Недостатки тайм менеджмента – Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

Содержание

Недостатки методов тайм-менеджмента

Автор: Инна Иголкина

Тайм-менеджмент сейчас очень популярен и многие компании тратят большие деньги, пытаясь обучить ему своих сотрудников, чтобы те за меньшее время успевали делать все больше и больше. Это вызвано общим возрастанием темпа жизни и работы. Тем не менее, стопроцентной гарантии успеха только тайм-менеджмент (без построения системы работы компании в целом и системы мотивации) дать не может по двум основным причинам. Первая – а потому что каждый из существующих методов наряду со своими преимуществами имеет и серьезные недостатки, о которых даже специалисты задумываются нечасто. Вторая – управлять своим собственным временем может прежде всего сам человек, и, если он не захочет – ничего не получится, какой бы совершенной ни была вся система в целом. В чем же заключаются минусы так популярного сегодня направления менеджмента?

Тайм-менеджмент делится на два основных направления: личный и корпоративный. Поскольку корпоративный тайм-менеджмент пока еще до конца не разработан как в нашей стране, так и за рубежом (имеются отдельные системы, такие как Кайзден, где снижение издержек происходит за счет экономии любых ресурсов, в том числе и времени), в данной статье мы остановимся прежде всего на системах управления собственным временем, которым посвящены практически все имеющиеся на сегодняшний день книги по данному направлению менеджмента.

Виды тайм-менеджмента по Стивену Кови:

Согласно книге Стивена Кови «Главное время – главным вещам» подходы к управлению временем можно разделить на четыре поколения:

*    Первое поколение сосредоточено на памятках и списках.
*    Второе поколение – на планировании и подготовке.
*    Третье поколение – на планировании, расстановке приоритетов и контроле.
*    Четвертое поколение – основанное на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

Несмотря на то, что Стивен Кови считал первые три поколения уже отжившими свой век, однако они живы и поныне – их вовсю используют как в тренингах, так и в консалтинге. Многие люди упорно хотят верить в то, что где-то существует, например, идеальный органайзер, компьютерная программа, методика. Стоит только найти их и приобрести – и вот она, волшебная пилюля, решающая все проблемы. Обычно люди очень расстраиваются, узнав, что этого средства не существует, но через некоторое время возобновляют свои поиски.

1. Записывание планов

До сих пор на рынке бизнес-тренингов и в книжных магазинах можно найти материалы, сосредоточенные в основном на том, как записывать свои дела в ежедневники как навести порядок, например, на рабочем столе. За умеренную плату людям предлагают очередное «чудодейственное» средство, способное наконец-то организовать их жизнь. Однако… чаще всего чудо, увы, не наступает. Outlook, безусловно, помогает справиться с некоторыми проблемами, особенно, если его использовать в корпоративном формате, когда любой сотрудник может дистанционно познакомиться с расписанием его коллег (при условии, что это разрешено внутрикорпоративными правилами). Современные средства связи помогают совмещать расписания разных людей дистанционно (достаточно просто выйти в Интернет). Все это очень удобно. Однако не решает проблему. Если человек планирует больше, чем может сделать, то рано или поздно система начинает «давать сбои».

Еще хуже обстоят дела со специальными бумажными ежедневниками. Купив дорогой солидный аксессуар в обложке из натуральной кожи, люди обычно оставляют его на полке, потому что носить постоянно с собой вещь весом в два килограмма практически нереально.

Гораздо практичнее купить обычный ежедневник (если вы не пользуетесь электронными средствами) в самом обыкновенном канцелярском магазине, чтобы он максимально соответствовал вашим потребностям.

Решение проблемы, как мне представляется, не просто в записывании планов и попытке впоследствии «сделать всё», а в том, чтобы изменился сам подход человека к планированию, при котором он не просто делает то, что «подвернется», а сознательно создает систему собственной работы, ежедневно отсекая какие-то дела или передавая их на исполнение другим людям.

