Правила тайм менеджмента: Шесть основных правил тайм-менеджмента – менеджмент — 7 правил по управлению временем

Содержание

10 ошибок тайм-менеджмента

Из этой статьи вы узнаете:

  • Зачем нужен тайм-менеджмент
  • Причины дефицита времени
  • 3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
  • Главные принципы тайм-менеджмента
  • Тайм-менеджмент как инструмент бизнеса
  • Главные ошибки тайм-менеджмента
  • 10 правил тайм-менеджмента
  • 7 сервисов и программ для тайм-менеджмента
  • ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Время, в отличие от денег, является ограниченным ресурсом, который нельзя накопить на будущее. Потому очень важно научиться инвестировать его с умом. Для этого разработана специальная система знаний, которая именуется тайм-менеджментом. Это целый комплекс принципов и техник, позволяющих существенно повысить эффективность деятельности.

Но, как и в любом другом направлении, существуют определенные ошибки тайм-менеджмента, из-за которых достичь желаемого результата практически невозможно. Предлагаем разобраться в этом вопросе подробнее, чтобы прокачать не только собственные профессиональные стороны, но и другие сферы жизни.

10 главных ошибок тайм-менеджмента

Если в течение всего дня вы бегаете как белка в колесе, но в то же время ни одно из начатых дел не выполнили до конца, это означает, что вы совершенно не умеете ставить цели. Нужно научиться выделять основное из всего потока поступающих задач. Вы уже не раз пробовали внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь, но до сих пор что-то не получается. Вам стоит проверить, а не совершаете ли вы одну из распространенных ошибок тайм-менеджмента?

  1. Вы не составляете список дел

    Эксперты установили, что составление списка дел на день, на который вы потратите максимум 10 минут, поможет сэкономить целых два часа. Это позволит вам наглядно оценить свои задачи, ранжировать их по степени важности, а также разделить большие и сложные дела на более мелкие.

  2. Вы не расставляете приоритеты

    После составления общего списка дел, обязательно выделите самые важные из них (например, обведите маркером). Они и будут являться вашими приоритетами на предстоящий день. Чаще всего эти дела оказываются еще и самыми трудными. Но только через их выполнение вы растете как личность и как профессионал. До полного выполнения сложных и важных задач откладывайте реализацию простых.

  3. Цели имеют неопределенную формулировку

    Все ваши планы имеют неопределенную формулировку. Это является одной из самых частых ошибок. Для сравнения, цель «Послушать музыку» достаточно размытая, а вот эта же цель, но с формулировкой «Послушать музыку с друзьями вечером в ресторане» уже гораздо понятнее и четче определена.

  4. Вы пытаетесь одновременно решать несколько задач

    10 главных ошибок тайм-менеджмента

    Как ни грустно осознавать, но все же придется согласиться с тем фактом, что в истории известны всего лишь единицы людей, которые могут выполнять несколько задач одновременно, при этом четко осознавая, что именно они делают. Но это исключение из правил. В основной своей массе обычные люди не способны на такое, и могут делать что-то одно, сохраняя при этом высокую эффективность.

    Не выполняйте несколько дел в одно и то же время, иначе вы рискуете сделать плохо и то, и другое. Попытки свести годовой отчет и совершить одновременно звонки постоянным клиентам вряд ли будут иметь ожидаемый результат. Каждую задачу выполняйте в отведенное для нее время.

  5. У вас не получается концентрироваться на рабочих вопросах

    У психологов есть такое выражение: «Каждого из нас отвлекает своя собственная собачка». Это означает, что не важно, где вы находитесь, ваше внимание постоянно увлечено чем-то другим, но не делом. Если вы работаете дома, то вас отвлекает громкий звук телевизора. Если вы в офисе, то помехой станет разговор коллег, пролетающая за окном птица или новости в интернете.

  6. Рекомендуем
    «Учет рабочего времени сотрудников: когда время — действительно деньги» Подробнее
  7. Вы «слишком заняты», чтобы навести порядок в своей жизни

    Многие руководители говорят своим подчиненным: «Если у тебя беспорядок на столе, значит беспорядок и в голове!» И они абсолютно правы. Посмотрите, а у вас как обстоят дела с порядком на рабочем месте, в документах? Вы вообще об этом задумываетесь? Или в вашем расписании слишком много «важных» дел, которые вы не можете отложить? Как показывает практика, эта ложная занятость мешает сфокусироваться на работе и снижает ее эффективность.

  8. Вы все откладываете «на завтра»

    Ничто не бывает столь постоянным, как временные вещи. Это выражение вполне применимо и в тайм-менеджменте. Имейте ввиду, что если выполнение какой-то задачи вы отложили «на завтра», то скорее всего это будет «навсегда». Составляйте расписание дел на день. Это поможет вам избавиться от вредной привычки под названием «займусь этим через пять минут».Вы все откладываете «на завтра»

    В помощь вам будут программы-планировщики, которые вовремя напомнят о каком-то важном мероприятии. Займитесь делом, и тогда желание залипнуть в социальных сетях моментально исчезнет.

  9. Вы не умеете говорить «нет»

    Некоторые люди каждое сказанное «нет» путают с грубостью и невоспитанностью. Но ситуации бывают разные. Если у вас итак дел «выше крыши», а коллега просит сделать что-то, что не вписывается в ваш сегодняшний график, то не бойтесь отказать ему. Для вас невыполнение обязательств в установленный срок может стать причиной сильнейшего стресса. А если вы все-таки хотите помочь приятелю, то спросите, может ли он подождать до завтра, и тогда вы ему точно поможете. В данной ситуации выиграют все.

  10. Вы не умеете отдыхать

    Прямым следствием неумения сказать «нет» является данная ошибка. У вас элементарно на отдых не остается свободного времени. А может быть вы со своей излишней ответственностью продолжаете и дома решать производственные вопросы? Учитесь отдыхать не только в свободное время, но и в течение рабочего дня делать себе мини-перерывы.

