Что такое тайм менеджмент определение – Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

Что такое тайм менеджмент или как управлять своим временем

Здравствуйте уважаемы читатели блога! Сегодня я хочу разобрать с вами вопрос: Что такое тайм менеджмент ? Наверняка с каждым такое случалось, когда запланировали кучу дел и в спешке пытаетесь их завершить, но времени катастрофически не хватает и от этого сверху накапливается еще больше неразрешенных проблем. И если так жить день за днем, то в результате мы рискуем приобрести хроническую усталость, стресс и бессонницу. А это сказывается не только на работе, но и влияет на личную жизнь.

Определение

Филип Честерфилд в 1700-х годах сказал :

«Очень немногие умеют распорядиться толком своим состоянием, еще меньше тех, кто умеет распределять свое время, а из этих двух вещей последнее- самое главное».

Так вот, тайм менеджмент — это как  раз и есть наш помошник в организации времени, который научит распоряжаться им эффективно, и без риска для здоровья. Ведь когда мы едем в поезде очень быстро, и один пейзаж сменяет другой- мы ничего не  успеваем рассмотреть, со временем глаза устают и мы не получаем никакого удовольствия. Верно?

А если мы будем управлять своим временем, мы вернем  власть в свою жизнь, научимся разглядывать и замечать пейзажи за окном, отдыхая при этом и набираясь ресурсов для последующих свершений. Ведь это значимо не только в жизни офисных работников и при ведении бизнеса для руководителей, но и для женщин в декрете.

Особенно ценно, если Вы научите детей планировать каждый час, чтобы они эффективно использовали его в учебе,  имели возможность отдыхать и полноценно развивались. Заинтересовало? Тогда двигаемся дальше.

Программа тайм-менеджмента

точно в цельточно в цель

Постановка целей

Основой является верное определение целей и постановка их перед собой. То есть, понять для себя, чего Вы хотите, каким образом можете этого достичь и когда. Для этого взять блокнот или электронную записную книгу и все расписать. Самое главное, это определить первостепенную цель, ради которой реализовываются остальные.

Необходимо учесть момент, чтоб они были в балансе, а не полностью противоположны друг другу ( к примеру, сложно строить свой бизнес и при этом много времени уделять семье и бытовым вопросам). Насколько они совместимы с реальностью, чтобы точно рассчитать свои силы (маме в декрете без няни будет очень сложно, опять таки строить бизнес).

Высоких результатов достигают люди, у которых достижение целей не идет вразрез с их ценностями, ведь если Вам придется «переступать» через свои личные определения «что хорошо, а что плохо», то со временем, осознанно или нет, Вы начнете препятствовать сами себе.

Также необходимо будет их проранжировать или выписать в две колонки, так как цели бывают краткосрочными ( которые обычно разрешаются в течении одного дня) и долгосрочными ( когда задание кажется невыполнимым,его делят на этапы, тогда легче справиться с ним и проконтролировать)

Более подробно о постановке целей, вы можете прочитать тут…

Приоритеты

Следующим основным принципом , после определения целей, является расставление приоритетов. Сделать это можно с помощью одного результативного инструмента, который называется матрица Эйзенхауэра (военный, политический деятель, и Президент США, между прочим).

Заключается она в том, чтобы разделить каждую вашу задачу на одну из этих категорий ( со временем можно будет просто обозначать разными цветами):

  1. Важные и срочные одновременно. Достигать их должны лично Вы и незамедлительно;
  2. Значимые, но не срочные. Можете спланировать выполнение после срочных и важных;
  3. Срочные, но не важные. Вполне можно , а порой даже нужно поручать реализацию другим;
  4. Не значимые и не срочные. Обычно не требуют внимания, так как разрешаются сами собой, попутно с другими заданиями.

Пока ничего сложного, уважаемые читатели, правда ведь? Это основы, и они помогут  в таком деле, как управление временем.

Более подробно об этом методе можете почитать тут: «Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра»

Планирование

Ведь мало ставить цели и расставлять приоритеты, необходимо также уметь правильно планировать свой день. Потому что именно план дня поможет проранжировать краткосрочные и долгосрочные задачи. Для этого с утра выпишите список дел по мере убывания их значимости.

