Как ставить перед собой задачи – Как правильно ставить задачи, чтобы сотрудники их выполняли — СКБ Контур

Содержание

Как ставить перед собой задачи

Вы задумывались над тем, как ставить перед собой задачи? Почему от того как они сформированы зависит, будут они выполнены или нет? Есть много техник постановки задач и инструментов для их выполнения, но мало кто рассказывает о том как правильная формулировка повлияет на ее выполнение. В этой статье мы узнаем какое влияние оказывают на мозг правильно поставленные задачи.

Предлагаю разобрать на примере одного из участников тренинга результативное мышление, ее зовут Алла. Так вот, во время тренинга Алла поставила себе задачу на ближайшие 11 дней и сформулировала ее так: Приведение своего тела в тонус — здоровое питание, регулярный фитнес, физически активный образ жизни.

При правильной постановке задачи мы отправляем мозгу сигнал и инструкцию для действий. В формулировке Аллы есть сигнал, но нет инструкции. В ее задаче полностью отсутствует конкретика. Мозг как бы принял его, но дальнейших действий не будет, так как он просто не знает что нужно делать. На следующий день вы будете делать все что делали до постановки цели и ничего нового. 

Нашему мозгу необходима конкретика. 

Представьте, что вы идете на встречу с деловым партнером: чтобы заключить с ним сделку, у вас есть четкая цель. Вы знаете, что хотите получить от будущего партнера. Это может выражаться в деньгах, действиях, товарах. Мы не предлагаем ему успешное сотрудничество на протяжении всей жизни, а идем с конкретными цифрами и задачами. Так устроен мозг партнеров с которыми собираемся сотрудничать, мы принимаем это и подстраиваемся.

А теперь представьте что вы сами себе партнер с которым нужно заключить сделку.  Вы пойдете к себе с задачей вести здоровый образ жизни? Это может быть темой для общения, на котором вы будете искать конкретные действия, но никак не само решение.

Алла после 1-го занятия получила ряд рекомендаций, которые позволили ей сформировать свою задачу так:

  1. 7.20-7.40 утренняя зарядка. В выходные дни заменять зарядку пробежкой или более расширенным комплексом упражнений.
  2. Питание: ежедневно вести дневник питания в приложении Фэтсикрет: белки — 80-100г, жиры — 40г, углеводы -100г, всего не более 1200 ккал
  3. Фитнес: Пн. — 30-40 мин на дорожке с максимальным наклоном, Ср. — 45-60 мин. силовые упражнения, Чт. — 45-60 мин. растяжку.

В каком случае у Аллы больше шансов осуществить задуманное? Конечно во втором, она теперь знает что нужно делать для здорового образа жизни.

От правильной постановки зависит, выполнение задачи. Вашему мозгу необходима инструкция.

Рекомендации по постановке задач перед собой.

При взгляде на задачу, вы должны понимать:

  • Что вы будете делать?
  • Как вы это будете делать?
  • Сколько по времени вы будете это делать?

Конкретизируйте свои задачи с помощью этих вопросов и пользуйтесь измеримыми показателями. В комментариях я буду выкладывать примеры правильной формулировки задач, также вы можете написать свою задачу, я проверю формулировку и дам обратную связь.   В следующей статье мы рассмотрим, чем отличаются цели и задачи. Сейчас многие путают эти понятия. Вместо задач ставят цели, либо вместо целей ставят задачи.

  • Слушай, подарок сейчас дарить будем или позже?
  • Что дарить-то будем?
  • Как что? — не понял Алеша. -То, что ты и сказала. — Он любовно похлопал ногой по мешку.
  • Алеша. — Любава схватилась руками за голову. — ты что натворил?! Когда я говорила про “Долбануть Юлия по голове, засунуть в мешок и подарить Князю Киевскому”, я образно выразилась!
  • Ну надо было конкретизировать, что ты образно выражаешься. — невозмутимо парировал он. Теперь уже дарить будем.

Как правильно ставить задачи сотрудникам

Как же так? Еще вчера вы радовались тому, что, наконец-то, взяли наемных работников. Думали, появится время позаниматься глобальными задачами. Но все, как обычно, пошло не по плану. Работники ничего не понимают, бегают за уточнениями и вообще безобразничают. Не спешите записываться на дорогущие курсы руководителей. Скорее всего, проблема лежит на поверхности. Прочитайте нашу статью и убедитесь сами. А поможет нам в этом Плохой Начальник. Он все делает не так — учитесь на его ошибках!

Какие бывают задачи

Любые задачи различаются по статусу, срочности и значимости. Постановка текущих целей сильно отличается от планирования стратегических вопросов. Это не значит, что на рутину можно махнуть рукой. Из маленьких шагов и складывается большое целое. Неважных задач не бывает.