    Это может быть смена вида деятельности, прогулка по коридору, но точно не чай с печеньками. В конечном итоге вы повысите концентрацию и вернете себе способность находить нестандартные решения проблемы.

  11. Вы совсем не знаете свой организм

    Каждому ли известны его биологические ритмы? Во сколько лучше лечь спать/проснуться, чтобы быть максимально продуктивным? В этом вопросе стоит быть осведомленным, чтобы с большей эффективностью распланировать рабочий день, поставив выполнение самых сложных задач на период большей мозговой активности.

Тайм-менеджмент способен подарить вам возможность ощущать контроль над собственной жизнью, при этом работать без стресса и получать максимальную отдачу.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

Это доступно каждому человеку. Достаточно выполнять комплекс простых действий. Научитесь управлять своим временем и свободно общайтесь с интересными людьми, найдите для себя полезное занятие, получайте удовольствие от работы.

10 правил тайм-менеджмента

Сейчас, когда вы уже знаете, что управление временем – это навык, который может развить в себе каждый человек, перейдем к практике. Еще раз повторим, что все правила, о которых будет рассказано ниже, стоит применять в комплексе. Сначала у вас могут возникать сложности с самоорганизацией. Также на начальном этапе вы можете допускать некоторые ошибки. Но только преодоление себя и выход из зоны комфорта позволит вам перейти на новый уровень и повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование действий

Как говорил один известный предприниматель: «Без плана можно только бредить!» Трудно с ним не согласиться. Планирование применяется во многих областях. Хотя для развития личной эффективности этот метод используют не все руководители. Даже если выполнение рабочих задач строго регламентировано, стоит прописывать свой личный план.

При этом используйте следующие методики:

  • Записывайте все цели. Пока ваша цель подробно не будет зафиксирована на бумаге или в электронном сервисе, она так и останется в категории «мечта» или «желание». Для человеческого мозга ее просто не будет существовать.
  • Заранее позаботьтесь о составлении плана задач. В идеале это стоит проделать вечером предыдущего дня. Напишите все предполагаемые действия, проранжируйте их в порядке важности и срочности. В первую очередь приступайте к выполнению самых сложных и крупных задач. В этом вам поможет следующий метод.
  • Подразделяйте крупные задачи на более мелкие. Этот метод получил название «Съесть слона по кусочкам». Суть его состоит в том, чтобы большие дела разбить на маленькие шаги. С помощью использования этого метода вы легко сможете решить проблему откладывания начала работы «на завтра».

Планирование нужно выполнять ежедневно. Этот процесс должен стать вашей полезной привычкой. Попробуйте определить самое подходящее для вас время для этого занятия. Это может быть вечер предыдущего дня или утро наступившего. Не забывайте оставлять небольшой временной запас на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств, если установлены конечные сроки выполнения задач. Вы в скором времени убедитесь, что план – это ваш помощник, позволяющий сэкономить рабочее время.

Правило №2 – точно формулируйте свои цели

Долгосрочное и краткосрочное планирование как раз строится на постановке целей. Вряд ли вам удастся точно обрисовать какую-то цель, если вы плохо представляете себе конечный результат. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит воспользоваться методом разделения крупной цели на мелкие этапы ее выполнения.

Согласно другому методу, который стоит использовать при постановке целей – SMART – цель должна быть максимально конкретной, измеримой, актуальной и ее реализация должна ограничиваться временными рамками. Проверьте имеющиеся цели на соответствие указанным требованиям, чтобы избежать распространенных ошибок.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Простое переписывание цели на бумагу или придание ей вида электронного документа – не самый удачный вариант. В данном случае больше подойдут специальные методики фиксации своих планов.

Идеальным вариантом будет диаграмма Гранта. Суть ее состоит в том, что в заранее подготовленные поля таблицы вы вписываете этапы выполнения своей задачи. Также проставляете конечные сроки реализации, приоритетность, точный временной отрезок, в течение которого будет происходить ее осуществление. Также с помощью диаграммы Гранта вы сможете объединять несколько схожих задач в общий пункт. И, наоборот, слишком сложные и многоплановые по выполнению дела вы сможете разделять на несколько мелких. Большим плюсом использования такого метода является и то, что полученный план будет наглядно отображать весь предстоящий объем работы. Так вы легко сможете оценить, что уже выполнено, а что еще только предстоит сделать. Кроме этого можно определить, сколько времени потребуется на выполнение всего проекта в целом.

Правило №4 – расставляйте приоритеты

Когда в плане появляется слишком много задач, то вы можете столкнуться с еще одной проблемой –абсолютно не понятно, с чего стоит начать. Далее может возникать стресс, нервное напряжение, прокрастинация. Для облегчения задачи есть несколько полезных методик. Вот одна из них. Метод «АБВГД». Вы обозначаете буквами от «А» до «Д» приоритеты слева направо в убывающем порядке.

  • А – самые важные цели;
  • Б – цели со средней степенью важности;
  • В – менее значимые поручения;

Это означает, что буквами «Г» и «Д» в вашем плане будут обозначены наименее значимые задачи, к выполнению которых вы можете приступить в последнюю очередь. Также не стоит забывать о принципе Парето, который гласит: «20 % всех ваших усилий приносят 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий приносят 20 % результата». Нужно лишь найти эти 20 % усилий, которые гарантированно приведут вас к точному и своевременному решению вопроса.

Существует еще один не менее действенный способ расстановки приоритетов – матрица Эйзенхауэра. Она получила название по имени своего создателя – одного из президентов Соединенных Штатов Америки. Согласно данной матрице, все дела из общего списка подразделяются на следующие категории:

  • срочные и важные;
  • важные и несрочные;
  • срочные и неважные;
  • неважные и несрочные.

Матрица Эйзенхауэра

Конечно, наибольшие усилия вы будете прикладывать к выполнению дел, которые попали в первую категорию. Их, как правило, стоит выполнять в первой половине дня, когда ваша продуктивность высока. Не откладывайте выполнение этих дел, так как чаще будете получать отрицательные последствия: срыв сроков дедлайна, не выполнение данных руководству обещаний, пятно на служебной репутации, стресс и нервное напряжение и т.д. Интересно, что лидером по эффективности считается квадрат матрицы, где записаны важные, но несрочные дела. Для их выполнения требуется выделить больше времени и не отвлекаться на другие несрочные задания.