Если есть возможность и пространство позволяет, купите доску, на которой маркером будете выписывать необходимое на день. Тогда она всегда будет перед глазами. В крайнем случае можно обойтись и обычным ежедневником.

Самым главным правилом планирования дня- это начинать с отдыха, в первую очередь позаботиться о своем личном времени, чтобы энергии и ресурсов хватало на выполнение работы, только тогда она будет результативна. Но учтите, необходимо выяснить, когда вы просто теряете время.

Также необходимый инструмент для каждого, исследовать так называемые «хронофаги» — излишнее просиживание перед телевизором , частое обновление почты или общение с людьми, которые впустую теряют Ваше время, в общем, когда минуты уходят, не принося пользы.

Если не выходит их полностью исключить из своей жизни, то хотя бы постарайтесь значительно сократить.

Методы

помидорыпомидоры

Предлагаю рассмотреть очень эффективный метод, который называется «по помидору». Для начала разъясню,что эти самые помидоры продаются в интернет-магазинах и устроены по принципу будильника с таймером.

Итак, когда Вы уже составили список дел, выберите из них долгосрочное, или так называемое, «Великое дело». Заведите помидор на 25 минут и выполняйте задание, пока он не зазвенит. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. И если дело не закончено, потратьте  на него еще следующие  25 минут. А через четыре помидора возьмите себе большой перерыв в 20-30 минут.  И так далее…

Важно! Правила этого метода :

— отключайте телефон, чтобы не отвлекаться;

— если работу закончили, а еще много времени- идите дальше по списку дел;

—   когда выполняете работу и вдруг вспомнили о другом деле- сделайте пометку в списке, вернетесь к нему после перерыва и потратите другие 25 мин.

Со временем Вы заметите качественность и эффективность своих усилий.

Подробнее об этой технике вы можете почитать тут.

Также есть отличная методика, которая помогает контролировать движение к цели и повышает осознанность этого процесса. Называется:

«Пять пальцев»

Она заключается в том, что каждый палец обозначает какой-то из параметров контроля над временем и делами.

В свободное время после рабочего дня,  лучше всего перед сном, просто взгляните на свою ладонь и задайте себе вопросы. Их запомнить легко, так как параметры подобраны под первым буквам названия пальцев.

  • Большой палец- означает Бодрость, Ваше физическое состояние. Узнайте у себя, что сделали для своего здоровья, как позаботились о своем хорошем самочувствии и каким образом поддерживали свою физическую форму в течении дня.
  • Указательный — Услуга, сотрудничество, помощь. Задайте вопрос : « Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами или в семье?», « Чем я был полезен другим?».
  • Средний — Состояние. « Какие чувства я сегодня испытывал?», « В каком эмоциональном состоянии провел день?», « Каким образом я справлялся с негативными состояниями и каким образом находил ресурс для поддержки настроения?»
  • Безымянный — Близость к цели. Подумайте, что сегодня сделали, чтобы приблизиться к своей цели? Чего достигли за день? И где именно находитесь относительно достижения поставленной задачи?
  • Мизинец- Мысли, информация и знания. Очень помогает для закрепления и усвоения. Просто вспомните, что нового сегодня узнали и какие знания приобрели.

Самым последним принципом в программе тайм-менеджмента является наработка необходимых привычек. Мы уже об этом говорили, составление списка по значимости, планирование, исключение хронофагов…

Все это даст эффект только тогда, когда Вы не будете забывать про эти правила,откладывать на потом и начнете применять в своей практике ежедневно. Тогда со временем заметите, как усовершенствовали свои умения и приступать к ведению дел будете в привычном русле.

