Как научиться управлять своим временем: 6 практических советов по управление своим временем – Как научиться управлять своим временем? ⋆ MAXIMUM Блог

Содержание

Как научиться управлять своим временем? ⋆ MAXIMUM Блог

Наверняка каждый из вас хотя бы раз в жизни пытался «объять необъятное» — успеть сразу множество дел и ругал себя, если что-то не успевал. Каждый когда-либо ощущал нехватку времени, давление сроков (ох уж эти дедлайны!) и испытывал стресс от вынужденной спешки.

Если хоть в одном пункте из списка вы узнали себя, то наша сегодняшняя статья может помочь вам. Ведь наша тема сегодня – это тайм-менеджмент.


Тайм-менеджмент

Начать стоит с определения данного понятия. Что же такое тайм-менеджмент? Перевести данный термин с английского языка можно как «управление временем», но разве может человек в прямом смысле управлять временем? Конечно же нет! На самом деле, реальная функция тайм-менеджмента – это использование своей жизни с максимальной эффективностью. Согласитесь, полезно это для всех. А особенно актуально для нынешних выпускников, которым вот-вот предстоит сдавать экзамены, а значит оставшееся время нужно грамотно распределить между всеми предметами, чтобы успеть повторить (именно повторить, а не выучить, ибо выучить вы уже вряд ли что-то сможете!) как можно больше.

Итак, какие же существуют правила тайм-менеджмента?
Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, предложил использовать два основных правила:

  • Каждый день с утра (или накануне вечером) составлять список дел
  • Расставлять все дела в порядке уменьшения важности, то есть по приоритету

Конечно, сейчас существует гораздо больше правил управления временем, множество техник, помогающих в этом, но именно планирование и расстановка приоритетов являются основой всего. Данный навык определенно пригодится вам в жизни (в любой её сфере!), поэтому чем раньше вы научитесь все планировать и правильно расставлять приоритеты, понимая, что важно, а что не очень, тем легче вам будет.

Очевидно, что за время существования искусства управления временем, люди придумали немало техник и правил, помогающих им в этом. И в этой статье я перечислю некоторые из них.

  • Выделяйте важные дела

Помочь в этом вам сможет «матрица Эйзенхауэра», разработанная 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и расставлять приоритеты важнейшим навыком успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время, он создал матрицу, помогающую эффективно планировать и распределять время и другие важные ресурсы рационально.

Итак, чтобы научиться пользоваться матрицей, необходимо приучить себя перед выполнением очередного задания отвечать на два вопроса: Это срочно? Это важно?

И, исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

  • Важные и срочные
  • Важные и несрочные
  • Неважные и срочные
  • Неважные и несрочные

И, исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

Расстановка приоритетов по данной матрице действительно очень удобна, несложна и, что важно, наглядна. Попробуйте воспользоваться ей!


Расставляйте приоритеты

В этом вам сможет помочь «Способ АБВГД», в котором «А» — самое важное дело текущего дня, «Б» — менее важное, «В» — еще менее важное и т.д.
Первое дело в списке всегда следует выполнять первым. Обычно это самая сложная и трудоемкая задача и человек испытывает перед ней страх, ленится начинать день с её выполнения, но весь секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность текущей деятельности.

Кроме того, логическим продолжением этого метода является Закон Парето, который гласит, что 20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом, ваша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

  • Носи с собой список дел

Будет здорово, если ты заведешь ежедневник (или еженедельник), в котором будешь наглядно видеть все текущие задачи. Это освободит тебя от необходимости держать все в голове, и ты с гораздо большей вероятностью ничего не забудешь! J

  • Но не создавай множество этих списков!

Не нужно переходить из крайности в крайность и создавать огромное количество списков дел! Это может привести к тому, что ты запутаешься и в итоге разочаруешься в планировании и тайм-менеджменте в целом.

  • Учитывай свои биоритмы

Помни, что все мы разные и эффективнее выполняем одни и те же дела в разное время суток. Проанализируй, когда тебе удобнее выполнять умственные, когда физические дела и придерживайся этого порядка.

  • Мотивируй себя

У каждого из нас свои цели и желания, поэтому и мотивация у каждого из нас может быть разная.

Схожим точно может быть одно – отдых. Не забывайте о нем никогда!

Попробуйте воспользоваться методом помидора, суть которого заключается в чередовании работы и отдыха: устанавливаете таймер на 25 минут, в течение которого работаете, не отвлекаясь ни на что. Далее следуют 5 минут отдыха. После 3-4 таких «помидорок» (то есть 25-минутных отрезков времени) можете вознаградить себя более длительным отдыхом – 20-30 минутным.

  • Проси о помощи

При планировании очень важно установить, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить. Не стоит всегда все брать на себя. Это поможет вам сэкономить не только время, но и силы на выполнение более важных дел.

Друзья, пользуйтесь тем, что облегчит вашу жизнь! Тайм-менеджмент относится как раз к таким вещам.

И самое главное, помните, что время – единственный невосполнимый ресурс, а потому цените, берегите его и не тратьте понапрасну!