Задачи, вписанные в третий квадрат, могут быть делегированы подчиненному персоналу, при наличии возможности. Для вас, как для руководителя, они не принесут ценного результата. Дела неважные и несрочные вообще могут быть вычеркнуты из расписания.

Правило №5 – держать фокус на главном

Для того чтобы стать успешным и продуктивным управленцем, вы должны развить способность работать и не отвлекаться на неважные и сиюминутные факторы. Они лишь сбивают концентрацию и увеличивают время выполнения задачи.

В этом вам поможет использование следующих техник:

  • Делегирование. Оно является одним из классических направлений тайм-менеджмента. Поручая неважные, но срочные пункты своим подчиненным, вы тем самым высвобождаете свое время, которое смело можете использовать на решение самых значимых стратегических задач.
  • Перенос несрочных дел. Для них можно выделить наименее ресурсные часы рабочего дня. Решение их не требует участия здесь и сейчас.
  • Умение отказывать. Это совсем не означает, что теперь вы станете единоличником, отказывающим всем окружающим в помощи. Здесь речь идет о том, что если выполнение каких-то дел ведет к напрасной потере вашего времени, вредит вашим интересам и тормозит развитие компании в целом, то вы просто обязаны сказать веское «нет». Так вы избавите себя от ненужных переживаний и обязанностей.

Будет уместным еще один полезный совет – знайте меру в количестве устраиваемых перерывов. Данная проблема очень часто встречается, когда из-за пониженной концентрации внимания, сотрудник позволяет себе множественные перерывы в работе. В итоге вы рискуете сорвать срок выполнения важного задания. Поймите саму суть явления: работайте, не увеличивая количество перерывов на отдых без надобности, а приложите все усилия к повышению концентрации на выполняемом деле.

Правило №6 – анализ полученного опыта

В вопросе развития личной продуктивности руководителя, одним из важнейших пунктов является контроль. Отводите часть времени на то, чтобы оценить ваши предыдущие результаты, полученные в процессе применение тайм-менеджмента. Детально проработайте пройденные ситуации, на которые вам пришлось потратить немало сил и времени, но нужный результат вы так и не получили. Постарайтесь сделать правильные выводы, чтобы впредь не совершить подобных ошибок.

Топ-5 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Будьте осознанными и держите максимальную концентрацию на выполнении одной конкретной задачи. Если вы замечаете, что начинаете отвлекаться на посторонние дела и ваше внимание постепенно рассеивается с одной задачи на несколько мелких, то сделайте непродолжительный перерыв. После этого снова возвращайтесь к рабочему процессу.

Правило №7 – не стоит забывать про отдых

Сейчас и врачи, и психологи настоятельно рекомендуют людям научиться отдыхать. В постоянной гонке за результатом мы забываем про свое здоровье и поддержание ресурсного состояния. Как следствие, зарабатываем себе нервозность, апатию и непредвиденные траты семейного бюджета на восстановление сил. Старайтесь чередовать интенсивную работу с отдыхом. Но не забывайте, что он должен быть максимально качественным. Игра за рабочим компьютером или чтение на нем же электронной версии книги отдыхом не считаются. После работы в офисе больше времени проводите на свежем воздухе. Отдавайте предпочтение пешим прогулкам.

Не стоит забывать про отдых

Не забывайте о правильном и здоровом сне. Уделяйте больше времени общению с близкими и друзьями. Найдите себе занятие, которое вас увлечет. Работа в режиме «максимум», направленная на достижение корпоративных сверхзадач – это конечно здорово, но не стоит на этом ограничивать свою жизнь. Чтобы постоянно с легкостью достигать поставленных целей, нужно уметь переключаться с рабочих вопросов на отдых. Научитесь радоваться жизни и регулярно восстанавливать свои ресурсы. Занятия спортом, безусловно, вам в этом помогут. В выборе вида ориентируйтесь на свои возможности и личные желания.

Правило №8 – ведение хронометража

Если вы в течение рабочего дня чувствуете упадок сил, но не понимаете, на что ушло все ваше время, то хронометраж в данном случае вам просто необходим. Пусть у вас войдет в привычку фиксировать все дела, которые вы делаете в течение рабочего дня. Пишите на бумаге или в электронном виде все ваши действия и время, затраченное на них. Затем вы можете оценить полученный результат, который вас явно удивит. Скорее всего, обнаружится, что большая часть драгоценного времени ушла на выполнение бесполезных занятий (серфинг в социальных сетях, просмотр развлекательных программ, новостной ленты, игры и др.). Основное преимущество методики хронометража в том и состоит, что она дает возможность увидеть реальных паразитов, «съедающих» ваше рабочее время. После этого вы начнете борьбу с ними.

Правило №9 – используйте время ожиданий

Много ли времени вы проводите в транспорте по пути на работу или домой, в очередях супермаркета? Занимаетесь ли вы тогда чем-то полезным? Скорее всего нет. В основном, время, затраченное на дорогу, люди проводят впустую, что является их ошибкой. А если в метро прослушать аудиокнигу, совершить деловой звонок или записать свои размышления на диктофон? Попробуйте! Это будет гораздо эффективнее, чем просто ничего не делать.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Этот принцип идеален для руководителей, которые склонны часто откладывать начало дела на «завтра».

Принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип очень прост: стоит всего лишь заставить себя 15 минут без отрыва выполнять какую-то задачу. Вы обнаружите, что после этого становится гораздо легче работать и совсем не хочется прерываться. Мозг будет воспринимать начатую, но не завершенную задачу как помеху, которую постарается устранить в кратчайшие сроки.