Мои рекомендации и личные наблюдения

секундомер и беговая дорожкасекундомер и беговая дорожка

  • Попробуйте определить для себя, в какое время дня Вы наиболее активны, просто подметить время, когда производительность на высшем уровне. И именно на это время планировать самые длительные и трудновыполнимые задачи.
  • Всегда учитывайте возможность форс-мажора, и оставляйте хотя бы полчаса свободного времени на такие неожиданные ситуации, чтобы иметь возможность вносить коррективы в расписание.
  • Необходимое правило- это соблюдать временной сеттинг. Если кто-то опаздывает на совещание, он нарушает границы всех участников, так как отбирает время. Чтобы этого не происходило, необходимо начинать без опоздавшего, на ответственности которого уже будет самостоятельное включение в процесс, который он пропустил.
  • Для результативного выполнения плана работы важна правильная мотивация. Об этом мы уже говорили в предыдущей статье «10 способов как повысить мотивацию в работе уже завтра». Если вы будете нацелены на результат, и будете замечать свои достижения — производительность намного увеличится.
  • Всегда анализируйте свои ошибки и сложности, выписывайте их, со временем у Вас появится опыт их разрешения и будет уменьшатся затратность ресурсов. Вы тогда осознанно будете подходить к вопросам о том, что происходит в жизни, что Вы с ней делаете, зачем и каким образом. Мы не идеальны, и все удерживать в своей голове не всегда выходит.

Заключение

И напоследок, уважаемый читатель, хочу порекомендовать Вам почитать одну замечательную книгу Брайана Трейси: « Тайм-менеджмент по Брайану Трейси». Для более детального изучения эффективности управления своим временем. Успехов Вам и  до новых встреч на страницах моего блога.

Что такое тайм-менеджмент

Ноу-хау в самоорганизации

С тайм-менеджментом невольно сталкиваются все начинающие предприниматели. Понятие произошло от английского словосочетания «time management» и означает «управление временем». Управлять временем в прямом смысле человеку недоступно, но максимально эффективно выстраивать свой график можно научиться.

Тайм-менеджмент – это наука о распределении, учете и организации собственного рабочего времени. Организация и учет помогут предпринимателям выполнять большее количество дел и сократить при этом трудозатраты. Вот несколько фактов, которые подтверждают пользу планирования:

  1. Согласно исследованиям британских ученых, планирование рабочего времени высвобождает ресурсы, которых на каждые 10 лет работы приходится по 2 года.
  2. Если планировать каждый рабочий день, то на стандартные дела у вас уйдет в два раза меньше времени.
  3. Второстепенные и неважные дела занимают у человека 70% его рабочего времени.

Научно подойти к вопросу рабочего распорядка решили еще в Древнем Риме. Например, великий мыслитель Сенека в своих трудах разделил время, потраченное за день человеком, на две группы:

  • Хорошее – используемое с пользой.
  • Плохое – потраченное на безрезультатные дела.

Сенека предложил записывать потраченное время и исчислять его пользу, отталкиваясь от заполненности. Эти мысли легли в основу понятия «личной эффективности». А итальянский писатель Альберти в XV веке говорил, что тот, кто управляет своим временем, всегда будет иметь успех. Для достижения задуманной цели Альберти предложил использовать правила:

  1. Каждое утро начинать с составления списка важных дел.
  2. Распределять дела в списке так, чтобы самые важные были выше и снижались в порядке уменьшения значимости.

Много лет этот вопрос рассматривался в основном в теории, и только в 80-е годы XX века его стали активно внедрять в практику. Тайм-менеджмент становится нужен и в работе, и в обычной жизни. Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов. Поэтому наука «тайм-менеджмент» так актуальна в наши дни, когда времени катастрофически не хватает. Типы тайм-менеджмента различны и подойдут как домохозяйке, так и крупному владельцу компании. Мы поговорим о дисциплине в общем.

Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов.

Состоит дисциплина из нескольких частей:

  1. Учет своего времени.
  2. Оптимизация временных ресурсов.
  3. Строгое планирование определенного временного промежутка (дня, недели, месяца).
  4. Создание мотивирующих факторов.

Эффективность тайм-менеджмента в том, что вы переосмыслите важность своих дел по целесообразности. Это повысит вашу работоспособность. Пользоваться на практике наукой о времени должны не только вы как глава компании, но и все нанятые сотрудники. Поэтому грамотное управление компанией включает в себя обучение сотрудников на курсах тайм-менеджмента и контроль того, как практически используются знания.

Вымысел или правда

Бытует мнение, что тайм-менеджмент не подходит для российского менталитета. Люди, которые живут по плану, больше напоминают роботов, а Россия славится своей непредсказуемостью. Но подобные мнения не имеют под собой оснований, а преимущества использования на практике тайм-менеджмента говорят об обратном.

Мнение, что тайм-менеджмент не подходит российскому менталитету, не имеет под собой оснований, а преимущества его использования на практике говорят об обратном.