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов

6-й совет тайм менеджмента. Планирование

Чтобы планировать – нужно думать логически. Но согласитесь, что не всегда наша жизнь подчиняется логике

Скажите, было ли  у вас такое состояние, в котором вы ничего не хотели делать, даже если запланировали сделать дело много-много раз и понимали, что это важно сделать? Да, и у меня тоже были такие моменты, когда единственное, что хотелось — это выкинуть ежедневник с задачами как можно дальше и пойти, скажем, спать 🙂

В чем, я считаю, разница между теми моментами, когда вы находитесь в готовности что-то сделать и когда вам, наоборот, ничего не хочется. Все зависит от того состояния, в котором вы находитесь

Поэтому в тайм менеджменте в первую очередь я уделяю внимание состоянию, а потом уже самому планированию

Поэтому упражнение на сегодня будет очень простое.Опишите, пожалуйста, что с вами происходит, когда вы находитесь в своем самом ресурсном состоянии. Сразу скажу, что состояний таких может быть несколько, ведь для разной деятельности наиболее ресурсными будут разные состояния. Вы вряд ли занимаетесь сексом и сдаете диплом экзаменационной комиссии в одном и том же состоянии) Возьмите какое-нибудь одно состояние.Итак, по каким параметрам можно описать состояние:

ваши ощущения в теле;
то, в какой позе вы сидите;
как вы дышите;
осанка;
то, на чем вы концентрируете внимание;
играет или не играет музыка;
может быть, вы проговариваете про себя какие-то определенные слова;
может быть перед глазами возникает привлекательная картинка конечного результата;
и т.д.

Чем подробнее вы опишите в свое состояние, тем лучше. Теперь, когда вы захотите перейти в ресурсное состояние; воплотите все то, что вы описали выше: положение тела, дыхание, осанка, включите музыку, представьте зрительные образы, и вы сразу перейдете в ресурсное состояние. Можете даже всегда носить с собой сделанный список тех вещей, которые помогают вам перейти в ваше ресурсное состояние.Итак, еще раз повторю главную мысль: тайм менеджмент не работает, если вы находитесь в нересурсном состоянии. Поэтому, одним из главных ключей к эффективному тайм менеджменту является работа со своим состоянием. Практикуйте работу со своим состоянием каждый день, и вы увидите, как все, что вы планируете, вам удается осуществить.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт

В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.

Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

  • Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
  • Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
  • Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
  • Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
  • Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
  • Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

9

Метода матрицы Эйзенхауэра 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них — Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец — срочные дела, другой — несрочные. Названия строчек — «важные» и «неважные».

  • В «важные» заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
  • В «неважные» же заносятся все остальные — не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец «срочные» или «несрочные», в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку «важные» и «срочные», а в последнюю — «неважные» и «несрочные».

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё

Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Тайм менеджмент основы, что это такое

Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.

Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.

Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем

Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности

Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.

Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:

Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
Необходимо составлять список дел

Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.

Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы

Все остальное стоит выполнять по мере важности.
Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.

Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно

В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный

Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

9-й совет тайм менеджмента. Выбираем место для работы

От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно вы будете работать, а значит, и то, сколько времени вы будете тратить на ту или иную задачу.

Причем для разных задач будет нужна различная обстановка.  Замечали ли вы, что самые гениальные идеи приходят, когда ты находишься в душе или на прогулке, т.е. в неформальной обстановке. Кстати, когда Ньютону на голову упало яблоко и он сформулировал закон имени себя, я уверен, что та среда, в которой он находился ему тоже очень помогла. Очевидно, он находился в саду, на свежем воздухе, где думается очень легко.

А замечали ли вы, что над рутинными задачами или задачами, требующими большой концентрации хорошо работается в офисе.

Я предлагаю вам прямо сейчас выполнить небольшое упражнение. В левом столбце запишите определенное занятие (вид деятельности, которым вы занимаетесь). В правом – запишите то место, где занятие это дается вам легко и вам приятно работать. Знание того, где вы сможете выполнить поставленную задачу быстрее, эффективнее и с большим удовольствием позволит вам существенно сэкономить свое время.

 Занятие Место
  
  
  

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

1

Google Keep

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

2

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

3

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

4

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

5

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

6

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в .

7

Remember the Milk

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время

Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут

Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

С чего начинается управление временем

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном
Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
Применяйте стикеры
В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения
Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя
Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом

Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.

Как управлять своим временем и быть более продуктивным

Задач масса, и все важные. Далекие дедлайны приближаются слишком быстро, фото и видео друзей в соцсетях классные, но время за их просмотром словно утекает сквозь пальцы. Как сохранить продуктивность в таких условиях? Спойлер: это реально.

Потребность в развитии, которая есть у многих, часто подпитывает стремление расширить свое дело и привлечь новых клиентов, заработать репутацию и обеспечить таким образом карьерный и финансовый рост. Чем ближе вы к достижению поставленной цели, тем сложнее ваш график. Следовательно, и управление им, а также своим временем требует более ответственного подхода. Без этого навыка любой ваш прогресс будет недолговечным. Как оптимизировать рабочее время и больше успевать, рассказывают эксперты в сферах коучинга и тайм-менеджмента.

Планируйте все без исключения

Если вы не планируете свою жизнь, она делает это за вас. При таком положении вещей «бесхозные» часы в графике будут заполняться нуждами других людей, случайными перемещениями и затратными по времени, но непродуктивными занятиями. Вам это может даже нравиться, но точно не позволит достичь амбициозных целей, если они у вас, конечно, есть.

По мнению экспертов, стоит обратить внимание на периоды пустой траты времени. Иногда они полезны. Однако проблема возникает в том случае, когда мы тратим время помимо своей воли, даже если не хотели. Например, надолго зависли в пресловутых соцсетях, вместо того чтобы закончить важное дело. Необязательно удалять свои аккаунты из соцсетей, а сами эти сайты блокировать на всех ваших устройствах, но вот научиться отводить строго определенное время на посещение данных страниц — полезно. Как и вообще на любую другую деятельность в течение дня.

