
  • ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Подготовка презентаций
  • Организация встреч
  • Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
  • Письменный перевод
  • Устный перевод
  • Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо. 

  • Аккуратность
  • Активная жизненная позиция
  • Аналитический склад ума
  • Амбициозность
  • Внимательность к деталям
  • Высокая обучаемость
  • Высокий уровень самоорганизации
  • Вежливость
  • Гибкость
  • Дипломатичность
  • Доброжелательность
  • Готовность к интенсивной рабочей нагрузке и ненормированному рабочему дню
  • Инициативность
  • Исполнительность
  • Коммуникативность — умение находить контакт с различными категориями людей
  • Мобильность
  • Пунктуальность
  • Оперативность и самостоятельность в принятии решений
  • Стрессоустойчивость
  • Самостоятельность
  • Способность работать в команде
  • Способность работать в высоком темпе весь рабочий день, переключаясь между задачами и проектами
  • Способность быстро обучаться
  • Способность работать под напряжением с высоким уровнем эффективности
  • Способность работы в многозадачном режиме
  • Умение расставлять приоритеты
  • Умение работать с большим объемом информации в условиях решения разноплановых задач
  • Умение грамотно излагать свои мысли устно и письменно
  • Умение эффективно работать в режиме многозадачности
  • Честность
  • Энергичность
  • Целеустремленность
  • Клиентоориентированность
  • Организованность
  • Умение систематизировать информацию
  • Нацеленность на результат
  • Ответственность
  • Способность систематизировать большой объем информации
  • Высокая психологическая адаптивность

8. Примеры для раздела «О себе»

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

  • Опыт работы 3 года в административной сфере. Умею самостоятельно решать и доводить до конечного результата все вопросы, и находить нестандартное решение, при котором качество результата растет, а затраты уменьшаются. Способна выстраивать коммуникации с внутренними подразделениями компании для эффективного выполнения задач. Готова быть на связи 24/7.
  • Опыт работы секретарем, референтом, ассистентом руководителя в крупных компаниях более 5-ти лет. Опыт планирования рабочего дня руководителя, определения приоритетности задач и отслеживание результатов и сроков их выполнения. Владею навыками построения эффективного взаимодействия на всех уровнях менеджмента. Опытный пользователь электронного документооборота. Готова всегда быть на связи.
  • Опыт работы в активном и стрессовом режиме. Умею работать с большим объемом информации в режиме многозадачности. Способна оперативно реагировать на изменение условий работы. Умею вести календарь руководителя, организовывать встречи, сопровождать руководителя на деловых встречах и фиксировать достигнутые договоренности; контролировать выполнение задач, которые руководитель ставит смежным подразделениям. Готова к командировкам и ненормированному графику.
  • Опыт работы офис-менеджером/административным менеджером более 5-ти лет в крупных компаниях. Опыт работы в электронных системах документооборота. Свободное знание английского языка. Знание основ этикета, бизнес-лексики. Хорошее знание компьютерных программ пакета MS Office. Опыт организации командировок в РФ и за рубеж. Готова к ненормированному рабочему дню.
  • Опыт работы в качестве ассистента руководителя 3 года. Имею высшее юридическое образование. Опыт ведения делопроизводства, планирования, организации встреч, совещаний, поездок, командировок. Опыт работы с первыми лицами организации. Свободный английский язык (письменный и устный).

9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

Материалы по данной теме:


Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

Вам точно перезвонят: искусство завершения резюме

Как составить грамотное, пробивное резюме

Как составить грамотное, пробивное резюме

В резюме нет лишних или неважных пунктов. Все разделы, начиная от контактных данных и заканчивая личностными качествами объединяясь делают ваш профессиональный образ целостным. В моей практике соискатели очень часто не предают должного внимания разделу «Дополнительная информация» в резюме. Они полагают, что весь упор при рассказе о себе надо делать только на опыт работы. И это их большая ошибка.

На тренингах по рекрутингу я говорю от том, что в любом разговоре, встрече и собеседовании запоминаются первые и последние секунды. Раздел дополнительная информация — это как тот заключительный аккорд, после которого работодатель запомнит вас и выделит среди множества похожих.

Итак, поговорим подробнее об элементах искусства завершения сильного резюме.

1. Английский язык

Первый пункт дополнительной информации — владение иностранными языками. Универсальным и, я бы сказал, наиболее популярным остается английский язык. Как вы оцениваете свой уровень английского? Читаете и переводите со словарем? Можете объясняться с иностранцами в загранпоездках?

Самый популярный в России работный сайт hh.ru, например, указывает следующие уровни владения языком:

  • не владею;
  • базовые знания;
  • читаю профессиональную литературу;
  • могу проходить интервью;
  • свободно владею.

Если вы создаете и размещаете резюме на сайте поиска работы или в социальной сети — у вас нет альтернативы. Вам придется следовать стандартам программы.

Вариант номер два — уникальное печатное резюме в свободной форме. Если говорить откровенно, более 70 % россиян не владеют английским свободно. Если вы входите в те самые 70 %, советую использовать маленькую уловку. Не надо писать в свободном резюме стандартные фразы типа: «читаю и перевожу со словарем». Лучше написать так: pre-intermediate. По сути, это то же самое, но выглядит и звучит более привлекательно.