Рассмотрим несколько мифов о науке по управлению временем:

  1. Управлять временем не сможет ни один живой человек. Конечно, замедлить или ускорить время человеку не под силу. Но любой успешный управленец должен уметь контролировать свои дела, правильно расставлять приоритеты. Именно этому учит тайм-менеджмент.
  2. Тайм-менеджмент заставляет работать человека в больших объемах. Это неправда, так как за счет оптимизации и анализа своих действий вы будете совершать ту же работу, но в более короткие сроки. Польза очевидна. Личная результативность повышается за счет искоренения второстепенных задач, на которые за день уходит немало времени. Например, проверка почты или чтение новостей в социальных сетях могут украсть у вас в среднем 50% рабочего времени.
  3. Живя по четкому плану, вы потеряете свою свободу выбора. Тайм-менеджмент, напротив, учит человека эффективно распределять свое время, поэтому он становится свободнее.

Семь ступеней к успеху

Контроль и планирование своего рабочего времени согласно тайм-менеджменту осуществляются по семи принципам. Если четко соблюдать правила и разделить работу на этапы, то уже через две недели вы привыкните к новому графику и заметите, сколько свободного времени остается на личные дела. Рассмотрим подробнее уровни оптимизации своего дня по тайм-менеджменту.

Четкий план

Неважно, являетесь вы руководителем крупной компании или только начинаете свой бизнес, нужно планировать свой день. Составляется план на определенный временной промежуток: день, неделю, месяц. Начинающим рекомендуется начинать с ежедневного планирования. Придя на свое рабочее место, вы без промедления приступите к работе и будете знать, чем ее закончить. При составлении плана учитывают основные принципы:

  1. Каждую цель нужно записать на листе ежедневника или в электронном варианте. Если цель только в вашей голове, на практике она вряд ли осуществится.
  2. Составляется план заранее, это повысит производительность на 25%.
  3. Если задача объемная, то она делится на несколько мелких с четкой последовательностью.
  4. Некоторое время в плане оставляется для форс-мажорных ситуаций.

На составление плана вы потратите несколько минут времени, но они окупятся за следующий рабочий день, так как успевать вы будете на 25-35% больше.

Научиться четко формулировать цели

Успешная работа зависит от четкости формулирования целей и умения разбивать их на конкретные задачи. В тайм-менеджменте этот этап носит название «декомпозиция целей». Нужно научиться из общего выделять частное.

А ну, выполняйся

Например, вы хотите увеличить продажи в вашей компании. Формулируем цель: поднять продажи на 45% за три месяца. Цель включает в себя ряд конкретных задач:

  • Провести рекламную акцию в конкретной торговой точке.
  • Увеличить стоимость некоторых товарных позиций.
  • Провести корректировку цен.
  • Запустить и продвинуть интернет-магазин.

В тайм-менеджменте для формирования целей используется система SMART. По этому принципу цели должны отвечать ряду качеств:

  • Конкретность – specific.
  • Измеряемость реальным временем – measurable.
  • Выполнимость за определенный период – attainable.
  • Актуальность на сегодняшний день – relevant.
  • Ограниченность во временном промежутке – time-bound.

Если двигаться к цели, выполняя поэтапно конкретные задачи, то достичь ее можно быстрее на 25%, так как общее направление не будет растрачиваться на неэффективные задачи.

Фиксация действий согласно плану

Конкретно поставленные задачи нужно зафиксировать так, чтобы было наглядно видно, сколько времени займет их выполнение. Существует несколько инструментов наглядной фиксации. Эффективное решение – использовать «диаграмму Ганте». Рассмотрим примеры:

Цель: построить ангар для разведения свиней. Постановка задач: подготовить план на бумаге, расчистить землю под постройку, заложить фундамент, собрать ангар, провести внутренние коммуникации, обустроить стойла для животных.

Составляем таблицу: в вертикальной колонке прописываем задачи, в верхней горизонтальной – числа и месяцы. Закрашиваем ячейки времени каждой задачи разными цветами. Близкие задачи можно группировать.

Наглядно таблица поможет вам быстрее координировать работы и выполнять их последовательно и в срок.