Если вы руководитель, но еще не научились концентрировать свое внимание на одной задаче, то техника «Помодоро» для вас будет оптимальна. Суть ее заключается в следующем: поставьте таймер на 25 минут, в течение этого времени, не отвлекаясь на посторонние факторы, выполняйте свою работу. После 25-минутного отрезка сделайте себе перерыв 5 минут. Далее снова приступайте к рабочей сессии на 25 минут. После четвертого повтора устройте отдых на 15 минут.

7 сервисов и программ для тайм-менеджмента

7 сервисов и программ для тайм-менеджмента

Вот список полезных приложений, которые помогут вам в процессе внедрения тайм-менеджмента в свою жизнь:

Google Keep – это электронный блокнот, который дает возможность создавать обычные записи и пронумерованные списки. Это достаточно простая программа, которая поддерживает все мобильные платформы. Преимуществом этого сервиса является возможность доступа ко всем записям с любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт. По дороге домой или на работу вы уже можете начать создавать или редактировать документ со своего мобильного устройства, а продолжить – дома или в офисе с компьютера.

Как видно по названию программы, она преследует вас на протяжении всего дня как маньяк. После того, как вы произвели запуск, она осуществляет сбор информации обо всех открытых приложениях и времени работы с ними. В завершении дня эти данные можно проанализировать и посмотреть, сколько часов вы тратите на совершение различных действий (реальное время и процентное выражение).

Программа, совмещающая в себе несколько полезных функций: органайзер, планер, календарь, менеджер файлов. Достаточно широкий функционал дополнен также возможностью индивидуальной настройки (по приоритетам), способностью визуализировать ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Прежде чем приобретать программу, разработчики предоставляют отличную возможность бесплатного тестового использования в течение 45 дней.

Многие знакомы с этим сервисом как почтовым клиентом, но на самом деле это всего лишь одна из его функций. В Outlook представлена возможность работы с календарём и планером. Они достаточно удобны и понятны всем пользователям Office.

Рекомендуем
«Как провести свой первый вебинар: инструкция от А до Я» Подробнее

С недавнего времени этот сервис распространяется на бесплатной основе и входит в пакет Microsoft Office. Он не является мега революционным, хотя и предлагает сильный инструментарий. Основным его преимуществом является поддержка рукописного ввода для планшетов.

Кроме списка дел, этот сервис предлагает целый ряд возможностей, позволяющих разгрузить память человека. Это и настройка E-mail и sms-оповещений о запланированных делах, и управление заметками Evernote, работа с приложением при отсутствии устойчивого Интернета, возможность синхронизации с Google календарём.

ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Книга № 1. Автор — Брайан Трейси: «Тайм-менеджмент»

В этой книге говорится о том, как перестать копить важные дела и откладывать их в долгий ящик. Автор книги Брайан Трейси более 30 лет исследовал тему личной эффективности. Он считает, что она тесно переплетается с достижением успеха в бизнесе. Одна из основных мыслей, которую автор данной книги хочет донести до читателя — эффективное распоряжение и управление своим временным ресурсом незамедлительно приведет вас к росту уровня доходов и ускорит процесс достижения успеха в других областях жизни.

Книга № 2. Автор — Глеб Архангельский: «Тайм-драйв»

Эта книга станет настоящей палочкой-выручалочкой как для делового человека, так и для обычных парня или девушки. Она подойдет для тех, кто желает навести порядок в своей жизни. «Тайм-драйв», благодаря легкому и понятному языку написания, отсутствию лишнего пафоса и «воды», найдет отклик у широкого круга читателей.

ТОП-5 книг по тайм менеджменту

Книга № 3. Автор — Дэн Кеннеди: «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль»

В этой книге автор предлагает нам «выжимать до последней капли» каждый проживаемый день, чтобы достигать максимально возможной продуктивности. Для среднестатистического обывателя Дэн Кеннеди в прямолинейной форме приводит ряд советов, молниеносно поднимающих продуктивность. Автор предлагает безжалостно искоренять свои вредные привычки, мешающие развитию и тормозящие его, и встраивать новые, полезные.

Книга № 4. Автор — Керри Глинсон: «Работай меньше, успевай больше»

Это произведение станет по истине вашей настольной книгой, прочитав которую, вы избавитесь от привычки прокрастинировать, научитесь управлять стрессом в море постоянно возникающих и важных задач. Вы сможете находить баланс между работой и личной жизнью. Также на страницах этой книги вы познакомитесь с такими приемами — как, уделяя не более 10 минут планированию, успеть в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга № 5. Автор — Светлана Гончарова: «7 заповедей организованной мамы»

Эта книга подойдет как для мамочек в декрете, так и для женщин, чьи дети более взрослого возраста. Естественно, количество детей в семье удлиняет список дел на день, которые нужно успеть. А значит, должен быть грамотный подход к планированию. В этой суматохе также важно найти время для мужа, и конечно же, для себя любимой. Что и как следует учитывать, на что обратить внимание, если у вас большая и активная семья — это и многое другое вы узнаете из книги«7 заповедей организованной мамы».

Основополагающим принципом продуктивного тайм-менеджмента является комплексное соблюдение всех правил. Уделяйте внимание и находите время для планирования дня, грамотной расстановки приоритетов, формулирования целей. Невозможно удержать все в голове, поэтому доверьте свои мысли и планы ежедневнику. Бумажный это будет формат или электронный – только дело вашего вкуса. В первое время, скорее всего, будет сложно. Но ни в коем случае не останавливайтесь, а продолжайте соблюдать правила. Совсем скоро это войдет в привычку. Не секрет, что многие из известных личностей добились большого успеха и славы именно благодаря правильному управлению своим временем и жизнью. Одним из способов такого управления является тайм-менеджмент. Обязательно пробуйте и убедитесь в этом лично. При этом не бойтесь совершать ошибки.

article_banner.png

Что такое тайм-менеджмент – правила тайм-менеджмента

Если составить рейтинг жалоб среднестатистического городского жителя, то жалоба на недостаток времени наверняка окажется в тройке лидеров (наряду с недовольством здоровьем и пробками на дорогах). Но это не повод опускать руки: в помощь страждущим придуман тайм-менеджмент.