Допустим, вы хотите поспать или отдохнуть в специально отведенном в офисе месте в середине рабочего дня. Чтобы это удалось сделать качественно, спланировать свой отдых необходимо так же, как, скажем, визит к стоматологу. То есть надо убедиться, что в отведенный на сон период времени у вас не будет никаких встреч и других важных дел. Согласитесь, это в корне отличается от того, как многие «отдыхают»: клюют носом у компьютера или «зависают» на рабочем месте, глядя в пустоту.

Выясните, куда уходит ваше время

Просмотр телепрограмм у жителей России в среднем занимает 209 минут, то есть почти 3,5 часа в день, общение в соцсетях — 60 минут. Конечно, как использовать свое время, каждый решает сам. Другое дело, что большинство из нас даже не выбирают, а просто тратят. При этом мало кто отдает себе отчет, сколько времени на самом деле он расходует на то, чтобы потреблять, а не создавать.

Тайм-менеджеры советуют обратить на это внимание и начать отслеживать, куда уходит ваше время. Попробуйте утром создать электронную таблицу и в ней разделить день на блоки по полчаса. Завершая любое действие, оставляйте соответствующую пометку, фиксируя время, когда закончили.

Вас наверняка поразит результат. Вы увидите, сколько времени реально смотрели в экран смартфона, как долго решали простую техническую проблему или сколько отработали сверхурочно. Смысл не в том, чтобы вы почувствовали за это вину, а в том, чтобы стали более осознанно относиться к тому, как и на что вы тратите время.

Не пытайтесь наверстать упущенное

Люди часто мучаются из-за прошлых недоработок и пытаются компенсировать их в настоящем. Ничего, кроме стресса и профессионального выгорания, это вызвать не может, так как прошлое ни вернуть, ни изменить. Но люди все равно пытаются, а для этого работают в два раза больше. Что приводит к переутомлению и регулярным частым ошибкам.

Коучи советуют меньше убиваться из-за прошлого и больше ценить свои нынешние начинания, а также сосредоточить усилия на том, чтобы создать что-либо в будущем. Ведь время — ресурс ограниченный. Подумайте, сколько лет вам сейчас и сколько еще вы надеетесь прожить. И измерьте этот срок, например, в количестве прочитанных книг. Допустим, вам чуть за 30, а жить вы собираетесь до 80, при этом читаете в среднем по пять книг в год. Это значит, что из бесчисленного множества произведений вам предстоит выбрать только 250 и принять тот факт, что подробное содержание всех остальных так и останется для вас тайной.

Подобные рассуждения нередко наводят на грустные мысли, но и отрезвляют. Скажите себе, что у вас еще есть время, и пусть уже упущенное напоминает о том, как поступать не надо и как вы хотите управлять им, а значит, делом своей жизни. Да и ей самой.

Фото: Photo by Jon Tyson on  Unsplash

Источник: https://www.inc.com/damon-brown/how-to-master-your-schedule-be-more-present-today.html?cid=landermore

Как научиться управлять своим временем

Мы непрерывно взаимодействуем с временем: объективно, когда глядим на часы, и субъективно, на психологическом уровне. Субъективное восприятие времени, кстати, отличается от других типов восприятия тем, что у времени отсутствует стимульная энергия, которая воздействовала бы на человека. Однако измерение физического времени — вполне нормальный процесс для каждого из нас, а значит, течение времени доступно нашему восприятию. В современной психологии существуют две позиции, с которых можно смотреть на психологию времени: время как количественная характеристика и как качественная. О них мы и поговорим, а также коснемся следующих вопросов: от чего зависит искажение времени и почему восприятие его меняется, как управлять своим временем и использовать его максимально эффективно?

Чьи биологические часы точнее

Современная биология говорит нам, что механизмы восприятия времени связаны с биологическими часами человека: предполагается, что в нас происходят физиологические процессы, благодаря которым отсчитываются «кванты времени» [Моисеева Н.И., 1975]. Из этого делается вывод, что изменение скорости протекания биологических процессов меняет и наше восприятие. В подтверждение этой теории было показано, что при повышении температуры тела человек начинает переоценивать количество прошедшего времени, а при понижении — недооценивать [Hancock P.A., 1993]. Доказательства были получены и при работе с фармакологическими препаратами: при усилении метаболизма происходит переоценка времени; при употреблении же определенных наркотических веществ происходит замедление субъективного ощущения времени [Гусев А.Н., 2007].

С точки зрения современной психологии, время субъективно ускоряется, если: 1) увеличивается концентрация событий на период времени [Ornstein R.E., 1969]; 2) возрастает сложность стимулов [Шиффман Х.Р., 2003]; 3) возрастают усилия, требуемые для переработки информации [Шиффман Х.Р., 2003]; 4) возрастает внимание, направленное на оценку времени [Brown S. W., 1985]. Существуют и другие взгляды: субъективное время зависит от видимого пространства (чем меньше его размер, тем медленнее течет время) [Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D., 1953]. Курт Левин отмечает, что возраст также влияет на «растянутость» нашего психологического времени [Lewin К., 1964]. Дети живут настоящим, для них практически не существует ни прошлого, ни будущего. С возрастом человек все больше задумывается над своим прошлым, начинает строить планы на будущее — его субъективное время ускоряется. Подобная точка зрения поддерживается и в современной литературе. Так, известный японский писатель Харуки Мураками замечает: «Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел».

Условно говоря, мы можем сделать вывод о том, что наиболее медленно время течет для ребенка, имеющего пониженную температуру, у которого замедлен метаболизм и который бездельничает в зрительно небольшом пространстве. Быстрее же всего время бежит для лиц пожилого возраста с повышенной температурой тела и ускоренным метаболизмом, увлеченных сложной многоуровневой задачей в большой комнате.

