12 правил эффективного тайм менеджмента – Эффективные правила тайм-менеджмента для бухгалтера: учимся управлять временем!

Содержание

Десять советов эффективного тайм-менеджмента | Executive.ru

«Кто владеет временем, тот владеет всем» – говорят французы. И действительно, тот, кто эффективно распоряжается собственным временем, всегда успевает сделать гораздо больше дел, чем его нерасторопный товарищ.

В этой статье мы постарались собрать для вас десять полезных советов и правил, которые помогут вам на практике эффективнее управлять своим временем. Прочитав и применив хотя бы некоторые из них, вы уже совсем скоро заметите реальные изменения!

1. Расставляйте приоритеты

Всегда и везде расставляйте приоритеты. Возьмите за правило разграничивать важное и неважное и ранжировать сроки выполнения дел согласно их приоритетам. Вы можете рисовать простейшую матрицу и распределять дела по срокам и другим ключевым для вас приоритетам. Очень полезно выделить ТОП-5 дел на неделю и делать по одному в день.

2. Уберите лишнее

Отключите соцсети, Skype и тому подобные сервисы на время работы. Они только отнимают у вас драгоценные минуты и растягивают выполнение важных задач. Попробуйте взять за правило: час работы – 15 минут общения.

3. Прислушивайтесь к советам профессионалов

Регулярно читайте блоги, тематические рассылки специалистов в вашей области. Там всегда можно почерпнуть много полезной информации и советов, как улучшить вашу работу. Читайте и применяйте на практике.

4. Планируйте

Записывайте все важные дела. Разбивайте сложные задачи на более мелкие. Регулярно пересматривайте свои планы. План поможет вам не забыть о самом важном и достичь самых амбициозных целей.

5. Трудные задачи всегда решайте первыми

Трудно очень часто значит неприятно. Если вы откладываете такое дело, оно будет давить на вас и портить вам хорошее рабочее настроение. Поэтому постарайтесь решить его в самом начале вашего дня и тем самым разгрузите свою нервную систему.

6. Учитесь говорить «нет»

Если вы постоянно что-то не успеваете – значит слишком много планируете. Согласитесь, гораздо правильнее не пообещать что-то и не сделать это, чем пообещать и не сделать.

7. Убирайтесь вокруг

Не работайте за грязным и неубранным столом. Мелкий мусор и ненужные предметы всегда отвлекают.

8. Отдыхайте. Да-да, делайте перерывы!

Не загоняйте себя и свой организм в режим работы нон-стоп. Отдыхайте, устраивайте перерывы. Например, час работы – 15 минут отдыха. Это помогает отвлечься, остудить голову. Отдых всегда полезен для организма!

Постарайтесь прислушаться к себе и понять, на какие часы у вас приходится пик активности. Именно в это время и нужно делать наиболее важные и требующие больших затрат дела. Не бойтесь поддаться лени или не успеть что-то сделать. Тише едешь – дальше будешь – это тоже принцип эффективного тайм-менеджмента!

9. Рефлексируйте

Постарайтесь в конце каждого дня подумать о том, что вы сделали за день, что удалось, а что нет. Понять причины, подумать над их решением. Способность к рефлексии – это важный ключик к улучшению своего рабочего дня!

10. Используйте правильные инструменты – автоматизируйте работу!

Учитесь пользоваться браузерными закладками и другими предлагаемыми инструментами – они действительно ускоряют работу. Пользуйтесь удобными почтовыми клиентами. Пользуйтесь онлайн-сервисами управления проектами и работой. Все это только облегчит вам жизнь и освободит время, которое всегда можно провести с пользой!

Для работы с вашим графиком и задачами есть отличные онлайн-инструменты – планировщики. Вместе с коллегами вы можете использовать один из таких сервисов. Вы сможете ставить и назначать задачи, отслеживать сроки их выполнения, общаться и обмениваться необходимыми документами, контактировать с подрядчиками. И самое главное, делать это в едином рабочем пространстве.