Важные долгосрочные задачи

Это все, что касается глобальных задач развития бизнеса.

Например, войти в ТОП-10 интернет-магазинов вашего сегмента за 3 года. Или поднять выручку до ста миллионов в месяц в течение года. А может быть, сделать мир чуточку лучше. Такие задачи не раздаются между делом или на очередной планерке. Для этого нужна особая атмосфера и состав участников.

Важные текущие задачи

То, что можно сделать и завтра, но тянуть, все-таки, не стоит. Как пример: сменить поставщика, заключить договор с другой курьерской службой и так далее. Тоже требует определенной подготовки и планирования.

Ежедневные задачи

Это те поручения, которые вы раздаете менеджерам каждый день. Позвонить клиенту, сделать рассылку, заказать партию товара. Вроде бы, ерунда, но именно из таких задач складывается результат работы компании. Но эти вопросы решаются по ходу дела и не требуют особого планирования или подготовки.

Прочие задачи

Переезд в другой офис, покупка новой кофе-машины, организация корпоратива — все это может и подождать. Сделать бы надо, но не горит. За исключением корпоратива, разумеется. Корпоратив — это святое. А все остальное легко можно отодвинуть на второй или даже третий план.

постановка задач

Как делает Плохой Начальник

Но не таков наш герой. Он валит все задачи в одну кучу и смешивает мух с котлетами. Принести в жертву важный проект и заставить заниматься корпоративом лучшего сотрудника? Легко. Забыть о важной цели и сосредоточиться на сиюминутных перспективах? Без проблем. Ну можно же подождать полгода и не покупать новый “Мерседес”, а вложить деньги в развитие бизнеса. Но это же — Плохой Руководитель. А “Мерс” такой блестящий и быстрый — как тут устоять. И друзья на таких ездят.

Как выглядит идеальная задача

Поручение должно быть внятно и однозначно сформулировано

Задача, которая может быть истолкована неверно, обязательно будет истолкована неверно. Так уж работает человеческая психика. Для прикола, попробуйте сделать следующее. Опишите человеку предмет, о котором он не знает. Не представляет, как он выглядит. Например, машинку для стрижки бороды. Самое главное, чтобы человек не видел эту вещь раньше.

А теперь попросите оппонента нарисовать то, что вы описали. Догадайтесь, насколько изображение будет близко к реальному облику вещи? Наверняка оно не будет напоминать его даже отдаленно. И это нормально.

С постановкой задач все то же самое. Если бросить менеджеру между дел “ты бы звякнул клиенту” — будьте уверены: позвонит не тому покупателю. Или не по той теме, которую вы имели в виду. У менеджера свои мысли и заботы, и он воспримет поручение по своему.

Поэтому максимум подробностей никогда не будет лишним. Рассказывайте детали и тонкости. Но не перегибайте палку. Как только заметили, что человек начал раздраженно кивать и в глазах читается “да понял я, понял” — прекращайте рассуждения.

Как делает Плохой Начальник

А он вообще никак не делает. Он не считает нужным раздавать текущие поручения. Считает, что персонал и так все знает. Менеджеры должны звонить покупателям, бухгалтер — считать прибыль и налоги, курьер — развозить товар клиентам. Зачем отвлекать людей от работы? Сами разберутся.

Плохой Начальник заходит в отдел по утрам, спрашивает, все ли в порядке и чинно удаляется. Зачем спрашивать о ходе выполнения задач и возможных проблемах — сами скажут, если что. Молчат — значит, все ок.

Задача должна быть ограничена во времени

Сотрудник всегда должен знать, сколько времени ему дается на выполнение задания. Поверьте: все ваши работники очень заняты и сами расставляют временные приоритеты. Все задачи делятся для них на срочные и не срочные. Забудете сказать, к какому времени нужно решить вопрос, и задача будет поставлена в конец очереди. А потом вам скажут: “ты же не сказал, что срочно”.

постановка задач

Лайфхак: никогда не ставьте крайние сроки. Если презентация назначена на 1 сентября, ни в коем случае не делайте дедлайн накануне. Пусть ответственный сотрудник сделает проект к 20 августа. Это страховка на случай, если что-то пойдет не так — скорее всего, так и будет. Либо работник просто не успеет, либо сделает что-то не так. А тут — бац! Есть время для маневра. Можно не спеша все доделать и исправить.

Как делает Плохой Начальник

Плохой Начальник начитался умных книжек, но ничего не понял. Раз работники охотнее выполняют срочные задачи, значит все поручения нужно сделать срочными! Красота: на любое, даже самое пустяковое задание, сотрудники бросают все свои силы и умения. На самом деле все происходит с точностью до наоборот: у подчиненных вырабатывается иммунитет на слово “срочно” и они перестают различать действительно важные задачи и те, которые могут подождать.