Временная перспектива и мотивация

Другие подходы определяют психологическое время как качественную величину. С этой точки зрения восприятие времени в психологии рассматривается в контексте изучения временной перспективы (ВП) человека.

Первым вопрос о возможности существования единицы психологического времени, которая бывает обусловлена масштабами жизненных ситуаций и определяет рамки «психологического поля в данный момент», поставил немецкий психолог первой половины ХХ века Курт Левин. Он писал, что на поведение человека в реальный момент времени ни прошлое, ни будущее не могут влиять напрямую, но могут опосредованно — через наши чувства, мечты, эмоции, отношения, мысли [Левин, 1980]. Временная перспектива, по Левину, — это временная глубина, включающая в себя области, связанные с будущим, настоящим и прошлым, которые актуализируются в жизненном пространстве в данный момент времени. И это измерение может быть длинным или коротким, определенным или туманным, его структура — простой или сложной, границы — слабыми или жесткими [Lewin, 1951].

Одним из последователей традиции Левина был Жозефф Нюттен, разработавший мотивационный подход к исследованию ВП личности. Нюттен говорит о том, что научная психология принимает во внимание влияние прошлого, но недооценивает роль психологического будущего. Ссылаясь на эксперименты Ивана Павлова, он утверждает, что ориентация на будущее возникает за счет настороженности, которая появляется при наличии потребности. Так организм отстраняется от настоящего и переориентируется на то, чего еще нет. И наоборот, в состоянии, когда потребность удовлетворена, индивид замыкается на настоящем [Nuttin J., 1984]. Следовательно, для человека в нормальном состоянии будущее — это не бегство от реальности, но мир его целевых объектов, которые направляют и координируют его деятельность в на­стоящем. Напротив, человек, у которого отсутствует направленность на будущее, интересуется исключительно удовлетворением своих физиологических потребностей. По теории Нюттена, индивид, который обладает временнóй компетентностью, видит неразрывность и интеграцию событий. Его жизнедеятельность происходит в настоящем, но побуждается целями, находящимися в будущем, которые имеют мотивационную функцию [Нюттен Ж., 2004]. Причина слабой мотивации, по мнению Нюттена, — это отсутствие у человека выраженной и развернутой перспективы будущего.

Люди прошлого, настоящего и будущего

Еще один подход, учитывающий как описанные выше, так и другие исследования, разработал американский психолог Филипп Зимбардо, автор знаменитого тюремного эксперимента в Стэнфорде (по мотивом которого снято большое количество фильмов и написано множество книг). Именно на основе его теории строится большинство современных экспериментов, посвященных тематике временной перспективы. Зимбардо под понятием «перспектива» понимает «точку видения», из которой человек смотрит на свою жизнь и через которую воспринимает свое прошлое, настоящее и будущее. Согласно его теории ВП, мы в процессе социализации учимся переводить весь наш личный опыт в категории времени. В дальнейшем ВП оказывает влияние на наши мышление, решения, действия — благодаря своей связи с процессами стремления к достижениям, постановки целей, склонности к риску, поиска новых ощущений и т. д. Зимбардо также полагал, что со временем мы начинаем адаптироваться к ВП своего окружения. В самом начале жизни мы все ориентированы на настоящее, но по мере взросления кто-то становится более ориентированным на будущее, а кто-то — на прошлое.

Зимбардо создал методику, позволяющую оценить ВП, измеряя пять временных ориентаций у человека (Zimbardo Time Perspective Inventory; ZTPI):

  1. негативное прошлое;
  2. позитивное прошлое;
  3. гедонистическое настоящее;
  4. фаталистическое настоящее;
  5. будущее.

Каждый человек, как правило, фиксируется на одной из этих ориентаций, что, в свою очередь, приводит к формированию временных «пристрастий» или «предубеждений». Иногда это пристрастие начинает проявляться хронически, становясь диспозицией личности, а ВП тогда рассматривается как личностная черта. Подобную чрезмерную концентрацию, по мнению Зимбардо, определяют культура, образование, религия, социальная иерархия и т. д.

С помощью своей методики Зимбардо впервые провел кросс-культурные исследования ВП. Он показал, что чем ближе люди живут к экватору, тем больше они ориентированы на настоящее. По одной из гипотез, это объясняется постоянством погодных условий в поясах, где всегда жарко и солнечно. С продвижением на север (или на юг) появляются снега, температура падает — все это заставляет человека задумываться над своим будущим. Люди, принадлежащие к более низким социальным слоям, также в значительной степени ориентированы на настоящее. Представители среднего класса больше ориентированы на будущее. Для большинства стран было показано, что чем более образован человек, тем более он ориентирован на будущее. Жители стран с высоким уровнем денежной инфляции больше ориентированы на настоящее. То же касается и политической нестабильности: если в стране часто происходят политические перевороты, то люди перестают ориентироваться на будущее, их жизнь сосредотачивается на выживании в настоящем [Zimbardo P., 1999, 1997].