2. Поведенческое направление

Книги и тренинги, сосредоточенные на улучшение поведенческих навыков, полны советами вроде «126 способов борьбы с телефоном» и т.д. Безусловно, освоение ряда навыков, таких как слепая десятипальцевая машинопись, владение иностранным языком, скорочтение, курсы по усилению способностей к запоминанию и рисование ментальных карт, очень полезно. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.

На новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач в современном офисе стремительно растает, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить.

Рекомендация по данному направлению планирования – не просто предвидеть, что надо сделать и улучшать свои навыки, но и уметь жестко отсекать лишнее, не пытаясь до бесконечности работать над силой воли (это чревато возникновением синдрома профессионального выгорания).

3. Создание системы шагов (стратегии)

Этот метод тайм-менеджмента нацелен на обретение контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Действительно, от применения этого метода может быть получен некоторый положительный эффект – человек перестает понапрасну беспокоиться и его эффективность (а также удовлетворенность жизнью) несколько повышается. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.

Рекомендации – не становитесь рабом какой-либо одной системы, особенно пожизненно. Время от времени полезно пересматривать свои отношения со временем и вносить новые методы, постоянно совершенствуя свою систему.

4. Работа с осознанием уникальности своей личности.

Если судить с точки зрения пирамиды Маслоу, выше всего забрались те специалисты, которые говорят не просто о том, что окружает человека, или что человек делает в этом привычном для него окружении, чтобы удовлетворить свои базовые потребности, а о жизненных ролях, которые он выполняет, о Предназначении, о Самореализации. Если человек, к примеру, стремится стать писателем, сколько бы бухгалтерских отчетов он ни написал, вряд ли это как-то приблизит его к осуществлению своей мечты. Большинство руководителей крупных организаций занимаются предвидением будущего, т.е. стратегическим планированием. Этот навык может быть полезен не только генеральным директорам, маркетологам, специалистам, но и абсолютно каждому человеку. Однако одним предвидением сыт не будешь – планы надо еще и реализовывать.

Рекомендация – время от времени задумывайтесь о себе. О том, как вы сами к себе относитесь, как относятся к вам другие люди, насколько вы довольны этим. Любой человек играет в жизни различные социальные роли. У одних людей набор этих ролей скуден, и с точки зрения социума положение этих ролей может быть не очень высоким. Другие люди ставят себе время от времени высокие цели и периодически их достигают, что требует развития в себе разных сторон личности (социальных ролей).

5. Куда движется современный тайм-менеджмент

Потребность в повышении эффективности работы с каждым годом увеличивается, и постепенно появляются методы, являющиеся не просто комбинацией старых, уже известных способов управления временем, а прорывом в будущее.

Стремление к повышению эффективности привело к тому, что в большинстве современных организаций принят примерно один и тот же регламент работы сотрудников. Иногда принятые компанией стандарты доходят до абсурда. Например, сотрудник должен каждые полчаса прикладывать свой палец к специальному датчику – таким образом, программа контролирует присутствие человека на работе. Однако узнать, чем именно занят в это время сотрудник, и заинтересован ли он в выполни своих обязанностях, датчик не способен. Вот еще один метод: специальная программа отслеживает и отображает все, что происходит у сотрудника на экране его компьютера.

Использование подобных методов говорит скорее о желании руководства компании тотально контролировать подчиненных, а также об отсутствии доверия, мотивации и контроля за результатами их работы, чем об истинном повышении эффективности.

6. Обратное планирование

Многие успехи современной науки и техники начинались с того, что кто-то формулировал конечный результат, который необходимо было достичь: первым высадить человека на Луну, создать компактное средство для хранения данных, обыграть чемпиона мира по шахматам и т.д. Исходя из поставленной цели, планировался ряд промежуточных задач, затем осуществлялся первый шаг и при необходимости вносились коррективы в предыдущие планы.

Сейчас очень часто попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать пошагово достижение цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем эта цель будет достигнута. В бизнесе это обозначает поражение, т.к. если уже есть одна разработка, завоевавшая рынок, вторая, аналогичная, может стать уже невостребованной.