Задачи должны быть измеримыми

Разговаривать в формате “нам нужно поднять выручку” — не вариант. Нужно поднять — говорите, на сколько. До миллиона, до миллиарда — конкретно. Расширить штат сотрудников — на сколько штатных единиц. Открыть новые филиалы — сколько и в каких городах. Только цифры, только конкретика.

Если преподносить информацию абстрактно — толку не будет. Работники отчитаются о результатах, но цифры будут отличаться от тех, которые вы имели в виду. Поэтому показатели нужно озвучивать. Особенно, если речь идет о количественных показателях.

Как делает Плохой Начальник

Наш герой собирает всех у себя на ковре и начинает топать ногами, делать серьезное лицо и устраивает разнос сотрудникам. Дескать, не такой рост он имел в виду. Не таких финансовых показателей ожидал от вас, растяп. Ну, а то, что не сказал сразу — так вы сами должны были додуматься, выжспециалисты. И за что я вам только деньги плачу?

как давать поручения

Поручения должны быть выполнимыми

Здесь мы сразу начнем с Плохого Начальника. Наш горе-босс считает, что нужно ставить сотрудникам невыполнимые задачи. Он прочитал в умной книжке метафору: “требуй невозможного и получишь максимум”. И воспринял это как руководство к действию. А результат получил обратный.

Сколько бы ни старались подчиненные, цель никогда не бывает достигнута. Вроде бы и результаты неплохие, а удовлетворения нет: задание не выполнено. Босс просил поднять продажи в 3 раза, а мы подняли только в 2 с половиной. Облажались, ничего не скажешь. Никому и не придет в голову, что поручение нельзя было выполнить в принципе. У всех в голове — только горечь поражения.

Если такое безобразие продолжается долго, это входит в привычку. Сотрудники перестают чувствовать вкус победы, радоваться достигнутым целям и праздновать результаты. Кругом только тлен и безысходность. Именно так хорошие работники становятся офисным планктоном. Еще пара штрафов за невыполнение плана — и готово.

Именно поэтому цели должны быть осязаемыми и достижимыми. Достигнутая цель — это как один шаг навстречу большой идее. Сотрудники должны видеть результаты своей работы. Если этого не будет — они потеряют интерес.

Как ставить задачи — полезные советы предпринимателям

Выбирайте время и место

Убедитесь, что сотрудник, которому выдается поручение, готов вас видеть и слышать. В идеале нужно раздавать задания в одно и то же время. Лучший вариант — оперативные совещания. Работники всецело ваши, слушают, записывают и усваивают информацию.

Как делает Плохой Начальник

Он фурией врывается в офис и бежит к первому попавшемуся менеджеру. Неважно, что то разговаривает с клиентом по телефону и вряд ли готов выслушать. Он вываливает на бедолагу поток своих мыслей и чинно удаляется. Менеджер, положив трубку, спрашивает у коллег: “А что шеф то прибегал?”. Он ничего не услышал и не понял. А Плохой Начальник уверен в обратном.

Соблюдайте субординацию

У вас есть отдел продаж, во главе которого стоит начальник отдела. Он подчиняется вам, а ему — менеджеры по продажам. Раздавайте поручения относительно работы продажников начальнику отдела, а не его подчиненным. Помните древнее правило: вассал моего вассала — не мой вассал.

Как поступает Плохой Начальник

Наш герой считает, что он главный босс, а значит, ему подчиняются все. Вообще все. Он дает указания уборщицам относительно мытья полов, менеджерам — касательно отношений с клиентами, а водителям напоминает правила дорожного движения. Бежит впереди паровоза, только наоборот.

Простой менеджер не может ослушаться хозяина — все-таки он тут решает все. Приходит горе-босс, говорит — “звони клиенту” — и тот приступает к выполнению распоряжений. Только вот беда в том, что тот забыл предупредить начальника отдела, что его подчиненный делает не ту работу, которую ему поручил непосредственный руководитель. И все идет наперекосяк.

Грамотно выбирайте адресатов

В зависимости от статуса и срочности задачи, ее нужно правильно адресовать. Глупо поручать менеджеру стратегические вопросы, да еще и между делом. Для этого нужно провести собрание учредителей или партнеров, хорошо подготовившись к встрече. Да еще и хорошенько подготовиться к встрече.

Как действует Плохой Начальник

Наш герой нервно курит в сторонке. Он слабо разбирается в делегировании полномочий, поэтому поручает задачи всем подряд, вне зависимости от статуса и сроков. А если сомневается — пытается тащить все сам. Потом жалуется, что ничего не успевает.

делегирование полномочий

Назначайте ответственных

Опять дадим слово нашему герою. Он делает так: собирает подчиненных в своем кабинете и транслирует на них свои великие мысли. “Друзья, нам нужно повысить ключевые показатели” — вещает он. “Компании требуется улучшить клиентский сервис” — добавляет наш герой. “А в конце осени требуется провести выездную поездку на природу с шашлыком, пейнтболом и женами.”