Важное в приоритете

Задачи на день нужно разделить по важности. В приоритете должны быть самые важные, ниже – по убыванию значимости. Способ расстановки задач в тайм-менеджменте называется «АБВГД», где под А понимаются самые значимые дела, под Б – менее значимые и так далее.

Многие предприниматели оставляют самую важную задачу на конец рабочего дня (например, составление отчета для налоговой), хотя именно от ее решения зависит эффективность дневной работы. Результат может быть плачевным – именно наспех сделанные отчеты могут вызвать вопросы налоговиков. К тому же вечером вероятнее допустить ошибку, а ошибка в цифрах в отчете может обернуться штрафом или чем похуже.

С точки зрения тайм-менеджмента, день следует начинать с решения самой сложной и основной задачи.

Практикующий специалист управления временем Брайан Трейси назвал этап выделения важной задачи – «съесть лягушку». То есть сначала сделать все самое неприятное и только затем приступать к остальному.

Работы Трейси основаны на принципах известного ученого Парето, по закону которого 20% задач дают 80% конечного результата, оставшиеся 80% эффективны лишь на 20%. Самое сложное – из всех задач выбрать нужные 20% и понять, что за пожиратели времени остальные 80%.

Еще один способ группировки задач по важности предложил американский президент 40-50-х годов Дуайт Эйзенхауэр. В его честь этот способ назвали «матрица Эйзенхауэра». Свои дела он всегда делил на четыре группы:

  1. Важные, которые необходимо выполнить срочно, – выполняются немедленно и самостоятельно, перепоручить подчиненным нельзя.
  2. Важные, которые не имеют особой срочности, – их выполняют самостоятельно, но можно отнести на вторую часть дня.
  3. Срочные, но не имеющие важности, – занимают много времени, но выполнить нужно в короткие сроки. Их поручают своим сотрудникам.
  4. Неважные и несрочные – оставляют на последнее место и вычеркивают из графика на день.

Эйзенхауэр рекомендует не допускать переход важных дел в раздел срочных и делать их заранее. Структура дел должна быть точной и продуманной.

Не распыляйтесь на мелочи

Так как время – один из самых ценных ресурсов, то дорога каждая потраченная минута. Вернуть потраченное время нельзя, а, не сфокусировав время на главной задаче, можно потерять много часов на второстепенные дела.

Вернуть потраченное время нельзя, а, не сфокусировав время на главной задаче, можно потерять много часов на второстепенные дела.

Для решения второстепенных дел тайм-менеджмент учит делегированию задач. Вы должны уметь перепоручать дела своим коллегам или нанятым людям. Например, если нужно провести ревизию в торговой точке, доверьте это проверенным администраторам, сами лишь пересчитайте в итоге полученный результат.

Второй важный аспект – научиться отказывать тем, кто тратит ваше время без отдачи для компании. Например, не стоит поддерживать разговор со слишком болтливым сотрудником. Эти простые законы сэкономят не менее 15% временных ресурсов для отдыха и саморазвития.

Дополняйте личным опытом

Необходимо составить распорядок и постоянно вести учет потраченного времени, а также анализировать свои ошибки. Если ресурс потрачен впустую, отметьте это в своих правилах.

Каждый человек индивидуален, поэтому корректируйте правила под свой биоритм. Если ваша активная деятельность начинается с 12 дня и заканчивается в 8 вечера, то основные задачи нужно выполнить в обед.

Если какая-то из задач занимает много времени и вы почувствовали, что слишком углубились в нее, сделайте перерыв. Важно оптимизировать использование своего времени по максимуму.

Планируйте выходные

Полноценные выходные необходимы каждому предпринимателю. Обязательно планируйте отдых в своем ежедневнике. Многие начинающие предприниматели с головой уходят в работу и забывают про отдых. Поэтому, чем ближе такой человек к своей цели, тем тяжелее ему даются очередные задачи. После выходных работа пойдет продуктивнее.

Тайм-менеджмент – это ноу-хау в дисциплине по управлению персоналом и компанией. Попробовав планировать дела и выделив основные задачи на день, вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. Планирование скоро войдет в привычку, а рекомендации отложатся в голове и будут выполняться автоматически.

Функции тайм-менеджмента

Подходы к пониманию тайм-менеджмента

В широком значении тайм-менеджмент – это технология организации времени с целью повышения эффективности его использования.