7. Комбинация приемов тайм-менеджмента

Поскольку идеальных методов управления временем, которые по пунктам описывали бы, что конкретно надо делать, и при этом подходили бы всем и каждому, увы, пока не существует, можно найти для себя выход, комбинируя части различных методов. Это годится как для тех, кто хочет управлять своим собственным временем, так и для тех, кто по долгу службы организует время своих подчиненных.

Управление временем – это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому – это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» — в стратегических целях – уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат.

Умение экономить время на мелочах (как в японской системе Кайзден – не делать лишних движений, не тратить время и силы, экономить все, что может быть сэкономлено) дает весьма ощутимую выгоду, если оценивать результат глобально. Умение предвидеть результаты работы в целом (стратегическое планирование) дает возможность избавляться от малоэффективной работы: например, отдавать ее на аутсорсинг, автоматизировать, нанимать низкоквалифицированный персонал, вывозить производство в регионы с дешевой рабочей силой и т.д.

Получается, что идеального способа, как извлечь больше выгоды из времени, которым мы располагаем, увы, пока нет. Есть только конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно увеличивать свою эффективность. Потом проходит некоторое время… и процесс надо повторять, т.к. ситуация вокруг нас постепенно меняется, а требования растут непрерывно. Поэтому при имеющихся методиках, каждый человек или  компания должны выбрать свое, наиболее оптимальное, направление дальнейшего совершенствования и идти по нему.

Обзор популярных авторских систем тайм менеджмента – 9psy.ru

На сегодняшний день разработаны сотни авторских методик управления временем, настолько эта тема популярна и востребована. Предлагаем вашему вниманию краткий обзор самых популярных систем российских и западных авторов. Советы, техники и способы управления главным капиталом своей жизни, которым и является время, позволят организовать свою жизнь так, чтобы достигнуть максимальной эффективности в работе, найти время для отдыха и любимого хобби.

Содержание статьи

Брайан Трейси и его «Сила времени»

Система тактического тайм-менеджмента от Брайана Трейси основана на практических рекомендациях по эффективному использованию времени.

Автор учит читателей формулировать конечные цели, работать на результат, избегать занятий, крадущих время. Большое значение Брайан Трейси уделяет самодисциплине.

Эта система подойдет тем, кто ищет практические способы, как преодолеть собственную лень, вечное желание отложить важные дела в долгий ящик. Автор дает советы о том, как выявить поглотители времени и бороться с ними.

Положительные стороны системы в ее простоте и доступности. Она подойдет как менеджеру среднего звена, так и домохозяйке. Минус в том, что предназначена она, скорее, новичкам, только осваивающим азы науки управления временем. «Гуру», которым основные постулаты уже знакомы, не найдут здесь для себя ничего нового.

Глеб Архангельский и система «Тайм-драйв».

Глеб Архангельский один из самых известных российских специалистов в области тайм-менеджмента. Его книга «Корпоративный тайм-менеджмент» стала бестселлером. Суть методики Архангельского заключается в постепенном внедрении изменений в нашу жизнь. Автор предлагает формировать положительные привычки изо дня в день, регулярно вводя в действие один из принципов.

Сформулируем коротко практические советы из системы Архангельского:

  • «Начните утро с поедания лягушек». Под этим понимаются дела неприятные, которые больше всего хочется отложить на потом;
  • «Нарезайте слона на бифштексы». Большое дело, которое невозможно закончить быстро, нужно разделить на несколько этапов и завершить постепенно. Как гласит русская пословица: «Глаза бояться, а руки делают»;
  • «Выполняйте дела поэтапно». Продвигаться к долгосрочной цели можно постепенно, но ежедневно нужно делать хотя бы один шаг в нужном направлении;
  • «Зона влияния должна постоянно расширяться». Любому бизнесмену известна простая истина: если дело не развивается, оно умирает. Как только проект в какой либо сфере реализуется до конца, нужно приступать к планированию нового дела, но уже в другой области.;
  • «Анализ деятельности увеличивает ее эффективность». Проводить подробный «разбор полетов» Архангельский рекомендует как можно чаще. Анализ деятельности и своих способностей позволяет понять, какие факторы отвлекают от эффективной работы, что из дел лучше сделать самому, а какие можно перепоручить помощникам.