Изложенные принципы вы можете попробовать воплотить в жизнь с помощью TeamBridge. Это очень простая и удобная система для совместной работы, которая помогает оперативно управлять проектами и компанией в режиме онлайн. С ней контролировать время станет проще, появится возможность детально отслеживать эффективность работы и избавиться от дублирования и неточностей в постановке задач.

Не нужно тратить время на настройку и интеграцию системы – сервис готов к работе с первых же минут регистрации. Разобраться в системе просто, дополнительно в этом помогут всплывающие подсказки, для желающих есть онлайн-обучение.

В отличие от многих других систем, TeamBridge предлагает бесплатный тариф с неограниченным рабочим функционалом.

Партнерский материал

Фото: pixabay.com

Как тайм-менеджмент помогает управлять временем

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

 

Что такое тайм-менеджмент

мужчина нажимает на электронные часы

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.


Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

 

Техники и методы тайм-менеджмента

мужчина опаздывает


1. «Матрица Эйзенхауэра»


Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

мужчина опаздывает


2. Метод «Помидора»


Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина


Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

Пирамида Франклина


4. «АБВГД»


Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»


Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.


6. Метод «Съешь лягушку»


«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.


7. «Найденное время»


Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».


8. Метод «швейцарского сыра»


Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.


9. Закон Парето


Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».


Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.


10. «Формула 10-3-2-1-0»


Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

 

Правила тайм-менеджмента

девушка правильно планирует время


1. Составляйте списки дел


Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях.

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.


2. Ставьте чёткие цели


Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».


3. Выполняйте цели поэтапно


Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).


4. Меньше отвлекайтесь


Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация. Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com. Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket. Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.


5. Организуйте рутинные дела


Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.


6. Делегируйте


Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма.

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.


7. Научитесь говорить «нет»


Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники


Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.


9. Следуйте «биоритмам»


Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями, которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.


10. Хвалите себя


Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.


Читайте: Стресс-менеджмент: 4 методики, которые помогут успокоиться


Техники тайм-менеджмента для повышения личной эффективности

Тайм-менеджмент – свод техник и правил, позволяющих использовать время с большей пользой. Это не «волшебная пилюля», после которой вы станете все успевать, но большой и систематизированный труд. Статья полезна для широкого круга читателей. Не воспринимайте ее как последовательную инструкцию: используйте техники и советы как детали конструктора, чтобы собрать личную методику по управлению временем.

Почему времени не хватает и как исправить это без техник

Проанализируйте свой день и найдите «ошибки», приводящие к потере времени. Для нормализации графика достаточно устранить их.

Дома или на рабочем месте беспорядок

В хаосе сложней сориентироваться и найти нужную вещь. Наслоения книг, бумаг, папок наводят тоску. Глядя на гору рабочего мусора, не хочется расчищать пространство: мозг отдает предпочтение неэнергозатратным действиям.

Начинайте день с небольшой уборки. Я перед завтраком мою посуду, а перед работой убираю со стола накопившиеся бумажки. Оптимальный вариант раскладки вещей на рабочем месте – блочно-модульный. Предметы распределены по модулям: «документы», «канцелярия», «гаджеты». Внутри модулей блоки: «Документы для агентства», «Счет на оплату квартиры» и пр.

Вы практикуете многозадачность

Римский философ Публий Сир первым сказал: «Делать две вещи сразу – значит не делать ни одной». Когда вы пытаетесь заняться одновременно несколькими делами, внимание распределяется на потоки противоречивой информации. Мозг быстро переключается между задачами, теряя детали каждой. Качество исполнения падает, появляется раздражительность, усталость. Информация не переходит в долговременную память, вы забываете, что хотели сделать.

Избавьтесь от убеждения, что многозадачность существует. Делайте одно дело: так вы сэкономите минуты (часы), которые уходят на попытки сосредоточиться.