В узком значении, тайм – менеджмент – это набор техник, которые позволяют добиться повышения производительности, а также повышения прочих показателей социального и производственного характера, улучшения корпоративной культуры и повышения качества внутренней среды организации за счёт целенаправленного анализа и управления временными ресурсами.

Замечание 1

Современная исследовательская традиция и деловая практика сформировала широкое понимание тайм — менеджмента как особенной философии, которая основана на принципах всестороннего понимания ценности времени среди быстрого информационного потока в постоянно изменяющемся мире.

Сегодня тайм-менеджмент только начинает свое утверждение как специальной дисциплины в управленческой сфере научных и практических знаний, имеющей не только экономическое, но и личное значение. Экономическая роль заключается в том, что с помощью рационального использования временных ресурсов можно значительно повысить производительность труда и отдельных людей, и коллектива в целом. Личная значимость тайм-менеджмента -в том, что человеку он позволяет обрести такое количество свободного времени, которое позволит ему ощутить себя свободным и больше внимания уделять собственному здоровью и отдыху.

Признаки тайм-менеджмента

Как одна из подсистем общей системы менеджмента тайм-менеджмент можно охарактеризовать рядов признаков:

  • направленность на рост производительности труда, гармонию социальной и производственной внутриорганизационной среды с её внешним взаимодействием с окружающей средой;
  • применение существующих и выработка новых уникальных методик и инструментов для гармонизации временных процессов, достижения их эффективной организации, которая бы соответствовала бы конкретным ограничениям и условиям;
  • построение иерархии целей и задач и классификации организации в целом и сотрудников в отдельности, которые связаны с развёртыванием производственных операций во времени;
  • тайм-менеджмент осуществляется как планирование, а также непосредственное выполнение и корректировка утвержденных планов, но вместе с тем характеризуется текущим администрированием временных процесов;
  • выражается в распределении ответственности, прав и обязанностей в формализованной организационной структуре и в системе неформальных взаимоотношений внутри коллектива.

Функции тайм-менеджмента

Среди основных понятий, характеризующих функции тайм-менеджмента, можно назвать:

  1. Осуществление анализ ситуации – процесса, позволяющего отследить нерациональность использования рабочего времени, причины этого, а также выделить из них главные, влияние которых наиболее неблагоприятно на использование времени.
  2. Постановка цели – это необходимый этап в управлении временными процессами, во время которого выясняются приоритеты осуществления управления временем, затем они ранжируются и определяются организационные, групповые и личные цели, их временные сроки и степень реализованности на данный момент. С помощью постановки цели в дальнейшем можно ориентироваться в существующих методах управления временем.
  3. Планирование – это процесс, во время которого составляется перечень задач, которые следует выполнить за заданный временной промежуток. Важно понимать, что планирование, будучи базовой функцией менеджмента, в рамках тайм – менеджмента имеет свою специфику, а значит нужно применять профессиональные методы и инструменты.
  4. Разработка методики борьбы с причинами временных потерь – это итоговая и основная функция тайм-менеджмента. В рамках данной функции могут быть использованы как общие схемы, так и индивидуальные способы, которые характерны для конкретной управленческой ситуации и организации в отдельности.

Когда успел устареть тайм-менеджмент и почему больше не модно успевать всё

Эра эффективных менеджеров в классическом понимании проходит. Наряду с книгами про суперлюдей на полках книжных — теории пофигизма, эссенциализма, долголетия, избавления от вещей и наведения порядка, многочисленные хюгге — скандинавские сложные слова о простом счастье. 

Сегодня эффективный менеджер — прежде всего, живой и счастливый. А таким он будет недолго, если работать 24/7 и проявлять чудеса мультизадачности. Повышение ритмов жизни и инстинкт самосохранения задали новый тренд — на упрощение жизни.

Лена Володина, блогер, автор книги «Дзен в большом городе»

Почему тайм-менеджмент не сработал и как без него обрести контроль за временем и жизнью — рассказывает постоянный колумнист Журнала Лена Володина, медиаменеджер, блогер, автор книги «Дзен в большом городе».

Мы копировали оболочку

В тайм-менеджменте по-прежнему нет ничего плохого, и организовывать жизнь все еще нужно. Только мы копировали форму, сводили все к инструментарию и не понимали сути. А потом удивлялись, куда делась мотивация и почему так сложно быть высокоорганизованным человеком.