Система имеет множество плюсов. Она проста, понятна и легко трансформируется под индивидуальные запросы каждого. «Влиться» в нее проще психологически, поскольку изменения внедряются поэтапно. Но система предназначена для ограниченного круга лиц, поскольку освещает только вопросы организации рабочего времени менеджера.

Экстремальная система Мрочковского

Суть «управления временем» по Мрочковскому в том, чтобы организовать не только свой рабочий день, но и всю жизнь подчинить определенному распорядку. Автор предлагает начинать день с физических упражнений. Полностью отказаться от алкоголя и никотина, причем сделать это не постепенно, а сразу и без лишних раздумий. Все это, по мнению Мрочковского позволит поддерживать энергетическую систему человека в хорошем тонусе. Таким же радикальным методом автор предлагает избавиться от телевизора, просто отказаться от него насовсем.

Организовать работу Мрочковский предлагает следующим образом. Для начала все дела, которые нужно сделать в ближайшем будущем, переносятся на бумагу. Записать можно все, от несовершенных звонков, до поездки на отдых. Получится должно минимум 50 пунктов. Больше можно написать, меньше — нет. Далее автор предлагает покончить с незавершенными мелкими делами, которые, по его мнению «крадут» нашу энергию. Звонки, письма, недоделанная работа по дому — любое дело, которое не занимает больше 15-20 минут должно быть завершено в ближайшее время. Оставшиеся дела сортируются по срокам их исполнения на быстрые, средние и длительные («слоны»).

Следующее, что нужно сделать, завести журнал успеха, где все достижения будут отмечены. Каждый день, вечером, автор предлагает подводить итоги, записывая завершенные дела. Большие проекты закончить за один день невозможно, поэтому здесь отмечаются «пошаговые» достижения. Мрочковский предлагает не составлять подробный план на день, ведь предусмотреть все невозможно. Однако, тем, кто привык расписывать все по минутам, нет смысла от этого отказываться.

Большие дела, так называемые «слоны» выполняются поэтапно, на это отводится определенный период времени. Но начинать работу лучше с мелких дел, которые не занимают много времени. Для более продуктивной работы в течение дня Мрочковский предлагает чередовать фазы интенсивного труда и короткого отдыха, заключающегося в смене вида активности. Проще говоря, каждые час-два нужно делать физкультурную паузу продолжительностью 10 минут. Чтобы развить умение максимально концентрироваться на работе, автор рекомендует освоить медитативные практики.

В своей системе Мрочковский не предлагает сразу расписывать концепцию всей жизни, поэтому она прекрасно подойдет школьникам, студентам, молодым активным людям. Объединение в одной концепции двух составляющих ограничивает круг тех, кому данная система действительно может подойти.

«Жесткий тайм-менеджмент» от Дэна Кеннеди

Практическая система управления времени от Дэна Кеннеди представлена всего десятью простыми правилами, использование которых позволит улучшить качество жизни, найти время не только для работы, но и для личной жизни.

  1. «Приручение телефона» — ненужные звонки отрывают от дел и крадут время. Но отвечать всем совершенно нет необходимости. Телефон можно просто выключить на время работы, ответив на нужные звонки позже.
  2. «Сведите деловые встречи к минимуму»  — совещания и переговоры это непродуктивная трата времени, чем меньше их будет тем лучше.
  3. «Всегда и везде приходите вовремя» — уважение к чужому времени дает право требовать того же от других людей.
  4. «Составляйте списки дел» —  удержать в голове все дела невозможно, да и необходимости в этом нет. Свободный от ненужной информации, мозг можно занять более продуктивной деятельностью.
  5. «Личная эффективность» — иначе этот принцип звучит как: «все, что вы делаете, вы делаете ради достижения цели».
  6. «Ведите каталог событий» —  записывайте важные встречи и значимые события на три месяца вперед.
  7. «Бронируйте время для важных дел» —  зная заранее, какие события предстоят в ближайшее время, не сложно распределить их не только по дням, но даже по часам.
  8. «Распишите день по минутам» —  любая работа делается быстрее, если она ограничена во времени, к тому же меньше будет соблазна заняться пустяками.
  9. «Займите мусорное время чем-то полезным» —  долгое ожидание или стояние в автомобильной пробке легко провести с пользой, если занять его мелкими делами, которые ждут своего часа давно. За это время можно просмотреть почту, ответить на звонки, прослушать аудио тренинг или освежить знания английского.
  10. «Держитесь подальше от толпы»  — приехать в супермаркет в пятницу вечером, значит стопроцентно провести в очереди к кассе лишнее время, потому что в это время все покупают продукты.