Не секрет, что многие современные психологи, консультанты и тренеры тайм-менеджмента учат своих клиентов жить «здесь и сейчас» [Спиваковская А.С., 2006; Толстых Н.Н., 2010 и др.]. Однако автор методики оценки ВП Филипп Зимбардо утверждает, что, попав в ловушку «вечного сейчас», мы становимся рабами ситуации, не помня ни об обязательствах, данных в прошлом, ни о будущей ответственности, а, значит, становимся крайне внушаемыми. Парадокс времени заключается в том, что «некоторая степень ориентации на настоящее необходима, чтобы наслаждаться жизнью, но чрезмерная ориентация на настоящее может лишить нас счастливой жизни». Поднимая вопрос о самом выгодном соотношении ориентаций, Зимбардо предлагает людям научиться менять свои ориентации в зависимости от условий и целей. Если наша ВП включает в себя и прошлое, и настоящее, и будущее, то нам проще действовать ответственно и адекватно ситуации, чем в случаях, когда наше восприятие времени ограничивается одним или двумя периодами [Зимбардо Ф., 2013]. Когда прошлое и будущее объединяются, чтобы сдержать крайности настоящего, ситуация перестает властвовать над нами [Zimbardo P. G., Boyd J. N.,1999].

Во время Второй мировой голландцы, прятавшие евреев от нацистов, не слушали аргументов своих соседей, которые искали причины этого не делать. Как показало специальное исследование, те, кто не пошел на сделку с совестью, опирались на моральные принципы, приобретенные в прошлом, и никогда не теряли из виду будущего. Они знали, что рано или поздно им придется держать ответ перед собой за свое поведение во время этого ужасного настоящего [Stein A., 1991].

Зимбардо показывает, что наилучшее соотношение предполагает высокий уровень ориентации на позитивное прошлое, достаточно высокий уровень ориентации на будущее и средний уровень ориентации на гедонистическое настоящее. Это и есть «сбалансированная временная ориентация» [Zimbardo P., 2012]. Напротив, ориентация на негативное прошлое и фаталистическое настоящее сказывается на деятельности человека подавляющим образом. В феврале 2009 года на конференции в США Зимбардо так сформулировал наиболее адаптивно выгодную стратегию: «Работая, надо быть ориентированным на будущее, отдыхая — на настоящее, общаясь с семьей, соблюдая традиции и ритуалы — на прошлое». По его словам, прошлое дает нам корни, будущее — крылья, а сиюминутные наслаждения — энергию [TED Conferences, 2009].

Демина Мария,

Солодчик Полина

Библиография:
Гусев А. Н. Общая психология: в 7 т.: учебник для студентов высш. учеб. заведений. / Т.2: Ощущение и восприятие. — М.: Издательский центр Академия, 2007.

Зимбардо Ф. Эффект Люцифера. Почему хорошие люди превращаются в злодеев / Пер. с англ. — М.: Альпина нон-фикшн, 2013.

Зимбардо Ф., Бойд Дж. Парадокс времени. Новая психология времени, которая улучшит вашу жизнь / Пер. с англ. О. Гатановой. — М.: Речь, 2010.

Левин К. Определение понятия «поле в данный момент» // Хрестоматия по истории психологии: Период открытого кризиса. — М.: Изд-во МГУ, 1980.

Моисеева Н.И. Некоторые методологические аспекты изучения понятия времени в биологии // Методологические вопросы теоретической медицины. — М., 1975.

Нюттен Ж. Мотивация, действие и перспектива будущего / Пер. под ред. Д.А. Леонтьева. — М.: Смысл, 2004.

Спиваковская А.С. 9 диалогов о психологии обыденной жизни. — М.: Поматур, 2006.

Толстых Н. Н. Развитие временной перспективы личности: культурно-исторический подход: Дис. на соиск. уч. степени д-ра психол. наук / Психологический ин-т. — М., 2010.

Шиффман Х.Р. Ощущение и восприятие /Пер. с англ.; 5-е изд. — СПб.: Питер, 2003.

Brown S. W. Time Perception and Attention: The Effects of Prospective Versus Retrospective Paradigms and Task Demands on Perceived Duration //Perception & Psychophysics. — 1985. — V. 38, №. 2.

Cohen J., Hensel C.E.M, Sylvester J.D. A New Phenomenon in the Time Perception // Nature. — 1953. — V. 3.

Hancock P.A. Body Temperature Influence on Time Perception // J. General Psychol. — 1993. — V. 120.

Lewin K. Field Theory in Social Science. — New York: Harper and Row, 1951.

Nuttin J. Motivation, Planning, and Action: A Relational Theory of Behavior Dynamics. — Leuven: Leuven University Press; Hillsdale: Lawrence Erlbaum Associates, 1984.

Ornstein R.E. On The Experience of Time. — Baltimore, Md.: Penguin Books, 1969.

Stein A. Quiet Heroes: True Stories of the Rescue of Jews by Christians in Nazi-Occupied Holland. — New York: New York University Press, 1991.

TED Conferences [электронное издание]

Zimbardo P. G., Boyd J. N. Putting Time in Perspective: A Valid, Reliable Individual Differences Metric // Journal of Personality and Social Psychology. — 1999. — Vol. 77, № 6.

Zimbardo P.G., Keough K.A., Boyd J.N. Present Time Perspective as a Predictor of Risky Driving // Personality and Individual Differences. — 1997. — № 23.

Zimbardo, Р.G., Sword, R. Overcome PTSD with new psychology of time perspective therapy. — N.Y.: Willey, 2012.

Как научиться управлять своим временем

Дата публикации . Опубликовано в Жизнь

Как научиться управлять своим временем - 15 советов

Каждый день мы просыпаемся и куда-то бежим, торопимся, стараемся переделать кучу дел, а времени катастрофически не хватает. Это состояние знакомо каждому в той или иной степени. Время стремительно несется вперед, и прожитых минут уже не вернуть назад. Как же научиться не тратить его на пустые и ненужные дела? Существует много способов управления временем, позволяющих повысить продуктивность, сберечь силы и нервы. Рассмотрим некоторые из этих способов.