Определение и основные принципы

Из года в год мы пополняем свой арсенал новыми инструментами для экономии времени. Если раньше у нас не было ничего, кроме записанных книжек, то сейчас мы имеем возможность использовать гаджеты и специальные приложения. Но эффективны ли они? Кажется, нет. Время по-прежнему куда-то утекает, и это отрицательно сказывается на нашем настроении и самочувствии.

Психологи утверждают, что с синдромом нехватки времени можно бороться. Правда, придется применить силу воли и немного поработать над собой.

Тайм-менеджмент – это искусство разумного и эффективного управления своим личным временем.

Нужно только осознать, какие задачи в настоящий момент имеют для вас первостепенное значение, а какие можно отложить на потом. Это осознание приходит не сразу, но как только приходит, вы перестаете суетиться и становитесь последовательными в своих желаниях и действиях.

Умение управлять временем – не такой уж сверхъестественный навык. Вы тоже можете его приобрести!

Цель тайм-менеджмента

Некоторые люди наивно полагают, что счастливчики, освоившие тайм-менеджмент, за короткие сроки успевают переделать столько дел, сколько простым смертным и не снилось.

Но в реальности тайм-менеджмент увеличивает не работоспособность, а продуктивность. Изучение техник тайм-менеджмента способствует отказу от «ненужных телодвижений», вследствие чего – о чудо! – появляется свободное время, которое можно использовать по своему усмотрению.

Согласно результатам исследований, тайм-менеджмент позволяет сэкономить целую треть жизни. Впечатляет, правда?

Как правильно организовать свое время

Существуют принципы, о которых необходимо помнить всем, кто хочет эффективно организовать собственное время.

Первым делом следует понять, что время – это ресурс, причем ценный. Не следует тратить его почем зря.

Затем нужно научиться задавать критические вопросы относительно своих задумок. Прежде чем начать заниматься чем-либо, ответьте на следующие вопросы:

  1. 1. «Зачем мне это?» (Вы сразу поймете, является ли это дело действительно важным для вас).
  2. 2. «Почему я?» (Почему не кто-то другой? Может, он сделает это лучше или быстрее? Да и вообще – ваша ли это обязанность?)
  3. 3. «Нужно ли заниматься этим сейчас?» (Вам станет ясно, является ли дело срочным, и вы сможете правильно расставить приоритеты).
  4. 4. «Почему это нужно сделать именно таким образом?» (Вполне вероятно, что вы найдете нестандартный, зато более эффективный способ решения проблемы).

Поймите, что время измеряется событиями, а не часами или годами. Эти величины универсальны, но ваша жизнь состоит не из часов и минут, а из событий, происходящих с вами. Если вы научитесь мыслить таким образом, то будете воспринимать происходящее иначе.

  • Подумайте о том, что для вас важно, а что – нет. Вы наверняка захотите, чтобы ваша жизнь состояла из неслучайных событий, продиктованных осмысленными действиями. Стремитесь к этому: не тратьте время на ерунду.
  • Проанализируйте свой распорядок дня. Фиксируйте время, затраченное на выполнение тех или иных дел. Так вы узнаете, сколько времени вы посвящаете действительно важным вещам, а сколько уходит впустую. Вы удивитесь, узнав, что «зависание» в Интернете или болтовня по телефону «съедают» несколько часов ежедневно!
  • Чтобы достичь результата, поставьте реалистичную цель. Когда вы четко осознаете, что нужно сделать, чтобы добиться желаемого, ваш путь к достижению результата чудесным образом укорачивается. В этом деле на помощь приходят разнообразные методики определения цели – в частности, техника SMART-целей, которая предполагает анализ ваших задумок по нескольким параметрам: конкретности, измеримости, реалистичности, достижимости в рамках заданного срока.
  • Не допускайте беспорядка. Считается, что порядок в вещах и делах невозможен без порядка в голове. Это правда. Но главное – порядок помогает экономить время. Если вы научитесь соблюдать порядок, вам не придется проводить мучительные минуты и даже часы в паническом поиске нужных вещей.
  • Планируйте. Если вы хотите достичь цели, подробно распишите, что вам следует для этого сделать. По мере продвижения вперед вычеркивайте те или иные пункты. Так вы будете точно знать, чего достигли.
  • Не делайте того, что вам противно. Нелюбимая работа способна превратить вашу жизнь в бессмысленную рутину. Так что вы ничего не потеряете, если решитесь на кардинальную смену деятельности. Освоение новой профессии даст вам огромный стимул к развитию.
  • Мотивируйте себя всеми доступными способами. Создайте вокруг себя среду, благоприятную для достижения цели. Распечатайте воодушевляющие картинки, повесьте на холодильник «план абсолютной победы» или что-нибудь в этом роде. Такие напоминания позволят вам оставаться в тонусе, особенно в те дни, когда кажется, что все пропало.
  • Придерживайтесь правил тайм-менеджмента. Остановимся на самых известных.

Правила тайм-менеджмента

Люди сильно отличаются друг от друга по темпераменту и склонностям. Придумывая способы рационального распределения личного времени, они в первую очередь ориентируются на себя. Но есть и универсальные правила тайм-менеджмента, которые, возможно, подойдут и вам.

  1. 1. Оцените все свои начинания с точки зрения важности и срочности. У вас получится четыре категории целей:

    — Важные и неотложные.
    — Неотложные, но не слишком важные.
    — Несрочные, но важные.
    — И не важные, и не срочные (а надо ли вообще тратить время на их достижение?..).

    Как только вы рассортируете цели таким образом, у вас не останется сомнений относительно того, с чего начать.