Понятный и эффективный подход к планированию времени подходит для всех без исключения. Но автор методики, увы, не придумал ничего нового, просто объединил большинство уже известных принципов тайм-менеджмента.

При всем многообразии вариантов, ни одна система управления временем не является идеальной. В любом случае, каждый из нас вносит свои коррективы, создавая собственную методику, адаптированную к личным жизненным приоритетам и ценностям.

11 ошибок тайм-менеджмента, которые совершают успешные люди, и способы их исправления

  • Кажется, будто времени на то, чтобы закончить всё необходимое, попросту нет.
  • Многие люди обращаются за помощью к определённым техникам тайм-менеджмента, но некоторые из них лишь усугубляют проблему отсутствия времени.
  • Вот несколько ловушек тайм-менеджмента, в которые вы можете попасться, а заодно способы их избежать.

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

  • Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
  • Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
  • Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
  • Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.

Тайм-менеджмент: плюсы и идиотизмы

Дата публикации .

«Каждое утро съедай лягушку» (испанская поговорка)

Я всегда любила все записывать, составляла списочки дел на день, как только научилась писать. До сих пор мои родители с улыбкой вспоминают вывешенные на обоях булавками списки «встать, почистить зубы, позавтракать и т.д.». Не знала я тогда, что это и были зародыши, первые семена, того самого, так популярного сейчас слова «тайм-менеджмент». Позже, в школе, прототипом своего сегодняшнего бесценного ежедневника, я считаю обычный школьный дневник. И даже на своей первой работе, приучаемая опытным руководителем «все записывать и не держать в голове разный мусор», даже тогда, я не знала, что все это получит потом такое модное название и выльется в целую науку управления самым бесценным, что есть у человека сейчас — управлением временем.

Когда слово «тайм-менеджмент» появилось в нашей жизни, я, первые 10 лет, была полностью уверена, что освоила эту науку и знаю об этом все! Не тут то было… Учеба, работа, несколько проектов, домашние дела, двое детей — и всё, моих знаний не хватило, опыт планирования не помогал, жизнь быстро превратилась в сплошной кошмар, в котором слова «ничего не успеваю, вот бы поспать, хочу отдохнуть» стали главными и постоянными спутниками. Как человек, привыкший учиться новому, я начала судорожно искать теорию, читала книги, изучала сайты, чувствуя, что рядом живут люди, которые владеют бесценным знанием «все успеть и быть спокойным и довольным». Я пробовала и подстраивала под себя десятки разных систем, способов, теорий, практических тренингов и советов. Результат — первые недели вроде лучше, а потом все по старому. В какой-то момент я отчаялась и уже просто хотела «все бросить», ну значит не дано мне… тем более, что все вокруг как мантру твердили мне «да ты и так много успеваешь, мы меньше, не переживай». Но, как часто со мной бывает, именно в этот момент выходит статья замечательного человека и моей хорошей знакомой Елены Белле «Мой любимый канбан». Не буду говорить, что она была для меня откровением, нет, но она была прямо к месту, ко времени. На этом этапе моей жизни, мне не хватало именно этих советов и примеров, чтобы поверить, что и у меня все таки все получится и что и «я смогу!». tm3

Отбросив сомнения, я пересмотрела планы в своем ежедневнике за последние недели и четко поняла в чем мои ошибки, увидела пути, по которым могу двигаться вперед. 