Составляйте план того, что нужно сделать в течение дня, недели, месяца. Периодически сверяйтесь с планом и отмечайте то, что уже успели сделать. Учитесь выделять самое важное, группировать похожие дела в блоки, разбивать большие задачи на более мелкие. Анализируйте, удаляйте лишнее. Заведите ежедневник и записывайте все дела в него.

Проанализируйте, на что вы тратите свое время. Возьмите тетрадь и запишите все честно, подумайте, куда оно уходит впустую. Очень часто мы расходуем драгоценные минуты на звонки, сидение в социальных сетях, аське, курение. Постарайтесь свести к минимуму данные отвлекающие факторы или отказаться от них совсем. Откажитесь от телевизора или постоянного пребывания в интернете, и вы удивитесь, сколько у вас много свободного времени.

Время, проведенное в транспорте, автомобильных пробках, в ожидании кого-то используйте с пользой. Прочитайте книги, которые давно хотели прочитать. Если нет возможности читать, слушайте. В наше время есть много специальных приложений, которые вам в этом помогут.

Наведите порядок на своем рабочем месте. Очень часто мы тратим время на поиски нужного документа, ручки или других необходимых нам вещей. Самые нужные предметы держите всегда под рукой.

Учеными доказано, что наш мозг лучше всего работает утром, поэтом самые сложные или неприятные дела делайте утром, а оставшееся время сможете потратить на более приятные и легкие дела.

Боритесь со своей ленью, но не впадайте в крайности. Очень часто люди ограничивают себя во всем, отказываясь от музыки, походов в кино, общения. Не отказывайтесь от отдыха, совмещайте приятное и полезное. Небольшие перерывы в работе помогут освежить ваш мозг, привести в порядок мысли и начать работать более спешно. Занятия спортом можно, например, совмещать с прослушиванием любимой музыки или просмотром интересной передачи.

Научитесь говорить «нет». Очень часто мы берем на себя столько работы, что не можем с ней справиться. Научитесь отказываться от той работы, которая к вам не относится.

Как научиться управлять своим временем

Ищите себе помощников. Если это возможно, переадресуйте некоторые дела кому-то другому. В качестве помощников могут также выступать разные полезные программы, записная книжка, смартфон, электронная почта.

Устанавливайте срок выполнения работы. Четкие сроки позволяют повысить продуктивность. Вспомните студентов во время сессии. Жесткие временные рамки мотивируют работать не отвлекаясь.

Некоторые дела можно автоматизировать, чтоб не отвлекаться на них постоянно. Например, можно установить программу, которая будет сообщать о новых письмах, чтобы не проверять почтовый ящик постоянно.

Учитесь у профессионалов. Наверняка есть более опытные люди в вашей сфере. Учитесь у них, новые знания и умения помогут выполнять вашу работу быстрее и продуктивнее.

У некоторых людей много времени уходит на подъем по утрам. Будильник звенит, а мы переворачиваемся на другой бок, и продолжаем спать. Приучите себя вставать сразу по звонку будильника, так вы избежите опозданий и получите дополнительное время. Постарайтесь ложиться спать не позже 23:00. Человек, который хорошо высыпается, работает гораздо продуктивнее.

Если взялись за что-то, то делайте сразу и не откладывайте дела на потом. Откладывание дел в долгий ящик ни к чему хорошему не приведет. Если это возможно, делайте все заранее. Отложенные дела очень часто переходят в категорию «срочно», когда откладывать больше нет возможности, и вы бросаетесь делать все и сразу, испытывая состояние стресса и волнения. Если будете браться то за одно, то за другое, вряд ли сможете добиться чего-то.

Избавляйтесь от ненужного. Выкидывайте лишний мусор на рабочем столе, старые бумаги, удаляйте ненужные письма, сообщения на телефоне. Все это замедляет ваше движение вперед.

Структурируйте информацию. Информация, разобранная на компьютере по отдельным папкам, и разложенные в шкафу документы в определенной структуре или просто вещи на вашем рабочем месте – все это поможет сэкономить время при поиске чего-то важного.

Возможно, у вас не все сразу будет получаться. Не сдавайтесь. Как только управление временем войдет в привычку, вы почувствуете себя более спокойным, успешным и уравновешенным человеком, вы будете меньше подвержены стрессам и вздохнете с облегчением.

Светлана, www.vitamarg.com

Изображения взяты на shutterstock.com

Как научиться управлять временем и энергией

Сегодня поговорим о таком важном умении, как управление временем и о том, как научиться управлять своим временем.

Управление временем

Управление временем

Время и управление им

Время, в котором мы живем очень неспокойное, суетное. И многие не справляются с этим авральным ритмом. Когда находятся в этом хаосе, времени не хватает, не знают с чего начинать, как успеть, соответственно встаёт вопрос об эффективности самого себя.

В эмоциональном отношении человек в напряжении, а это в свою очередь приводит к апатии. Соответственно работоспособность снижается из-за утомляемости. Именно для того, чтобы напряжение и стресс не достигли необратимых процессов, необходимо научиться управлять временем, как своим, так и людей, которые могут находиться в подчинении.

Класс успешных людей, это работоспособные люди, которые в итоге добиваются положительного результата, успеха. Но параллельно работают над вопросом повышения производительности труда, иначе это трата времени впустую. Эффективность, по отношению к личности, заключается в умении управлять временем, где каждая минута на учёте.

Люди, добившиеся успеха, уделяют много времени для того, чтобы составить рациональный план. Причем это делается ежедневно и действуют, согласно, этого плана. Отсюда, соответственно, производительность повышается.

Думать и составлять план нужно за столом на бумаге. Определить цель также на бумаге. Составленный план с целью, является как бы картой действия, следуя которой приведет к успеху, к достижению цели.