Могу сказать, что в большинстве своем специалисты со знанием языка, трудящиеся в российских компаниях, в лучшем случае занимаются переводом писем и подготовкой документов, а не участвуют в важных переговорах с иностранными партнерами. Однако это модная необходимость остается. Хочу отметить, что для руководителя пункт владение иностранным языком в резюме у соискателя чаще всего отражает его высокий уровень эрудированности и умение учиться.

2. Возраст до 21 и после 45

Вы моложе 21 и старше 45, тогда писать о возрасте в резюме стоит очень осторожно. Часто таких кандидатов не пропускают к очному собеседованию без ознакомления с резюме. Хотя вы можете быть тем специалистом, которого они ищут.

Как же поступить, если вы не соответствуете этим негласным стандартам. Опытные специалисты по подбору персонала советуют: если ваш возраст не находится в отрезке 27–39 указывайте дату рождения в конце резюме. Тем самым она не станет притягивать к себе лишнего внимания. Работодатель не сможет отвлечься на цифры вашего возраста, а спокойно ознакомится с опытом работы и вашими профессиональными качествами.

Если вы младше 21 и старше 45 — вообще не указывайте дату рождения в резюме. Особо заинтересованные эйчары смогут вычислить возраст по датам окончания обучения в институте.

Ваш возраст от 27 до 39 лет — смело выделяйте его жирным шрифтом и ставьте в самое начало резюме. В любом случае я советую указывать не возраст, а полную дату рождения в формате дд.мм.гггг.

3. Личностные качества

Это как в «Игре престолов».Вы вроде и личность, и сильный воин, но оценить ваши способности невозможно, вы замаскировались и спрятались. Как вы пишите в резюме о своих личностных качествах? Уверяю, что 99 % делают так: «Копировать» + «Вставить» из другого схожего резюме. У подавляющего большинства в разделе «О себе» мы видим: ответственный, коммуникабельный, стрессоустойчивый и, конечно, легко обучаемый.

Так об этом пишут все. Эти качества заинтересуют работодателя? Уверяю, что нет. Они даже вам не интересны, почему же работодатель должен на них «клюнуть».

Не переживайте, выход есть. Никто не поверит в силу существительных и прилагательных. Верят интересным словосочетаниям, необычным и редким выражениям, лучше, если там будут глаголы действия.

Вот простой пример:

  • Было: «Коммуникабельный»;
  • Стало: «Способен анализировать и интерпретировать различную информацию, делать объективные выводы во время общения с любым типом клиента».

Лучше составить 3 интересных по своей структуре предложения, чем спамить тремя десятками никому не нужных общих слов.

4. Семейное положение

Семейное положение — это любимый пункт каждого руководителя. Все работодатели — от молодого стартапера до генерального директора корпорации — имеют свой взгляд на этот счет.Некоторые из них не любят трудоустраивать молодых мам, другие хотят видеть на должности только специалистов с детьми старше 10 лет, остальные — незамужних без детей и кошек.

Семейное положение сильного пола так же волнует руководителя. И тут, вопреки штампам, нет различия между молодым папой или молодой мамой. Однако, чаще всего на этот пункт заостряют внимание, когда кандидат женщина и возраст ее не более 35 лет.

C семейным положением есть только два варианта: не писать, забыв про этот пункт или все же написать. Выбор за вами. Мы никогда не сможем угадать, что думает начальник по этому поводу.Гораздо важнее что вы ответите на очном собеседовании. Что нужно говорить на собеседовании? Об этом я подробно пишу в книге «Как устроиться на работу мечты».

5. Хобби, увлечение, любимое дело

Тут все просто. Советую писать про увлечения, которые характеризуют вас как человека целеустремленного и с активной жизненной позицией.

Бывают и такие случаи. Как-то во время работы в кадровом агентстве я представлял на должность директора по закупкам в международную компанию трех кандидатов. Сроки для поиска были сжатыми, поэтому двое кандидатов были более компетентны для данной должности, чем третий. В каждом резюме были пункты о хобби и увлечениях претендентов. Через пару дней состоялась встреча кандидатов с будущим работодателем. Произошла анекдотичная ситуация.

Собеседование с первым кандидатом было минут 40, после чего он вышел с фразой «вроде все хорошо». Второй кандидат тоже не задержался в кабинете более 40 минут. Третий кандидат (тот, на которого я меньше всего возлагал надежд) вышел из кабинета больше чем через час с предложением о работе на должности директора.

Я немного озадачено спросил, о чем же они так долго беседовали. На что теперь уже сотрудник фирмы ответил: «Владимир, вы посоветовали указать, что я кандидат в мастера спорта по гребле. Работодатель тоже профессионально занимался греблей у моего же тренера».

Так, с помощью дополнительной информации в резюме о своем хобби, человек получил работу. Правда через некоторое время ему пришлось проходить переобучение, но главное — он попал в желаемое место.

Если все-таки вы сомневаетесь, что ваше хобби будет близко начальнику, включайте в резюме увлечения, которые дополняют вашу профессиональную характеристику. Например, любовь к путешествиям отражает вашу любознательность и мобильность. Но не забывайте, что любовь к путешествиям чревата и длительным отпуском.

Работодатель вправе думать, что вы захотите дополнительные дни к отдыху, да само хобби будет отнимать у вас больше времени, чем хотелось бы начальнику. Не лишним будет указать свои спортивные достижения: занятые призовые места и награды. Человек спорта — это всегда человек волевой и целеустремленный.

Так, при соблюдении моих рекомендаций, вы создадите сильное резюме, которое станет вашим помощником в построении карьеры.

© Владимир Якуба, BBF.RU