Довольный собой, Плохой Начальник заканчивает оперативное совещание. Он удовлетворен и счастлив: поручения раздал, мысли высказал, цели поставил. Сотрудники отнеслись с пониманием: кивали головами, улыбались и даже предлагали варианты решения вопросов. Скоро все идеи воплотятся в жизнь — как пить дать.

Да только не воплотятся, вот в чем беда. Плохой Начальник забыл одну маленькую деталь — назначить ответственных за выполнение конкретных поручений. Кто должен заняться повышением позиций? Непонятно. А кто отвечает за выезд на природу? Да кто ж его знает.

А надо было, всего лишь, назвать фамилии ответственных сотрудников. Петров, ты отвечаешь за это, а ты, Иванов — за то. В идеале составить протокол оперативного совещания и собрать подписи. Чтобы не отвертелись.

Хвалите и мотивируйте персонал

Эх жалко, что Плохой Начальник об этом не знал. Даже простое человеческое спасибо способно сотворить чудеса. Но наш герой считает, что не стоит до этого опускаться — он же босс. Общается только официально и не позволяет перехода на личности.

На самом деле похвалить сотрудника, отлично справившегося с заданием — совершенно нормально. Это мотивирует к дальнейшим свершениям. В сознании формируется четкая связь: сделал хорошо — начальник заметил и оценил.

Можете мотивировать на опережение. Если сказать работнику: “Ты получил это задание, потому, что хорошо справился с прошлым поручением и я тебе доверяю” — он свернет после этого горы.

мотивация персонала

Подытожим

Раздавать поручения не так просто, как кажется на первый взгляд. Не берите пример с нашего героя. Этот несерьезный собирательный образ мы придумали для того, чтобы показать вам возможные ошибки. Если вы узнали себя в Плохом Начальнике — пора задуматься о смене формата общения с персоналом. Удачи!

Достижение целей: как ставить задачи и выполнять их

Почти все люди хотят прогресса. Почти все боятся отстать от своих собственных ожиданий и других людей. Почти все борются за то, чтобы сделать свои стремления и мечты реальностью, но борьба ведется со своими же страхами, отсутствием мотивации или простым непониманием того, как эти мечты реализовать.

По крайней мере, одно из этих препятствий можно пройти. Зная свои цели, которые помогают двигаться вперед, можно сделать страх или отсутствие мотивации несуществующими перед лицом надежды на успех. Прогресс, достижение цели и успех – неоднозначные термины, но каждый из нас знает, как получить или улучшить конкретные вещи. Для этого нужно сделать определенные шаги к изменению, быть преданным процессу, который приведет к большой радости и успеху.

shutterstock_1017190894.jpg

Эдвин Локк: теория о постановке целей в жизни

Неоднозначные цели или цели, которых слишком легко достичь, не принесут хороших результатов. Психолог Эдвин Локк работал над проектом, проверяющим влияние настройки целей на выполнение задач, в течение 25 лет. Результаты Локка показывают, что установление высоких целей приводит к повышению производительности человека.

Отношения между производительностью и целями связаны с более высокими целями, ведущими к большим усилиям, и целям, направленным на привлечение внимания и усилий к целенаправленным действиям за счет непредвиденных действий. Например, чтобы написать роман за месяц, нужно писать каждый день, не тратя время на практику идеальной техники набора текста и выполняя основные, более эффективные действия, чтобы выполнить свою работу.

Однако есть и другие важные факторы в достижении цели. Нельзя просто установить задачу и надеяться, что сам акт ее установки вдохновит вам на желание ее завершить. Завершение цели также требует:

— Приверженности цели, эффективности и осознания важности цели;

— Сложности задачи, в которой трудно приобрести знания;

— Ситуационные ограничения: средства, необходимые для выполнения задачи, не могут быть слишком большими или больше, чем требуется для завершения задачи.

Теория Локка применима не только к собственным целям и задачам. Если начальник дает вам поручение, вы также можете рассмотреть его с точки зрения теории Локка. Тем более, что современные исследования лишь добавили доказательств ее эффективности, хотя называть ее научной – не совсем правильно.

В любом случае, настройка своих целей должна помочь не только достичь финишной черты в выполнении установленных задач, но и получить конкретные практические навыки, которые помогут научиться достигать своих целей.

Для завершения любой задачи контрпродуктивным будет являться гонка за целью, хотя продуманное установление сроков, наоборот, может повысить эффективность. Если начнется беготня и суматоха, вы рискуете сосредоточиться на неудаче, а не на успехе, и рассматривать свою цель скорее как угрозу. Это изменение приведет к снижению производительности и, как следствие, свою задачу вы не сможете выполнить.