  2. 2. Принимайте во внимание свои биоритмы. Если вы – «сова», не стройте на утро никаких глобальных планов.
  3. 3. Боритесь с желанием отложить важные дела «на потом». Если вам предстоит пугающе сложная или масштабная работа, нет смысла оттягивать неизбежное: просто начните действовать. Допустим, вам надо написать отчет. Откройте документ и выполните все формальности: придумайте заголовки, задайте размер шрифта, пронумеруйте страницы. После этого документ можно закрыть: продолжать будет уже не так страшно.
  4. 4. Если вам приходится ждать, найдите себе занятие. Допустим, вы едете в поезде или стоите в пробке, ожидаете приема в поликлинике или в пенсионном фонде. Придумайте способ извлечь пользу из ожидания: прослушайте аудиокнигу, перечитайте конспекты, заполните ежедневник, ответьте на электронное письмо или звонок. В общем, где бы вы ни оказались – не сидите без дела!
  5. 5. Используйте «метод ограничения беспокойства», придуманный Д. Карнеги. Заключается он в том, что на принятие не слишком важного решения вы должны потратить ровно столько времени, сколько запланировали. После того, как решение принято, действуйте «по ситуации» или как считаете нужным. Объясним на примере: вы сделали заказ в Интернет-магазине, но в этот же день вам нужно уехать. Менеджер должен утвердить заказ, но он не звонит. Тогда вы решаете: «Если он не позвонит в течение получаса, я отменяю заказ». Так и происходит. После этого вы можете либо попытать счастья в другом магазине, либо начать собираться в дорогу.
  6. 6. Записывайте важную информацию в тетрадь, не используйте для этого стикеры и отдельные листки. В конце концов, эта информация еще может понадобиться и потому нуждается в сохранении. Особо ценные сведения следует перенести в телефон или органайзер. После того, как вы испишете всю тетрадь, ее можно будет без зазрения совести выбросить.
  7. 7. Позаботьтесь о том, чтобы важные документы хранились в порядке. Рассортируйте их по видам и разложите в папки. Пронумеруйте эти папки, наклейте на них ярлыки. Отведите место для их хранения и периодически совершайте ревизию бумаг. Благодаря всем этим мерам вам больше не придется часами искать нужный документ.

Анализируем прошедший день методом «пяти пальцев»

Чтобы ничего не упустить, используйте метод «пяти пальцев»:

  1. 1. Большой (Б) – бодрость, самочувствие. Задайте себе вопрос: сделал ли я что-нибудь для улучшения своего здоровья?
  2. 2. Указательный (У) – услуга, взаимодействие с людьми, оказание помощи. Помогли ли вы чем-нибудь своим близким? Как складываются ваши отношения с сотрудниками?
  3. 3. Средний (С) – состояние. Оцените свое эмоциональное состояние.
  4. 4. Безымянный (Б) – близость к цели. Какие шаги вы предприняли для достижения результата?
  5. 5. Мизинец (М) – мысли, кругозор. Довелось ли вам узнать что-либо ценное? Или, может быть, у вас появилась идея?

Тайм-менеджмент представляет собой целый комплекс методик, направленных на понимание ценности времени и умение им управлять. Начните использовать хотя бы одну, и скоро в вашем распоряжении наверняка окажется пара «лишних» часов!

Тайм- менеджмент. Основные правила тайм- менеджмента

Многие люди особенно в наше время перегружены работой, обязанностями, у некоторых из-за нехватки денег две или даже три работы.

Порой человек не знает, как с этим справиться, чтобы все успеть. Очень часто из-за того, что вы ничего не успеваете у вас начинаются стрессы, плохое настроение, депрессия, у вас ничего не получается и вам все хочется бросить и ничего не делать.

Каждый человек мечтает научиться правильно, распределять свое время, чтобы его на все хватало и чтобы оставалось время на отдых и восстановление сил.

Чтобы вы все успевали, вам надо научиться правильно, планировать день, распределять работу по времени, которое вы запланировали на ту или иную задачу.

Главная цель тайм-менеджмента

Контроль над временем и эффективное управление это главная цель тайм-менеджмента.

Вы должны научиться распределять работу по важности, самую важную работу запланируйте на первую половину дня это самая продуктивное время для работы и вы с легкостью ее выполните, а на вторую половину дня запланируйте работу менее важную и менее срочную.

Заведите ежедневник и записывайте туда все задачи, которые вы запланировали сделать сегодня, проставьте примерное время выполнения, после выполнения задания можно его вычеркнуть из списка задач, так вы будете видеть, сколько вы сделали и сколько вам предстоит сделать.

Таким образом, вы научитесь планировать свою работу и свое время.

Главные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Научитесь планировать

Возьмите себе за правило планировать свой день полностью с самого утра до того времени, пока вы не ляжете спать.

Свой список дел и рабочие задачи вы можете записать в один список и проставить примерное время выполнения. А также можно все ваши дела разделить на два списка, в один записать только рабочие задачи, а в другой записать домашние дела. Таким образом, вы сможете видеть свой список задач и ничего не забудете.

Со списком вы можете контролировать выполнение задач и будете знать, успеваете вы по времени или вам надо поторопиться.

Когда вы приучите себя составлять список дел на каждый день и будете им пользоваться, то вы увидите, как увеличится ваша работоспособность.

Первое время ежедневник может вас раздражать, но потом вы привыкните и будете им постоянно пользоваться, потому что очень удобно видеть всегда под рукой намеченные задачи и время их выполнения.

Правило 2. Научитесь разделять информацию на нужную и ненужную

Многие люди, чтобы найти нужную информацию, изучают большое количество ненужной информации, научитесь читать и просматривать информацию бегло, чтобы вы смогли сэкономить время и найти действительно нужную для вас информацию.

Старайтесь запоминать только важную информацию, которая может вам пригодится, а ненужную сразу отбрасывайте.

Правило 3. Не отвлекайтесь на разные мелочи

Очень часто особенно если ваша работа в офисе, где много людей вы не можете сосредоточиться на работе и полностью посвятить свое рабочее время работе.

Когда работаешь в большом коллективе, то постоянно кто-то отвлекает попить кофе поговорить обсудить прошедшие выходные поговорить о проблемах с детьми и так далее.

Научитесь не отвлекаться по пустякам ответьте в вежливой форме что в данный момент вы не можете пойти выпить чашечку кофе или поговорить по душам но вы обязательно это сделаете после того как закончите свою намеченную работу.