Я не говорю, что открою вам сейчас истину или что-то супер новое, не ждите от меня универсальных рецептов, я лишь расскажу основное, чему я следую сейчас. Итог — мне стало проще жить, я вечером не вздыхаю, смотря на незачеркнутые дела, а радуюсь, что опять все сделала и что у меня еще есть силы и сремя на личные хотелки. 

Так какие же были мои ошибки планирования:

  • слишком большое количество дел в день (в стремлении ничего не забыть, я пыталась впихнуть все дела в один день, свято веря «а вдруг как-то успею, само сделается и т.д.»). Это вело к тому, что список из одних и тех же дел кочевал из одной недели в другую практически не уменьшаясь, а только обрастая новыми и новыми пунктами.
  • нежелание делать неприятные и сложные вещи в начале (как любой человек, я оберегала свою зону комфорта, быстро расправляясь с массой мелких и простых задач, оставляя неприятное и сложное «на потом»). Собственно понятно к чему это вело — большое и важное оставалось не сделано, время заканчивалось. 
  • смешивание сфер и задач (в моем списке на день можно было увидеть и «приготовить мясо» и рядом «добавить блогера на сайт»). Это приводило к тому, что я просто не видела, что и когда мне нужно делать, забывала про мясо и потом мчалась ставить его в духовку в жуткой спешке.
  • полное отсутствие свободного времени или времени на семью (да, так как запись в списке дел «провести время с семьей» для меня равна полному идиотизму, то и время на это я не выделяла). Это привело к полному отсутствию жизни как таковой, т.е. все что я делала, я делала по своему списку, а остальное — запланировано не было. 

Что за системы мне помогли:

Проанализировав много всего, я в итоге приняла для себя симбиоз системы Канбан, Trello и еще нескольких полезных ресурсов, например, «Успевать с детьми». Только в чистом виде ни одна из систем мне не подошла. Пришлось создать из них что-то свое, выбрав наиболее ценное для себя!

Как я сейчас действую, как все планирую: 

  • я создала список глобальных задач на долгосрочную перспективу, в моем случае на 3-6 месяцев
  • я разбила большие дела, типа «создать раздел Туризм» на мелкие подзадачи, пункты, вплоть до «попросить дизайнера положить логотип на прозрачный фон» и спокойно раскидала эти мелкие задачи по своему ежедневному расписанию
  • я ставлю реальные задачи на день — я больше не записываю себе «а вдруг успею и это», нет, я планирую день исходя из реальности и всегда вычитаю одно дело после того как уже все запланировала
  • я решаю не более, но и не менее одного важного и сл

Тайм-менеджмент для женщин — hqbusiness.ru

Разделение тайм-менеджмента на женский и мужской обусловлено как различиями в психологии и характере мышления, так и в предназначении мужчины и женщины. Если мужчина, как правило, планирует только свое рабочее время, то женщине приходится расширять этот период на утренние и вечерние часы. Количество выполняемых женщиной разнородных задач настолько велико, что грамотно составленный план действий становится жизненной необходимостью.

Плюсы и минусы тайм-менеджмента

Конечно, жить по расписанию выгодно и удобно – это с одной стороны. С другой, такая жизнь полна неприятных моментов, связанных с невыполнением намеченных планов. Давайте попробуем разобраться, что положительного и отрицательного привносит в жизнь женщины тайм-менеджмент.

Сначала о минусах. Составить хороший и большой план несложно, но неизменным спутником жизни при этом становится стресс – вы начинаете бояться не выполнить намеченного и расстраиваетесь, когда что-то из запланированного идет не так. Избежать этого можно только одним способом – использовать принципы эффективного планирования.

Еще один минус – это рутина. Постепенно план приедается и становится перечнем нудных и неинтересных мероприятий, особенно это «напрягает» людей творческих профессий. Здесь уже придется выбирать – либо планировать и все успевать, либо…

Теперь о плюсах. Планируя мероприятия, женщина начинает чувствовать себя уверенней, больше успевать, у нее появляется время на отдых, общение и развлечения. Эффективный тайм-менеджмент не дает женщине возможности тратить время впустую, забыть о срочных поручениях и делах. А грамотно составленный и выполненный план приносит еще и моральное удовлетворение. Это уже немало.