План действий необходимо составлять накануне с вечера, который включает список задач для решения. Просыпаясь с утра, имея план, человек уже знает свои действия, когда, что и как будет делать.

Но бывают иногда ситуации, когда появляется новое дело, которое необходимо выполнить. Нужно внести это дело в составленный заранее список, но при этом надо учитывать приоритет этого дела по отношению к задачам, внесенным ранее в план. Следуя плану, при выполнении очередной задачи, нужно обязательно вычеркивать её из списка, получая при этом удовлетворение. Сделанная работа дает заряд энергии на другие дела, повышает энтузиазм.

Приоритетные задачи

Приоритетные задачи

В первую очередь надо поставить перед собой цель жизни, а потом перейти на ежедневное планирование. Планирование надо начинать с главных дел, переходя к второстепенным делам. При этом надо ставить конкретные сроки.

Для успешного решения многослойная задача разбивается на простые подзадачи. В итоге получается ветвистое дерево. Такое разветвление продолжается пока не станет решение главной поставленной задачи легким и прозрачным.

Управляющий временем определяет основное дело вовремя. Причем необходимо расставить все задачи по приоритету с учетом важности.

После того, как определились с главным делом, необходимо предусмотреть всевозможные варианты как при выполнении, так и при невыполнении. Важно определиться с последствиями, в случае невыполнения задачи в срок. Необходимо установить все задачи по приоритету, например, 1; 2; 3; 4; 5 так далее.

В данном случае задача 1 самая главная и в случае невыполнения будет иметь самые серьезные последствия. В то же время задача 2 не берется на решение, пока не решена задача 1. А задача 3 не берется на рассмотрение, пока задача 2 открыта и так далее. Задача 5-я несущественная и она ни на что не влияет.

После того, как расставили очередность задач по приоритету, определили первоочередные задачи, необходимо переходить на решение этих задач целенаправленно и сосредоточенно. То есть, начав задачу 1 надо довести её до завершения и только после этого переходить на решение задачи 2. Необходимо, собравшись в полной мере, решить глобальную задачу, получая результат.

Все задачи делятся на четыре вида

  1. Первоочередные и весомые.
  2. Весомые, не первоочередные.
  3. Первоочередные, но невесомые.
  4. Не первоочередные и невесомые.

Отложение дел первого вида на потом влечет всякие последствия. Отсюда следует, что необходимо однозначно делать их в первую очередь.

Решением задач второго вида можно повременить. Но постоянно откладывая, эти дела могут стать весомыми. А чтобы это не произошло, необходимо заранее предвидеть и найти время из резерва.

Задачи третьего вида слабо влияют на успех дела, так как для решения этих задач уходит много резервного времени. Такие задачи необходимо перепоручить или сократить их количество.

Дела четвертого вида можно исключить из списка, так как не влияют ни на что.

Иногда бывают такие ситуации, что вам не нравится задача, но её надо решить в силу её важности и срочности. Необходимо, стиснув зубы, с утра приложить все усилия, чтобы решить задачу. И тогда все негативные эмоции и последствия пройдут стороной.

Необходимо организовать свой распорядок дня так, чтобы не тратить собственное время и энергию на никчемные занятия. Необходимо уметь вежливо отказывать не приглянувшимся задачам. Надо дать человеку понять, что отказ относится не к нему лично, а к его задаче. И эти никчемные занятия необходимо занести в список не выполняемых дел.

Необходимые задачи

Необходимые задачи

Перед выполнением задачи, необходимо предусмотреть последствия, которые влечет в случае не решения её.
Стоит спросить себя:

  • А какие самые первоочередные и весомые задачи?
  • Оценить свои возможности для улучшения ситуации.
  • Каким образом рационально распределить ресурс времени?

Оценив ситуацию можно повысить производительность в два раза.

Люди с хорошей репутацией работают за чистым столом. В противовес им у неорганизованных и непродуктивных людей на столе полный беспорядок. Просто необходимо выработать привычку соблюдать за рабочим столом порядок, чтобы при необходимости можно было бы быстро найти необходимую бумагу, а ненужные бумаги сразу выбрасывать в урну.

При большом объеме свалившейся работы не надо паниковать и в здравом рассудке спокойно составить список первоочередных задач. Необходимо при этом следить за своим равновесием, поддерживать себя в физической форме, нельзя ни в коем случае доводить себя до изнеможения. В противном случае организм может дать сбой, при этом нарушив все планы. Жизнь должна быть полноценной, разносторонней. Чтобы распорядок дня сочетал качественную работу и отдых в полной мере.

Всем пока.
С уважением, Вячеслав.

Рабочий стол

Рабочий стол

Как научиться управлять своим временем

Каждый из нас, когда-либо сталкивался с нехваткой времени на осуществление задуманного. Встав с утра, думаешь «так, сейчас займусь этим, потом вот этим,  потом надо сделать то, ну и вот это». В течение дня, как правило, возникают «важные»  вопросы, которые требуют буквально немедленного решения, и какие-то дела начинают откладываться на потом. Но всё ещё надеешься всё успеть. И вот вечером, обычно перед сном, вспоминаешь, что  часть задуманного, притом иногда достаточно важная, попросту была забыта или на неё не хватило времени. Приходится сдвигать осуществление каких-либо дел «назавтра», потом что-то на «послезавтра» и т.д. Задумайтесь, что вы откладываете на потом? Как правило, это  ваши мечты, общение с близкими людьми, или то, что связано с личным временем, тем временем, которое вы могли бы подарить себе любимому. Возникает вопрос, что с  этим делать? Как привести в порядок свои мысли, действия, и успеть всё, что задумано. Как управлять своим временем?