В таком случае человек не обидится он спокойно дождется вас, и вы вместе попьете кофе и поговорите.

Старайтесь не отвлекаться на пустые телефонные звонки, на переписку в контакте.

Правило 4. Научитесь концентрировать внимание

Научитесь концентрировать свое внимание на чем-то одном, не делайте несколько дел одновременно, когда полностью закончите начатое дело, то можете приступать к выполнению следующего дела.

Никогда не начинайте делать новое дело, если не закончите старое.

Правило 5. Научитесь распределять дела по степени важности

Важные и основные дела планируйте в первую очередь на самое продуктивное время работы и на важные дела планируйте большую часть рабочего времени.

На мелкие и не основные дела уделяйте как можно меньше времени, чтобы на основную работу осталось достаточно времени.

Научитесь определять степень важности ваших дел и распределяйте их правильно.

Правило 6. Научитесь прибирать свое рабочее место

Богатые люди, которые ценят свое время, всегда прибирают на своем столе, у них нет ничего лишнего, все документы хранятся на своих местах и чтобы найти нужный документ, им не понадобится много времени.

У несобранных людей постоянно царит хаос на столе и в голове, они никогда не могут сразу найти то, что им нужно пока не переберут весь стол.

Наведите порядок на столе сложите аккуратно документы и канцелярские принадлежности, и вы сами заметите, как приятно вам работать.

Правило 7. Научитесь говорить «нет»

Очень часто попадаются в коллективе люди, которые мешают работать, они ноют и стонут с утра до вечера, они всем и всеми недовольны, держитесь подальше от таких людей и научитесь говорить слово «нет», если они начинают вам мешать работать.

Разговаривать с такими людьми пустая трата времени и сил.

Правило 8. Организуйте свой сон правильно

Надо уметь организовать не только рабочий день, но и время отдыха и сна.

Обратите внимание, сколько часов вы спите, если вы не высыпаетесь, значит, вам надо пересмотреть и увеличить время сна.

Во время хорошего сна человек полностью восстанавливает свои силы и готов к следующему трудовому дню.

Курсы для развития интеллекта

Помимо игр, у нас есть интересные курсы, которые отлично прокачают Ваш мозг и улучшат интеллект, память, мышление, концентрацию внимания:

Деньги и мышление миллионера

Почему бывают проблемы с деньгами? В этом курсе мы подробно ответим на этот вопрос, заглянем вглубь проблемы, рассмотрим наши взаимоотношения с деньгами с психологической, экономической и эмоциональных точек зрения. Из курса Вы узнаете, что нужно делать, чтобы решить все свои финансовые проблемы, начать накапливать деньги и в дальнейшем инвестировать их.


Скорочтение за 30 дней

Вы бы хотели очень быстро прочитывать интересные Вам книги, статьи, рассылки и так далее.? Если Ваш ответ «да», то наш курс поможет Вам развить скорочтение и синхронизировать оба полушария головного мозга.

При синхронизированной, совместной работе обеих полушарий, мозг начинает работать в разы быстрее, что открывает намного больше возможностей. Внимание, концентрация, скорость восприятия усиливаются многократно! Используя техники скорочтения из нашего курса вы сможете убить сразу двух зайцев:

  1. Научиться очень быстро читать
  2. Улучшить внимание и концентрацию, так как при быстром чтении они крайне важны
  3. Прочитывать в день по книге и быстрее заканчивать работу


Ускоряем устный счет, НЕ ментальная арифметика

Секретные и популярные приемы и лайфхаки, подойдет даже ребенку. Из курса вы не просто узнаете десятки приемов для упрощенного и быстрого умножения, сложения, умножения, деления, высчитывания процентов, но и отработаете их в специальных заданиях и развивающих играх! Устный счет тоже требует много внимания и концентрации, которые активно тренируются при решении интересных задач.


Секреты фитнеса мозга, тренируем память, внимание, мышление, счет

Если вы хотите разогнать свой мозг, улучшить его работу, подкачать память, внимание, концентрацию, развить больше креативности, выполнять увлекательные упражнения, тренироваться в игровой форме и решать интересные задачки, тогда записывайтесь! 30 дней мощного фитнеса мозга Вам гарантированы:)


Супер-память за 30 дней

Как только запишитесь на этот курс — для Вас начнется мощный 30-дневный тренинг развития супер-памяти и прокачки мозга.

В течение 30 дней после подписки Вы будете получать интересные упражнения и развивающие игры на свою почту, которые сможете применять в своей жизни.

Мы будем учиться запоминать все, что может потребоваться в работе или личной жизни: учиться запоминать тексты, последовательности слов, цифр, изображения, события, которые произошли в течение дня, недели, месяца и даже карты дорог.


Как улучшить память и развить внимание

Бесплатное практическое занятие от advance.


Заключение

Учитесь планировать свой рабочий день, следите за выполнением всех задач, не отвлекайтесь по мелочам и не забывайте об отдыхе. Желаем вам удачи.

Тайм-менеджмент: шесть золотых правил, которые работают

Дмитрий Волошин – о том, как эффективно управлять личным и рабочим временем

IT-инструменты, которые использует Дмитрий Волошин

Одна из проблем современного предпринимателя – высокий темп жизни, который провоцирует стрессы и проблемы в работе и личной жизни. Снизить остроту проблемы можно за счёт качественного планирования, основа которого — тайм-менеджмент. Сооснователь и технический директор международного маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал в своей авторской колонке о шести принципах тайм-менеджмента, которые помогают ему быть продуктивным.

Досье

Дмитрий Волошин, предприниматель из Киева, сооснователь и СТО международного маркетплейса для поиска репетиторов Preply.com. Образование: Киевский национальный университет им. Тараса Шевченко. У Preply три совладельца: Дмитрий Волошин, Кирилл Бигай и Сергей Лукьянов; проект запущен в 2012 году. На данный момент на сервисе зарегистрировано свыше 25000 репетиторов и порядка 80000 учеников по всему миру.