Эти предупреждения дополняют список вещей, которые следует учитывать при определении ваших целей:

— Выполняйте небольшие задачи на пути к своей большой цели, растите, когда вы идете к чему-то;

— Не обманывайте себя идеями или опасениями о неудаче. Чем больше энергии и беспокойства вы тратите на это, тем меньше энергии вы можете посвятить своей цели, а это повредит вашим шансам достичь ее и улучшить себя.

Вдохновляемся: 50 примеров целей

У каждого есть что-то, что хотелось бы изменить или улучшить. Иногда, однако, труднее вносить изменения в правильном направлении, когда способ добраться до этого направления не ясен. Достижение прогресса может сводиться к достижению четкой цели и соответствующих шагов и действий. Если вы устанавливаете цели, которые кажутся для вас достижимыми, но все-таки очень сложными, вы скорее добьетесь успеха, чем если выберете цели, до которых очень легко дойти.

Ваши цели должны интриговать и мотивировать вас, разговаривая с вашими страстями и желаниями. Конкретные примеры личных целей в сфере учебы, работы, творчества, здоровья, финансов и отношений могут быть такими:

— Прочитывать одну книгу в месяц в течение года
— Прочитывать 15 страниц в день материалов по курсам
— Прочитывать три книги в год, считающиеся классикой литературы
— Делать записи в дневнике каждый вечер в течение месяца
— Делать что-то творческое раз в неделю
— Ограничивать потребление пищи раз в неделю в течение года
— Есть до 1800 калорий в день
— Спать по 7 часов 6 дней в неделю
— Два раза в месяц выходить из дома на ночное мероприятие
— Откладывать 5% зарплаты каждый месяц в течение года
— Откладывать определенную сумму денег на развлечения каждый месяц (кино, театры и т.д.)
— Проводить час на улице пять дней в неделю
— Взять за правило выполнять задания на курсах или учебе сразу же, а не откладывать до последнего
— Выполнять на три задания больше, чем задают
— Пойти в течение года на два курса, чтобы повысить свои профессиональные навыки
— Учиться делать что-то новое каждый месяц
— Учить новую песню на выбранном музыкальном инструменте раз в месяц
— Выделять только 30 минут в день на интернет, чтобы проверить новости и сообщения
— Выполнять рабочие задачи минимум за день до крайнего срока в течение месяца
— Есть за обеденным столом пять дней в неделю
— Ограничить потребление пищи за рулем или на бегу хотя бы до двух раз в неделю
— Делать что-то спокойное и, возможно, скучное раз в неделю
— Проверять прошлые планы и записывать новые раз в месяц
— Потерять 2 килограмма за месяц
— Прекратить есть вредные конфеты
— Ограничить газированные напитки до одного раза в неделю
— Ограничить потребление алкоголя до одного напитка на особый случай
— Быть волонтером в местной благотворительной организации каждую неделю в течение месяца
— Давать пакет с едой бездомному раз в неделю
— Собирать пластик дома и отправлять его на переработку в течение года
— Ограничить время просмотра ТВ до часа в день
— Смотреть серию любимого сериала только после выполнения всех дел
— Жертвовать еду или деньги для приютов для животных раз в месяц в течение года
— Отдыхать от интернета один день в неделю
— Вставать за два часа до выхода на работу
— Есть здоровый завтрак пять дней в неделю
— Делать анонимное пожертвование или оказывать помощь раз в неделю
— Ограничить время пребывания в социальных сетях до получаса в день
— Делать кардио-упражнения минимум 30 минут в день в течение года
— Звонить бабушке минимум раз в неделю
— Участвовать в интересующей деятельности (благотворительность, творчество) раз в месяц
— Наблюдать за выступлениями нового комика раз в месяц
— Есть овощи с каждым приемом пищи
— Заполнять «доску» в Pinterest раз в неделю
— Рисовать картину маслом раз в месяц в течение года
— Изучить писателей, даты рождения и факты из биографии каждой прочтенной книги
— Изучать географию одной страны каждый месяц
— Встречаться с начальником раз в неделю для улучшения своей работы
— Познакомиться с учителем и встречаться с ним раз в неделю

shutterstock_604002677.jpg

10 причин для определения будущих целей

Понятно, что для некоторых целей не нужны установки, но любой, кто так думает, вероятно, не понимает, как часто он выполняет свои цели случайно. Если вы когда-либо думали: «Просто сделай это сегодня, а вечером тебя будет ждать мягкая постель» или «Завтра я сделаю это, несмотря ни на что», – вы ставили себе конкретные краткосрочные задачи, которые смогли повысить вашу выносливость и самоотдачу.