Книги не помогут, если ты не знаешь, куда бежать и у тебя нет генеральной идеи. Сила воли не работает, если цели лишены смысла. Тайм-менеджмент не научит расставлять приоритеты, книги не определят за вас, что для вас важнее. В том смысле что нельзя свалить ответственность за принятие решений на книги. Тайм-менеджмент — это не просто про управление временем, это про управлению жизнью. Кто ты, в чем твоя миссия и чего ты хочешь.

Разочарование в себе и тайм-менеджменте пришло потому, что мы искусственно набивали день задачами, пытаясь сделать больше без особой на то причины, а в конце дня/года не испытывали удовлетворения. Я все сделал. И что дальше?

Мы были и так перегружены

Повышать продуктивность постоянно невозможно. У организма есть пределы. Причем у каждого — свои. И чем старше ты становишься, тем пределы сильнее дают о себе знать. Ранние подъемы — это здорово, я и сама люблю утренние часы, но не когда ты лег спать в два часа ночи, а проснулся в шесть утра и живешь в таком ритме на протяжении последних шести месяцев.

Концентрация информационного шума выросла в разы, количество задач и скорости, с которыми они в нас прилетают, увеличиваются. Мы по привычке пытаемся успеть всё, не осознавая, что «всё» сейчас и 5 лет назад — это разный объем дел. Но мы продолжаем выжимать из себя по максимуму и топим педаль газа, а потом — раз силы закончились, тайм-менеджмент «сломался».

Я и сама совсем недавно попала на эту удочку. В прошлом году я переехала из области ближе к офису, стала ходить на работу пешком и высвободила 60 часов в месяц. Радовалась так, как будто всех обхитрила. А через несколько месяцев снова устала. Картинка не складывалась: у меня же появилось больше свободного времени! Но свободное время было на самом деле не таким уж свободным: я использовала дополнительные часы для обучения и работы над разными проектами.

Это было интересно и увлекательно, но все же я не отдыхала. То есть 60 часов появились, но все они перешли в разряд «полезных». С точки зрения формулы личной эффективности (количество полезных дел, поделенное на количество затраченного времени), я демонстрировала прекрасные показатели. Но кто сказал, что все дела должны быть полезными?

В книге «Начни с главного» Гэрри Келлер и Джей Папазан разрушили главные мифы традиционного тайм-менеджмента: что все одинаково важно, что мультизадачные люди показывают лучшие результаты, что успех требует железной дисциплины, что сила воли — постоянная характеристика (что она или есть, или нет), что сбалансированная жизнь — возможна. По мнению авторов, так не бывает. Это ложь.

Традиционный тайм-менеджмент очень усложнял жизнь и выжимал человека, как лимон или тряпку. Сегодня личная эффективность стала гуманнее, у нее появилось человеческое лицо с человеческими девизами. Вместо самоуничижения и самоуничтожения (умри, но сделай) — любовь к себе. Вместо попыток успеть всё — задача успевать ровно столько, сколько нужно для счастья (наконец-то кто-то вообще задумался о том, а счастлив ли сверхпродуктивный человек). Вместо сложных списков дел — расхламление и умение говорить «нет» лишним задачам. Вместо жесткого тайминга — призывы к замедлению жизни. Да здравствует минимализм, эссенциализм, дзен и принятие себя!

Если бы стояла задача написать манифест новой личной эффективности, то я бы включила в него эти 10 пунктов.

Найдите то, ради чего хочется просыпаться по утрам. Японцы называют это одним словом — «икигай». Икигай как смысл жизни и умение находить радость в мелочах. Считается, что люди, у которых есть свой икигай, испытывают меньший стресс, реже болеют и дольше живут. 

Как проверить, есть ли у вашей жизни смысл? Вот простая методология от Стива Джобса: «Каждое утро я смотрел на себя в зеркало и спрашивал: Если бы сегодня был последний день моей жизни, хотел бы я заниматься тем, чем я занимаюсь сегодня? И если ответ в течение многих дней подряд был «нет», то мне нужно что-то менять».

Избавляйтесь от ненужных вещей. Дома в шкафах и ящиках, в офисе на стол