Вы мало спите

Сон – необходимое условие для нормальной работы организма. Это время необходимо мозгу для структуризации информации и получения нового опыта (переживание во сне маловероятных событий мозг принимает за опыт и вырабатывает на него реакцию). Если вы делаете что-то в ущерб сну, будьте готовы, что на на следующий день самочувствие будет ужасным. Нормальная продолжительность отдыха – один час на каждые два часа бодрствования (а не 8 часов, как принято считать).

У вас «жизнь для квартиры», а не квартира для жизни

Недавно встретила забавный пост на «Пикабу»: отец маленькой девочки сетовал, что приходится отвлекаться от дел, чтобы включить дочери свет в туалете. Выключатель высоко и она не достает. Проблема решилась просто – мужчина перенес выключатель вниз.

Прокрастинации подвержены люди, проживающие в домах с непродуманным ремонтом. Гладильные доски спрятаны, за шнуром для ноута надо лезть в скрытую панель за столом (я знаю о чем говорю). Это создает эффект «жизнь для квартиры» — мы хотим видеть красоту в ущерб удобству. И на этом теряем время.

На картинке кровать-трансформер выглядит красиво. Но как скоро вам надоест ее собирать, тратя на это по 10 минут ежедневно?На картинке кровать-трансформер выглядит красиво. Но как скоро вам надоест ее собирать, тратя на это по 10 минут ежедневно?

Как найти потерянное время

В бытность работы руководителем, я увидела, что задачи, поставленные отделу, не выполняются в полном объеме. Чтобы найти неэффективное время, я разделила лист бумаги на графы с шагом в 30 минут. Каждые полчаса сотрудники заполняли их: писали, чем они занимались в этот период. Спустя неделю потерянное время нашлось, а еще спустя пару дней я устранила отвлекающие факторы.

Тогда я придумала способ сама, но позже выяснила — он имеет официальное название — «Техника полного хронометража».

Ведите хронометраж любым удобным способом:

  1. Бумажный метод – блокнот, лист А4.
  2. Мобильный – приложения TIMESHEET, Trello, Google Календарь и пр.
  3. Диктофон — делайте голосовую запись каждый раз, когда переключаетесь на новое дело.

Проанализируйте «пожирателей» времени и избавьтесь от них. Техник нет – вы выкидываете из расписания ненужные дела или группируете часто повторяющиеся. Если приходится каждый день резать овощи для ужина, выделите полчаса раз в три дня и заготовьте все в контейнеры. Я так и делаю.

Один из вариантов ведения хроменторожа - необязательно разбивать на временные отрезки, можно записывать каждую смену деятельностиОдин из вариантов ведения хроменторожа — необязательно разбивать на временные отрезки, можно записывать каждую смену деятельности

Техники тайм-менеджмента на все случаи жизни

Техники высвободят время для личных дел и творчества. Используйте их без фанатизма, комбинируя или чередуя, пока не найдете свои.

«Телефонные переговоры – исходящий звонок»

  1. Подумайте над вопросами: «Нужно звонить этому человеку? Нужно после разговора отправить ему электронное письмо? Если да, не проще отправить сразу, исключив живое общение?»
  2. Запишите вопросы, которые хотите задать. Подготовьте аргументы на возможные возражения.
  3. Расположите перед собой необходимые для разговора документы, лист с планом и ручку. Записывайте ответы собеседника в план. Если с чем-то не согласны – делайте пометку и задавайте вопрос в конце разговора. Будьте активны – когда инициатива исходит от вас, вы управляете разговором и можете закончить его первым.

«Группы дел»

Подходит для ежедневного планирования.

Разделите предстоящие дела на группы: личные, рабочие, бытовые, срочные, отложенные. Выделите приоритеты в каждой группе. В «Личной» посмотрите с кем должны встретиться или поговорить по телефону и оцените важность человека. Если он не приносит положительных эмоций и пользы – перенесите в отложенную группу. В «Рабочей» определите, какую информацию готовы получать в течение дня (приказы от руководства, письма с головного офиса). Не открывайте письма и не отвечайте на нецелевые звонки. Аналогично действуйте с остальными группами кроме срочной – ее оставьте пустой и вносите дела по мере возникновения. В конце дня оцените эффективность работы и наградите себя за успешное выполнение плана.