  

Планируйте всё — день, месяц, год

Для успешного ведения бизнеса и простого ощущения счастья в жизни необходимо уметь планировать как рабочее, так и личное время. Планы полезно строить долгосрочные и краткосрочные — на день, неделю, месяц, квартал, год, пять, десять лет.

К примеру, в начале рабочей недели стоит потратить полчаса на то, чтобы тщательно продумать всё, к чему вы стремитесь на данном этапе, каких мини-целей хотите достичь до выходных. Ежедневные задачи лучше планировать «с вечера на утро». При этом необходимо максимально конкретизировать задания: представьте желаемый результат и в чётких формулировках запишите в ежедневник или электронный календарь.

Взять на себя заботу о графике помогут современные сервисы и приложения для разных платформ. В зависимости от характеристик гаджетов и личных пожеланий, можно рассмотреть Business Calendar, Todoist, Homeslice, Shifts, Fantastical 2, Pick, Sunrise, Timeful, Hours, Float, Clara. Главное — выбрать тот, с которым будет удобно работать. Для планирования комфортной командной работы над проектом можно использовать Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab.

Изучите свои «биоритмы»

Разные задачи требуют разных подходов, а значит — и своего определённого времени. Не стоит оглядываться на тех, кто говорит, будто «пашет» дни напролёт и не чувствует утомления. Это либо неправда, либо актуально только для очень короткого периода. У каждого человека есть наиболее продуктивные часы и часы пассивности, когда организм восстанавливается. Эти периоды формируются на стыке эволюционных, социальных, индивидуальных психологических факторов.

Понаблюдайте за собой, найдите свой пик активности — и старайтесь именно в это время работать над самыми важными проектами. Таким образом, за относительно короткий промежуток времени можно сделать гораздо больше. Через какое-то время «биологический» график войдёт в привычку, и придерживаться его станет проще.

Запланируйте перерывы — и больше не отвлекайтесь

Если хотите преуспеть в выполнении поставленных перед собой задач, научитесь не отвлекаться по мелочам и концентрироваться на рабочем процессе. «Перекуры», выходы «на кофе», социальные сети, бесконечная проверка почты, переписка с коллегами ни о чём – всё это отвлекающие факторы.

Запланируйте на день несколько необходимых перерывов, во время которых можно будет отвлечься, выпить кофе, перекусить, беседуя с другими членами команды. Пусть даже они будут немного дольше, но по количеству их будет меньше: 10-15 минут вместо пяти. Чем меньше количество перерывов, тем меньше будет потрачено времени на «раскачку» и возвращение к рабочему процессу.

Чтобы экономить рабочее время и лучше концентрироваться на делах, советую отключить звук уведомлений в социальных сетях, телефоне и почте. Достаточно проверять их несколько раз день.

Учитесь говорить «нет» и делегировать

В процессе работы нередко возникают соблазны отвлечься на какое-то срочное дело, а запланированные задачи перенести на следующий день, доделать «завтра утром». Делать этого категорически нельзя. «Срочное» не всегда значит «важное».

Необходимо научиться говорить «нет» тем задачам и людям, которых нет в графике. Поначалу это может показаться весьма некомфортным, однако позже станет ясно, что сегодняшнее «нет» может стать завтрашним «да». При этом вы будете следовать своему графику и оставаться в тонусе.

Ещё одним важным качеством любого руководителя является умение правильно распределить свои силы. Чтобы браться за новые задачи, нужно отказаться от части старых. Это становится испытанием для многих. Учитесь делегировать задания другим людям, чтобы направлять собственную энергию лишь на самые важные задачи. Время фаундера или топ-менеджера — один из важнейших ресурсов в бизнесе. Тратить его на лёгкие рутинные дела — преступление по отношению к собственному делу и ко всей команде.

Анализируйте прошлый опыт

При выборе инструмента для планирования важно, чтобы задачи не исчезали из списка после выполнения. В таком случае можно будет проанализировать количество выполненных заданий в прошедшем периоде и сделать выводы на будущее. Правильные выводы помогут лучше управлять временем и развиваться в дальнейшем.

Например, в конце рабочей недели можно отвести полчаса на то, чтобы «пробежать» по своему графику, планировщику. Взвесьте соотношение того, что вы планировали, и того, что реально сделано. Если всё совпало на 100% — вы на правильном пути. Если же есть разбежности, нужно продумать, как это исправить, чтобы на следующей неделе подобных «ляпов» не допускать.

Управляйте личным временем так же, как рабочим

Главное правило тайм-менеджмента — не забывать об отдыхе и личном времени. Отдых — вещь индивидуальная. Одним достаточно соблюдать режим дня (ложиться не поздно, вставать рано), другие жизни не представляют без спорта, третьи — без прогулок и путешествий, а четвёртым куда комфортнее будет просто полежать на диване перед сном с хорошей книгой в руках.

В любом случае, планировать личное время просто необходимо. Тайм-менеджмент — это не о том, как успеть всё на свете. Это о том, как успеть самое важное — и при этом наслаждаться жизнью.

Никто не способен работать как робот, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Полноценный отдых — обязательное условие плодотворной и продуктивной работы, так что его тоже нужно планировать и организовывать. Если вы трудоголик, попробуйте отнестись к отдыху как к добыче ресурса: нужно потратить время, но без этого работа скоро остановится.

И, конечно же, не забывайте о семье и друзьях. Человеческое общение бывает порой лучшим лекарством от усталости, депрессии и неудач.

P.S.

Соблюдая эти несложные правила тайм-менеджмента, можно обеспечить себе успех — как в бизнесе, так и в личной жизни. Планируйте здраво, работайте плодотворно, анализируйте детально, общайтесь активно — и вам не будет равных.


Читайте также:

Чем для бизнеса полезна прокрастинация.
Всё пойдёт по плану: как составить идеальный список задач.
Что такое TimeFlip и как заработать на желании людей управлять своим временем.
biz360   

23 августа 2017