Постановка будущих целей в соответствии с теорией Локка аналогична, если смотреть в будущее немного более продвинуто и дальше. Однако вознаграждение за постановку таких целей будет куда более заметна для вашей профессии или личной жизни. Вот несколько причин, по которым следует начинать ставить перед собой конкретные цели:

1. Установление целей помогает нам медитировать на вещи, которые нуждаются в изменении или улучшении.

2. Цели бросают нам вызов действовать лучше, быстрее и эффективнее.

3. При достижении целей мы расширяем нашу базу знаний и повышаем навыки в течение заданного промежутка времени.

4. Цели помогают нам визуализировать конечные результаты, которые в противном случае могут оказаться неоднозначными.

5. Установление целей дает нам возможность учиться строить новые привычки.

6. Цели заставляют нам предпринимать шаги для их достижений вместо того, чтобы думать «когда-нибудь я» или «однажды у меня будет».

7. Завершение целей повышает чувство удовлетворенности и благополучия.

8. Цели помогают нам стремиться к чему-то, вырывая нас из устаревших программ.

9. Установление целей может сделать большие, казалось бы, невозможные вызовы более выполнимыми, разделяясь на маленькие шаги.

10. Будущие цели дают нам повод для позитивного взгляда на будущее. Мы знаем, что можем изменить нашу жизнь к лучшему.

Поэтому очень важно ставить перед собой какие-то конкретные цели и выделять определенное время на их достижение. Так вы сможете осуществлять свои мечты, не надеясь на то, что кто-то сделает что-то, чтобы ваше желание выполнилось.

Екатерина Романова
Источник: Positive Psychology

Как правильно ставить задачи, чтобы сотрудники их выполняли — СКБ Контур

Приказы предполагают, что вы говорите конкретному человеку что он должен сделать: «Отправьте мне этот файл», «Распланируйте бюджет» т.д. Поступая так, вы не позволяете человеку даже подумать, как лучше подойти к выполнению задачи. Все, что он может сделать, — это четко следовать вашим инструкциям. Таким образом, вы подавляете творческое и критическое мышление подчиненного. 

Вместо того, чтобы давать распоряжения, эффективные менеджеры указывают направление и делятся инструкциями. Они говорят сотрудникам, какой результат хотят видеть, и дают им возможность проявить себя.

Лучше обсуждать проблему, а не приказывать

Отдавать сотрудникам приказы — не самый эффективный подход. Гораздо продуктивнее использовать другую методику — описать объем работы или задачу, которая должна быть решена, выслушать идеи и обсудить результат. Большинство людей нужно в определенной степени контролировать, чтобы они не отклонялись от намеченной цели. Соответственно, задача руководителя состоит в том, чтобы правильно описать эту конечную цель. При этом на вопрос «Как именно осуществлять задуманное», сотрудник отвечает сам — это стимулирует интерес к задаче и подпитывает творческое мышление. 

Когда вы рассказываете сотруднику о том, что вы ожидаете от него получить, вы предоставляете ему свободу действий — он волен сам решать, как лучше выполнить задачу. И хотя его идеи не всегда могут соответствовать вашему представлению о лучшем методе решения задачи, важно признавать тот факт, что это нормально. Любая работа может иметь несколько эффективных методов реализации. Возможно, именно ваш сотрудник предложит лучший метод. 

Задачи нужно подавать в формате проблем. То есть важно описать основную проблему, которая будет решена благодаря выполнению той или иной работы. Если это возможно, опишите цели работы. И только затем задайте вопрос: «Как вы планируете решать эту задачу?».

Дополнительно не лишним будет задать следующие открытые вопросы:

  • Какие подходы можно, на ваш взгляд, применить для выполнения этой задачи?
  • Какой из подходов вам ближе?
  • Каковы преимущества этого подхода?
  • Какие потенциальные риски могут возникнуть? 
  • Какая помощь вам понадобится от меня или других коллег? 

Подобные вопросы расширяют возможности сотрудников. Вместо того, чтобы требовать от них соответствия вашим представлениям, вы подталкиваете их шире мыслить, анализировать задачу и оценивать риски. Кроме того, ваша готовность позволить им выбрать один подход из предложенных показывает, что вы доверяете им в принятии решений.

Важно фиксировать конкретные результаты

Все приказы, как правило, становятся понятны при описании задачи, а вот желаемые результаты, если они не проговариваются, создают почву для различных интерпретаций. Поэтому, когда вы ставите задачи, вам нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть. 

Например, вы можете обратиться к работнику с такой просьбой: «Мне бы хотелось, чтобы вы просмотрели данные за прошлый месяц». А можете сформулировать ее точнее: «Пожалуйста, посмотрите данные за прошлый месяц. В идеале я хочу услышать от вас рекомендации относительно того, какие действия мы должны предпринимать дальше. Команде менеджеров нужны идеи по инвестициям в новые проекты, и ваше участие в этом вопросе очень важно. Встреча состоится в четверг, поэтому, если вы сможете проанализировать данные до вторника, у нас будет время на то, чтобы обсудить с вами выводы и рекомендации во время нашей еженедельной встречи в среду утром. Спасибо!». 