Похожая техника – «Матрица Эйзенхауэра». Дела распределяются не по направленности, а по срочности. Принцип заполнения тот же.

Матрица Эйзенхауэра - запишите дела в порядке приоритетности по времени выполнения, следуйте плану в течение установленного себе времениМатрица Эйзенхауэра — запишите дела в порядке приоритетности по времени выполнения, следуйте плану в течение установленного себе времени

«Помидор»

В оригинале, предложенном Франческо Чирилло, необходимо разделить деятельность на отрезки: работа – 25 минут, отдых – 5 минут. Каждые четыре цикла перерыв на полчаса.

Во время работы концентрируйтесь на задаче, во время отдыха – смените вид деятельности. Многие восторженно отзываются о технике, однако, мне она не подошла в чистом виде. Использую комбинации «90/15», «45/30» или «60/60». Импровизируйте и вы.

«Записывание задач»

Техника вытекает из закономерности «Кошелек Миллера»: кратковременная память вмещает 7±2 элемента. Поэтому запомнить весь список дел на день невозможно, если объем оперативки не расширен генетически. Яркий пример человека с фантастической памятью — Соломон Шерешевский. Его мозг запоминал информацию в неограниченном количестве. Однако за это мужчина дорого платил – у него были многочисленные неврологические заболевания, в том числе прозопагнозия. Нужно благодарить природу за ограничение объема рабочей памяти: так мы имеем возможность быть нормальными.

Вернемся к технике. Записывайте любую мысль, освобождая пространство для новой информации. Перед сном уделите 20 минут переработке материала: нежизнеспособные идеи вычеркивайте, хорошие – ставьте в график. Через 2–3 дня почувствуете, что быстрее соображаете и отвечаете на вопросы.

У меня чаще всего получается такУ меня чаще всего получается так

«Нет»

Неумение говорить «нет» — основная причина потери времени. Вместо хобби, вы идете на поводу у родных или незнакомых людей, выполняя их поручения. Если приходится отказывать, испытываете глубочайшее чувство вины.

Техника предполагает множество способов: главное, тренироваться говорить «нет» постоянно.

  1. Скажите человеку, который желает услышать «Да», что не можете сейчас говорить. Отложите встречу с ним в «Отложенные» дела без конкретной даты. За время ожидания просители обычно решают вопросы сами.
  2. Перед началом разговора предупредите, что у вас 2 минуты. По их окончании остановите просьбу и ретируйтесь по делам. Не давайте возможности втянуть вас в дискуссию.
  3. Реже создавайте комфортные условия для нежелательных гостей: не предлагайте стул, чай, газету.

Когда вы собираетесь сказать «да», на кону стоят ваши интересы. Стоит ли их менять на чужие?

«Большие планы»

Выделите важные планы на год/два/пять лет. Пишите все, что приходит в голову. Через некоторое время вернитесь к списку и посмотрите свежим взглядом. Вычеркните наименее значимые планы. Повторите процедуру 4-6 раз, пока не останется 2-3 больших дела. Направьте ресурсы на их выполнение.

Я пошла дальше: разделила каждый план на мелкие подзадачи и прореживала в том же режиме. В результате от мелких задач осталось десяток важных. Кстати, план за 2017 год я выполнила в полном объеме.

Идея Яны Франк состоит в заполнении такой таблицыИдея Яны Франк состоит в заполнении такой таблицы

«Проверка почтовых завалов»

Техник проверки почты великое множество. Если вы не читаете почту сразу или случился завал после отпуска, выполняйте зачистку по алгоритму:

  1. Выделите 15-20 минут на проверку почты. Поставьте таймер.
  2. Пробегите глазами письма, одновременно выделяя спам. Отправьте его в корзину.
  3. Отфильтруйте по дате: старые письма сверху, новые – снизу.
  4. Помечайте письма, на которые нужно ответить, но не отвечайте сразу. Велика вероятность, что появится письмо, которое изменит ход мыслей, относительно первого.
  5. Как только прозвенел таймер, отложите проверку почты до нового дня.