Эффективное планирование

Самое главное, что позволяет осуществить тайм-менеджмент для женщин, – сэкономить время. Традиционно считается, что главная обязанность женщины – домашнее хозяйство. Возможно, это и правильно. Но заниматься домашним хозяйством не означает, что необходимо делать все самой.

Сейчас уже нет такого жесткого разграничения между мужскими и женскими делами, так что любая женщина может позволить себе делегировать часть своих полномочий мужчине. А все остальное спланировать таким образом, чтобы оставалось время на отдых и развлечения.

Для того чтобы ваш план был эффективным, женский тайм-менеджмент должен быть организован с учетом трех основных положений:

  1. Не загоняйте себя в угол, не планируйте много мероприятий на один день. Сделать все и сразу не получится, а, сорвав собственные планы, вы будете чувствовать себя некомфортно.
  2. Отражайте в своем плане только главные задачи. Женская психика устроена так, что на мелочи вы отвлечетесь без всякого плана.
  3. Предусматривайте запасной вариант действий. Особенно это важно, когда выполнение какого-либо из пунктов зависит не только от вас, а еще от кого-то.

Техника тайм-менеджмента

Для составления грамотного плана нам потребуется несколько листов бумаги, ручка и цветные карандаши.

  1. Перечислите на листе бумаги абсолютно все задачи и дела, которыми вы заняты в повседневной жизни, разбейте их по группам (работа, здоровье, семья и т. д.) и выделите цветом.
  2. Внимательно прочитайте то, что у вас получилось, и сопоставьте это со своими внутренними ценностями. Если есть пункты, которые явно в них не вписываются, то подумайте – может их стоит совсем удалить из этого списка.
  3. Расставьте приоритеты и распределите дела по периодичности выполнения.
  4. Отделите наиболее важные и крупные из них и сформулируйте для них подзадачи.

Имея все эти данные, вы легко составите эффективный и обоснованный план на любой период, начиная с одного дня и до года.

Практические рекомендации

Это теория, но как все успеть на практике. Наверняка вы слышали эти советы от своих мам и бабушек. Только успешно забыли. Например, о том, что одежду и обувь на следующий день лучше подготовить с вечера. Утро не самое удобное время для неприятных неожиданностей вроде обнаружения сбитой набойки на любимых туфлях или висящей на одной ниточке пуговицы на блузке.

Тщательно просчитайте свои действия в утренние часы. К сожалению, большинство из нас живет не в особняках, а в достаточно тесных квартирах с одной ванной. Так что придется планировать утренние дела с учетом интересов всех членов семьи. Бессмысленно пытаться нанести правильный макияж в то время, когда ванная требуется вашим домочадцам. Кстати, о макияже. Рассортируйте свой косметический арсенал: отложите отдельно то, что вы используете ежедневно, 5-10 минут утреннего времени будет сэкономлено.

Наведите порядок в своем «мобильном офисе» – дамской сумочке. Примените принцип «необходимой достаточности» на практике. Если предмет, находящийся в ней, ни разу не пригодился за десять дней – значит, он там и не нужен. Женщине часто приходится перекладывать весь набор из одной сумки в другую. Согласитесь, что чем он меньше, тем легче и быстрее произвести все необходимые манипуляции да и необходимую вещь найти проще.

Таких советов существует бесчисленное множество. Необходимо только трансформировать их «под себя» и сделать постоянным правилом. А следуя этим правилам и живя по плану, вы навсегда избавите свою жизнь от постоянного цейтнота.

Специально для hqbusiness.ru Trantor

7 главных ошибок тайм-менеджемнта | Блог 4brain

7 главных ошибок тайм-менеджемнта

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:7 главных ошибок тайм-менеджемнтаПорядок выполнения дел будет следующим:

  1. Важные и срочные.
  2. Не важные и срочные.
  3. Важные и не срочные.
  4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

  • Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
  • Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
  • Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
  • Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
  • В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
  • Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
  • Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!