Определяя задачу, всегда делайте акцент на следующих деталях:

  • Что вы просите.
  • Контекст задачи.
  • Предполагаемые результаты. 
  • Сроки или при необходимости конкретная дата выполнения.
  • Ваша оценка усилий человека. 

7 коммуникационных правил при постановке задач

  • Не забывайте о контексте, когда ставите задачу. Люди делают все возможное, когда понимают важность задачи в контексте бизнес-цели.  
  • Будьте конкретными. Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, используйте любые стандарты качества.
  • Обращайтесь к сотруднику уважительно. Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься позитивно. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.   
  • Дайте сотруднику возможность задавать вопросы.  Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата. 
  • Доверяйте своему сотруднику. Боритесь с микроменеджментом и постоянным стремлением контролировать все процессы. Тот, кто правильно ставит задачи, доверяет людям.  
  • Укрепляйте доверие. Благодарите или давайте позитивную обратную связь, когда работа выполняется должным образом.  
  • Давайте конструктивную обратную связь. Если задача выполняется ненадлежащим образом, то критиковать работу сотрудника нужно по делу, четко и обоснованно. 

Какие ошибки совершают руководители при поставке задач

На самом деле таких ошибок не так много, как может показаться. Всего достаточно выделить пять важных деталей, на которые не обращают должного внимания руководители.   

1. Вы думаете, что подчиненные должны догадаться о том, что вы имеете в виду

Одна из ключевых ошибок руководителей — они уверены в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. В то время как обязательное условие для правильного выполнения задания — это четкая инструкция по любым вопросам. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали, зато это предотвратит ошибки и конфликты.

2. Вы заменяете конкретные дедлайны словами «быстро», «скоро», «не так срочно».

Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро», может сильно отличаться от того, что вкладывают в него ваши коллеги. Вы можете думать, что «скоро» подразумевает «в течение двух часов», а ваши сотрудники, которым вы не уточнили временные рамки, будут уверены, что у них есть на задачу несколько дней. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия для любого бизнеса.

3. Вы не считаете нужным приводить примеры.

Примеры особенно полезны в том случае, если сотрудник ранее не выполнял подобные задачи. Они хорошо дополнят инструкцию, которую вы даете, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о том, чего вы хотите получить на выходе.

Например, если вы просите сотрудника разработать опрос удовлетворенности клиентов по новому продукту, то вы можете отправить им примеры других опросов, которые использовались ранее.

4. Вы не предлагаете альтернативные варианты.

При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Пример постановки задачи с альтернативными вариантами: «Я хочу, чтобы встреча с финансовым директором состоялась 20-го числа текущего месяца. Если он не сможет встретиться 20-го числа, то можно рассмотреть вариант после обеда 26-го. Либо мы можем встретиться в этот день с аналитиком».

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотрудникам выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотрудникам не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу.

Прежде чем вы отпустите сотрудника, убедитесь в том, что он понял задачу и результаты, которые от него ожидают. Вы можете поинтересоваться, остались ли у него вопросы к вам. Проблема заключается лишь в том, что слишком часто сотрудники автоматически говорят «нет». Либо они могут ошибочно думать, что понимают задачу, либо могут стесняться переспросить. Поэтому лучше самим убедиться в том, что они услышали то, что вы сказали.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

  • Где вы будете доставать информацию для выполнения задачи?
  • Какой метод будете использовать?
  • Нужна ли помощь для завершения проекта?

Избегайте таких закрытых вопросов, как «Вам всё понятно?». Это закрытые вопрос: они не приглашают сотрудника к диалогу и не позволяют убедиться в том, действительно ли поставленная задача ему понятна.

Нельзя
  • Ставить задачи агрессивным тоном. Хотя определенные обстоятельства, в том числе чрезвычайные ситуации на грани жизни и смерти, допускают это. Но во всех остальных случаях нужно бороться с этой дурной привычкой.
  • Отвечать на вопрос «Почему?» в диктаторском стиле: «Потому что я так сказал». Хуже ничего быть не может.
  • Просить нескольких людей выполнить одну и ту же задачу.
  • Отказываться признавать, что разные люди могут иметь в виду противоречащие друг другу приоритеты и сроки. 
  • Игнорировать хорошо выполненную работу. 