Применяйте техники и изменяйте жизнь к лучшему. В тайм-менеджменте всегда действует закон хомячка: «Кто не роет, у того нет норки». Удачи!

Эффективные правила тайм-менеджмента для бухгалтера: учимся управлять временем!

Современный бухгалтер живет в жестком режиме, состоящем из гигабайтов важной информации, «горящих» сроков и неотложных задач. Его обычный ритм жизни — это срочные платежи, согласование договоров, заполнение документов, подготовка отчетов, работа с налоговой. А если принять во внимание необходимость повышать свою квалификацию и ежедневно отслеживать изменения в законодательстве, то в результате 8-ми часовой рабочий день затягивается до ночи, а многие дела переносятся «на завтра» или не выполняются совсем…

О том, как бухгалтерам выдерживать сумасшедший ритм и чрезмерную нагрузку, правильно планировать свой рабочий день и спокойно отдыхать в заслуженные выходные, вы узнаете из нашей статьи. Мы поделимся секретами и правилами тайм-менеджмента, которые применяют успешные бизнес-лидеры и известные личности для повышения личной и профессиональной эффективности.

Правильный тайм-менеджмент: что, кому, зачем?

Каждый человек уникален: физически, психологически, духовно. Кто-то обладает творческим талантом, другой имеет хорошо развитый интеллект, третий — технический гений, четвертый — прирожденный спортсмен. Но у всех нас есть то, чем все люди на планете обладают в равном количестве. Столько же, сколько его имеют Билл Гейтс, Роман Абрамович, основатель Facebook — Марк Цукерберг, ваш начальник, столько же этого есть и у вас. Конечно, это время. Те самые 24 часа в сутки!

Но почему одним удается построить супер-корпорацию с нуля, заработать свой первый миллиард в 25 лет, достичь ошеломительного успеха в общественной и политической деятельности, а другие, точно также имеющие 24 часа в сутки, изо всех сил борются за выживание, безуспешно занимаясь монотонной и низкооплачиваемой работой? Причин может быть множество, и одной из них является неумение правильно использовать то время, которым мы все в одинаковой степени располагаем.

Время летит — это плохая новость. Хорошая новость — вы пилот своего времени!

Тайм-менеджмент — это современное искусство управления временем в профессиональной и повседневной жизни. Это наука, без которой сегодня невозможно обойтись финансовому специалисту, который стремится к успеху.

Здесь стоит понимать, что разумное управление временем не подразумевает ведение жесткого плана вашего дня — шаблонная жизнь по графику не доставит никакого удовольствия. Суть тайм-менеджмента заключается в умелой расстановке приоритетов и грамотном планировании работы.

Ниже мы собрали самые действенные техники тайм-менеджмента, которые работают на все 100%, приносят максимум пользы и помогают бухгалтерам увеличивать свою эффективность в разы.

Правило 1. Планирование времени — это фундамент тайм-менеджмента

Люди, которые смогли добиться мирового признания и успеха, по своей натуре «планировщики». В идеале планировать нужно все — не только рабочее, но и личное время. Начать стоит со списка задач, который должен всегда быть под рукой у бухгалтера.

Примерно подсчитав сроки выполнения каждой задачи и составив структурированный план действий, вы получите возможность удобно и оперативно оценивать свою загруженность, а при необходимости, сможете легко вносить коррективы в график и добавлять новые задачи.


Постоянно планируйте и фиксируйте конкретные задачи. Запомните, если на бумаге
нет Вашей цели — тогда ее просто не существует!


Планирование можно осуществлять 2 способами:

  • Используя блокнот или органайзер
  • В электронном формате (компьютер, мобильный телефон).