Всё просто и не надо ничего придумывать. В наше время в мире накопилось достаточное количество информации и опыта для того, чтобы не ломать голову тем, что уже изобретено и эффективно используется многими людьми.

Однажды…  где-то на далёком западе…  один американский предприниматель, президент одной из крупных металлургических корпораций тоже задался вопросом, как правильно использовать своё рабочее время для получения большей результативности. Вызвал к себе советника по предпринимательской деятельности и переложил на него свои проблемы, как это водится, поставив достаточно необычную задачу «Показать возможность лучшего использования времени». В результате советником было предложено решение, за которое президент компании заплатил ему приличную сумму,   а было это  элементарное структурирование рабочего дня,  что теперь называется модным английским словечком «time management» (управление временем), а эта история упоминается во всех учебниках по тайм-менеджменту.

Итак, как научиться больше успевать, управляя своим временем?

  1. Вечером текущего дня берём лист бумаги, составляем список важных дел, которые должны сделать завтра.
  2. Проверяем, все ли задачи значимы (важно помнить, что нельзя объять необъятное, поэтому вычёркиваем дела, которые можно сделать в любое время)
  3. Расставляем  приоритеты (нумеруем  очередность оставшихся задач по  значимости)
  4. Корректируем список задач в соответствии с расставленными приоритетами.
  5. С утра начинаем с задачи № 1 и работаем над ней, пока она не будет решена.
  6. Перепроверяем расставленные приоритеты  и приступаем к делу № 2 , пока не закончим, дальше не идём, потом переходим к № 3 в списке и т.д.

Даже если план на день не будет выполнен полностью, это не страшно. В конце дня будут выполнены самые важные дела, и это главное. Вы не тратите время на задачи меньшей важности.

Почему важно уметь управлять своим временем? Давайте посчитаем, на что мы его тратим.

Примерное распределение времени за сутки среднестатистического человека:

Сон – 8 часов, соответственно на бодрствование – 16 часов, из них:

Одеться утром, раздеться вечером – 1 час

Еда (3-4 раза в день) – 3 часа

Туалет, ванна – 1 час

Перекур (для курящих) – 1 час

Время в пути – 2 часа

Итого на естественные нужды – 8 часов

На дела, решение задач – 8 часов

Используйте оставшееся для важных дел время грамотно и с пользой!

Для того, чтобы научиться правильно распоряжаться  имеющимся у нас активом времени, нужно чётко понимать, какую цель мы перед собой ставим.  К сожалению, не все из нас понимают, что такое цель. И именно поэтому  идут по жизни не к заветной мечте, а к заведомому разочарованию.

Цель должна быть:

Конкретная (однозначная, нельзя трактовать разными способами)

Измеримая

Достижимая

Релевантная (подчинимая целям более высокого порядка)

Ограниченная во времени

Потренируйтесь формулировать свои цели, чтобы научиться их достигать, правильно управляя своим временем.  Определите,  какие из ниже перечисленных высказываний являются целями:

  1. Я хочу яхту
  2. В сентябре 2013 года у меня будет перевыполнение плана по всем показателям
  3. Я хочу, чтобы люди уважали меня
  4. Мне нужно поработать над собой
  5. Я буду работать лучше, чем все остальные
  6. Мне нужно похудеть на 5 кг
  7. Я буду писать по три листа в день для подготовки статьи к концу этой недели
  8. Я буду стройным к концу этого квартала
  9. Я буду приезжать на работу к 8-00, начиная с завтрашнего дня
  10. Для моего самосовершенствования  я должен до конца текущего месяца прослушать тренинг «Установка на достижение жизненных целей»
  11. К 31 декабря я куплю ребёнку сноуборд

Только 2,7,9,10,11 высказывания являются целью.  Почему, к примеру,  фразу № 6 нельзя рассматривать как цель? Подчиняясь некоторым критериям, она однако не ограничена во времени и не достаточно конкретна. Чтобы она стала целью, она должна звучать так «Я похудею на 5 кг к 1 июня».

Неправильно поставленная цель – «поглотитель» нашего времени.  Какие ещё наши неправильные действия «пожирают» драгоценное время, вы сможете определить индивидуально, составив «фотографию дня». Вы можете воспользоваться специальной формой для составления фото дня по тайм-менеджменту, скачав её по этой ссылке. Она заполнена примером действий, совершённых менеджером. Проанализируйте «фотографию дня» менеджера. Выявите основных «поглотителей времени». Предложите, как улучшить организацию его работы. Просчитайте выигрыш времени после этих улучшений.

Упражнение по составлению “фотографии дня” достаточно выполнить пару раз, чтобы прочувствовать, что значит быть “здесь и сейчас”, что в свою очередь позволит вам действовать более осознанно, последовательно, без суеты и напрасной траты времени.

После того, как возникнет полное понимание о планировании дня, можете начинать долгосрочное планирование. Оно начинается с расписания целей и задач на месяц, затем на неделю, потом уже планируется день. Соответственно по окончании дня корректируется недельный план, а по окончании недели план на месяц. Вы можете воспользоваться специальной формой для составления расписания на неделю по тайм-менеджменту, скачав её по этой ссылке.

В крупных компаниях планирование  ведётся минимум от года. А помните, как в Советском Союзе планировали «пятилетку»?  А  впереди планеты всей, конечно же, Китайцы со своим тысячелетним планом!

 

 

Похожие страницы:

Как стать лидером профессиональной команды

 

 

Tags: как начать успевать больше, тайм менеджмент планирование