Предложения со словосочетанием СТАВИТЬ ПЕРЕД СОБОЙ ЗАДАЧУ

Вы можете не ставить перед собой задачу прямых или повторных продаж. При усвоении настроев необходимо ставить перед собой задачу полностью восстановить своё здоровье, а не просто подлечиться. Причина в том, что люди ставили перед собой задачи, ожидая сверхъестественного или чуда: нереальной потери веса, чудесных изменений в жизни после похудения. Выполняйте это упражнение 2–3 раза в неделю, каждый раз ставя перед собой задачу освобождаться от энергий ещё присутствующих у вас деструктивных качеств. Я даже не ставил перед собой задачу написать абсолютно связную историю «Моссада», в которой не было бы крупных пробелов.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: опекунша — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Положительное

Отрицательное

Многие оккультисты ставят перед собой задачу по изучению древней каббалы. Мы не ставили перед собой задачу научить читателей продвигать сайты самостоятельно. Для этого вы можете купить другую книгу. Как автор, я не ставлю перед собой задачу убедить читателей в своей правоте. Он не ставит перед собой задачи проникновения в сущностный мир, а довольствуется внешним миром. Они не ставили перед собой задачу (как это часто делаем мы) преобразовать свою общественную систему: они хотели как можно меньше портить её. Авторы ставили перед собой задачу научить человека самостоятельно изготавливать необходимые в быту вещи так, чтобы ими можно было долго и успешно пользоваться. Никогда не ставя перед собой задачи охватить всё, я ограничился изображением отобранных характерных норм поведения. Много раз ей приходилось упреждать дочь, но характер у неё был упрямый, и уж если она ставила перед собой задачу, то шла к намеченной цели до конца. Мы не ставим перед собой задачу рассказать обо всех известных заболеваниях эндокринной системы. Работая над этой книгой, мы ставили перед собой задачу систематизировать и описать товстоноговскую школу работы с актёрами. При написании данной главы мы не ставили перед собой задачи обзора литературы по данной теме. Поэтому здесь мы приведём главным образом наши результаты. Я не ставил перед собой задачу научить своих читателей продвигать сайты самостоятельно. Помните, что если вы не профессиональный диктор, вам не следует ставить перед собой задачу научиться разговаривать как ди-джей на радио. Замечу, мы не ставим перед собой задачу осчастливить человечество гениальным изобретением. С ранних лет человек ставит перед собой задачи и стремится к их осуществлению. Они считали себя выше национальностей и ставили перед собой задачи всемирного характера. Мы не ставили перед собой задачу изменить или исправить православие. Художник-романтик не ставит перед собой задачи точно воспроизвести реальную действительность, скорее, он пытается высказать своё отношение к ней. Всякая культура ставит перед собой задачу достижения блага, но каждая культура ставит её по-своему. Предлагаемая книга не ставит перед собой задачи раскрыть читателю все стороны его личности. Определив стратегию развития, мы ставим перед собой задачу: как нам достичь цели. Когда душа готовится к воплощению, она ставит перед собой задачи, которые будет решать на земле, в эгрегоре. Не ставя перед собой задачи их системного анализа, отметим только наиболее существенные положения данных теорий. Многие люди ставят перед собой задачи — на год, на пять лет, — но ко мне это не относится. Я никогда не ставил перед собой задачу какой-то чёткой структурной организации. — Ты права, я не ставлю перед собой задачу непременно подружиться с кем бы то ни было. Автор не ставит перед собой задачу оправдать неформалов или обвинить их. Он показал, что по своему классовому положению она не ставит, да и не может ставить перед собой задачи решительной борьбы с царизмом. Читайте, изучайте, ставьте перед собой задачи и берите от книги именно то, что вам требуется. С этого дня я ставлю перед собой задачу: «Я покажу вам всем, что знаю свою работу и все предрассудки на мой счёт несправедливы». Люди, ставящие перед собой задачу понять, как устроен внутренний мир человека вообще, выбирают профессию психолога. Он ставил перед собой задачи и непременно их добивался, даже в тринадцать лет. Например, она показывает, что могут быть политики, которые ставят перед собой задачи, отличные от задач личного обогащения. В-четвёртых, это умение ставить перед собой задачи, разбивать их на маленькие кусочки и последовательно решать их одну за другой. Советская наука ставит перед собой задачу изучения преступности как социально-классового явления, её причин и объективных закономерностей. Бизнес ставит перед собой задачу создания богатств, а если цель — всеобщее братство, то это уже не бизнес это филантропия. Проппу, который и не ставил перед собой задачу семантического описания мотива, а против самого подхода. Кроме того, я вообще не ставила перед собой задачу дать максимальное количество рецептов, ибо «нельзя объять необъятное». В то же время я ставлю перед собой задачу полностью опровергнуть выводы стороны обвинения. Итак, патологическая анатомия охватывает большой круг вопросов. Она ставит перед собой задачу дать чёткое представление о материальной сущности болезни. Но никто и не ставил перед собой задачи следовать какому бы то ни было канону.