Варианты планирования «в уме» или «по памяти» категорически исключены, особенно на первых этапах освоения техник тайм-менеджмента.

Выработайте в себе новую привычку с вечера (лучше перед сном) записывать свои планы на завтра. И придя на работу с утра, вы уже будете четко знать, с каких конкретно задач нужно начинать. Работайте с этим списком в течение всего дня: как только к вам поступит новое задание, сразу внесите его в этот же список с учетом приоритетности по сравнению уже записанными делами. Как только задача будет успешно выполнена — обязательно вычеркните ее. Так, вы не только получите удовольствие от проделанной работы и зарядитесь мотивацией, но также будете гордиться тем, что не впустую потратили время.


ВАЖНО! Когда вы ведете четкий список запланированных задач — вы автоматически увеличиваете свою продуктивность на 25%.


Правило 2. Боритесь с назойливыми «пожирателями времени»

Хронофаги (они же вредные поглотители времени) — это то, что мешает бухгалтеру достигать поставленных целей и отнимает уйму времени, не принося при этом ни пользы, ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся просто по привычке или «от безделья». С развитием информационных технологий «времясосущих вампиров» стало гораздо больше: электронная почта, социальные сети, развлекательные интернет-ресурсы, ICQ, Skype, онлайн-игры, видео-сервисы, бесцельная болтовня по телефону, просмотр новостей из личной жизни друзей и коллег и др. Привычный музыкальный фон, любимое радио и работающий на заднем плане телевизор — все это тоже назойливые «воришки» нашего времени.

У каждого человека свои хронофаги, а вот общее у них то, что они мешают нам продуктивно и эффективно контролировать время. Конечно, никто не говорит о том, чтобы полностью отказаться от этих «пожирателей», ведь многие из них являются реальностью сегодняшнего дня. Нужно просто научиться разумно управлять своими привязанностями.

Например, для начала разрешите себе «поубивать» время в социальных сетях, но лишь после выполнения всех поставленных задач согласно составленному плану. Затем время, проведенное без пользы, постепенно сокращайте, и в итоге ваш интерес к «пожирателям» исчезнет. Очень полезно будет, если вы заведете специальный дневник, в который начнете выписывать никчемные занятия, крадущие ваше время, не приближающие вас к целям и не приносящие никакой пользы. Поверьте, список будет не малый!

Правило 3. Учитесь расставлять приоритеты

Большой кусок рабочего времени тратится впустую только потому, что бухгалтер теряется в сумасшедшем потоке задач и не может определиться, с чего начать, что стоит сделать во вторую очередь, что в третью, а что можно отложить «на потом». На практике это выглядит примерно так: бухгалтер хватается за одно дело, вспоминает о другом и переключается на него, не завершив первое. Потом возникает третья, казалось бы, тоже важная задача, он концентрирует внимание на ней, как вдруг оказывается, что необходимо в срочном порядке закончить первое. В результате «пролетает» день, и бухгалтеру удается выполнить в лучшем случае половину из запланированного. Все время уходит на постоянные отвлечения и переключения с одной задачи на другую. Если такая ситуация вам знакома, срочно займитесь приоритезацией.

Пожалуй, самый эффективный на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это техника Эйзенхауэра. Эта простая и удобная матрица предполагает распределение запланированных задач по показателям срочности и важности. Расписав в таком формате все свои ежедневные дела, вы получите четкую картину того, как построить свой рабочий день.

  • Срочное и важное — это неотложные, «горящие» задачи, которые требуют решения немедленно (отправить отчет в налоговую, сдать декларацию по НДС за 9 месяцев, провести срочный платеж, подготовить документы к приезду руководителя).
  • Важное, но не срочное — это то, что необходимо сделать, но допустимо отложить на некоторое время (разобраться с изменениями по налогу на прибыль, обсудить с директором сдачу отчетов в налоговую инспекцию, заполнить бухгалтерский баланс за 2015 год и др). Здесь бухгалтер может столкнуться с небольшой проблемой: со временем такие задачи перетекают в категорию «срочных и важных». Поэтому, стоит выделять на их выполнение немного свободного времени еще до того, как они начнут «давить» на вас и вызывать чувство тревоги.
  • Срочное, но не важное — задачи, которые хотят внимания здесь и сейчас, но не являются первостепенными (ответить на email, поговорить по телефону, выполнить рутинные дела).
  • Не срочное и не важное — задачи, которые можно смело вычеркивать из списка.

Правило 4. «Съедайте лягушку на завтрак!»

Что это значит? Успешный бизнес-консультант, известный на весь мир писатель, гуру тайм-менеджмента — Брайан Трейси «лягушкой» называет самые сложные, неприятные и непонятные, но очень важные дела, с которыми необходимо справиться в течение дня. Когда вы постоянно откладываете их то на час вперед, то на два, то на вечер, вы создаете для себя неприятный эмоциональный дискомфорт, с которым ходите весь день. Свое утро нужно начинать именно с самого трудного — и тогда ваш день будет проходить продуктивно и не принудительно.

Правило 5. Говорите «НЕТ» бесполезным делам и умейте отказать!

Вежливость и тактичность — это, конечно, очень хорошие качества, альтруизм — тоже. Но почему вы должны тратить свое драгоценное время тогда, когда другой человек его экономит за ваш же счет? Конечно, речь не идет о действительно необходимой помощи вашему коллеге, другу или товарищу. Приглашение «поболтать» за чашкой кофе, просьба от коллеги заполнить за нее документы или принять участие в кампании, к которой вы не имеете никакого отношения. Проще говоря, все «пожиратели времени», которые не принесут вам успеха и не послужат тому, что вы достигнете своих целей, не стоят траты усилий. Не бойтесь отказывать конкретным людям, у которых нет ни малейших жизненных позиций, которые любят бездельничать и только умеют жаловаться на свои проблемы. Говорите «нет» ненужным делам, которые не приносят и не принесут вам в будущем никакой пользы, а только отнимут у вас драгоценный ресурс.

Правило 6. Соблюдайте чистоту и порядок на рабочем столе

Успешные бизнесмены и предприниматели всегда работают за чистым столом и в комфортной обстановке. А вот у несобранных бухгалтеров на столе царит полный бардак и аврал. Выработайте в себе полезную привычку выделять 10-15 минут в день на наведение порядка среди огромной кучи бумаг, выбрасывайте ненужное, а файлы в компьютере храните в упорядоченных папках. Ученые доказали, что около 30% рабочего времени мы тратим на поиск нужной записки или документа. Корзина для ненужного хлама станет вашим помощником в соблюдении чистоты.

Правило 7. Никогда не пренебрегайте отдыхом!

Когда у вас есть возможность отдохнуть, сделать перерыв на обед, выполнить легкую разминку для тела — никогда не пренебрегайте этим! Это, пожалуй, самый важный фактор для эффективного управления рабочим временем. Когда бухгалтер погружается в полноценный отдых, все его в это время ресурсы восстанавливаются, и эффективность труда возрастает.


ВАЖНО! Отведенные для отдыха минуты ни в коем случае нельзя тратить на «пожирателей времени». Вы должны полностью абстрагироваться, расслабиться и набраться позитивной энергии для дальнейшей работы.


Используя вышеописанные техники тайм-менеджмента в своей практике, всегда думайте о результатах, которые они вам принесут. Например, это может быть ваш доход, а лучше те материальные цели, на реализацию которых вы планируете его потратить.

В завершении статьи хочется сказать, что тайм-менеджмент, прежде всего, учит нас извлекать максимум пользы и удовольствия из каждого момента времени, умело совмещать профессиональный рост, личную жизнь и саморазвитие. Придерживаясь главных правил тайм-менеджмента, ваша привычная жизнь кардинально преобразится, начнет приобретать новые краски и
станет гораздо насыщенней и интересней.