Долгосрочное планирование тайм менеджмент: Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация – управление временем + основы (31 лайфхак)

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план |

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье “Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план”

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям “жестких” и “гибких”. У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения (“подготовка отчета к пятнице”). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои “жесткие” задач, с правой стороны – “гибкие”, не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между “жесткими” задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и “гибким” делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично “жестко” планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет “гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих “гибких” дел – “составить план действий на следующий день”.

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования “жестких” и “гибких” дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня “гибких” дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои “гибкие” дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и “мемуарник”

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение “мемуарника” (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой “мемуарник” следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего “мемуарника”. Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. “Слоны” и “лягушки”

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на “лягушек” и “слонов”.

“Слоны” – любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно “съесть”). Изначально может показаться, что “съесть такого слона” просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших “бифштексов” для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с “поеданием лягушек”. Под термином “лягушка” предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая “лягушка” со временем вполне может стать “слоном”, если не “съесть” её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации “лягушки” тоже становятся вкусными “бифштексами”, на которые мы разделяли и “слонов”. Для использования данной методики на практике – берем “слона”, которого делим на части. Затем указываем перечень “лягушек” и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все “бифштексы” и “лягушки” на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова 

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

Источник: Журнал “ГенДиректор”
Автор: Глеб Архангельский

Тайм-менеджмент: планирование и оценивание дел

09 апр 2011 naim.ru logo

Постановка целей с прописыванием конкретных задач на полгода, год, пять лет, всю жизнь называется планированием (долгосрочным и среднесрочным). Определение целей и задач на меньшие сроки (месяц, неделя, день) — это распорядок профессиональной, творческой или личной жизни (краткосрочное планирование). Распорядок дает нам возможность продуктивно выполнять множество дел и решать массу задач. Однако без долгосрочного планирования Ваша работа не будет эффективной. Она будет являть собой множество переделанных, но никому не нужных дел, как будто Вы прошли длинный путь, но по кругу. В этой связи в первую очередь научитесь настоящему планированию и целеполаганию. Однако в настоящий момент нас интересует именно ежедневный и еженедельный распорядок — тот набор срочных дел, в рабство к которому попадает современный человек.

Каким образом учитывать важность дел и расставлять приоритеты в планировании? Прежде всего приучите себя к тому, что процесс планирования должен быть обязательным и регулярным. Первоначально всегда подводите итоги. На это следует выделять один день в месяц. Некогда? Разрываетесь от обилия отчетов и решений? Обманите время — разработайте свой ежемесячный план. Начинайте месяц, например, пятого числа, а заканчивайте четвертым, или начинайте двадцатого числа, а заканчивайте девятнадцатым. Такой нехитрый прием позволит Вам выиграть время и спокойно принять важные решения. Данный метод кажется непривычным? Однако в некоторых странах Европы рабочий и финансовый год начинается в сентябре. Основной годовой отчет готовится в конце августа, сразу после отпуска, а сдается в начале сентября. Таким образом, не мешают ни рождественско-новогодняя гонка, ни зимняя усталость, ни всеобщая декабрьская суета. Данный принцип «серединности» можно использовать и во время планирования на месяц. Пусть у всех он начинается первого числа, но Вы можете его начать двадцатого. Как следствие, отсутствие загруженности в конце месяца, вовремя подготовленные отчеты, взвешенные решения, спокойная реакция на фразу, брошенную на бегу: «Некогда, понимаешь, конец месяца…». Иногда кажется, что просто невозможно выделить целый день для планирования. Тем не менее попробуйте брать отгул или высвободить время до обеда в течение двух дней, для того чтобы этим заняться.

 

Таким образом, с ежемесячным планированием все понятно. Однако проблема заключается в том, что начало недели, и тем более дня, обычно очень напряженное, а планировать день в середине и вовсе не логично. Тогда начните все с конца! Выделите час-два в конце недели для данной процедуры. Пролистайте ежедневник. Сделайте анализ. Какие идеи удалось воплотить, а какие дела остались невыполненными? Особое внимание уделите важным задачам — правильно ли Вы определили степень их важности и срочности, успели ли их завершить и насколько успешно? Проанализируйте, разумно ли Вы распорядились временем в отношении рутинных дел. Чем больше задач Вам требуется выполнить, тем больше времени Вам необходимо для планирования.

 

Попробуйте по-новому посмотреть на перспективы Вашего труда. Возьмите себе за правило ежедневно проводить оценку. На это требуется каких-нибудь десять минут, а эффект получается поразительный. Обдумайте свои решения, посмотрите, какие были неудачи, и постарайтесь найти их причину.

 

Подчеркнем, что, составляя расписание вечером и начиная с конца недели, Вы экономите драгоценные утренние минуты и первые рабочие часы в начале недели. Кроме того, если говорить о ежедневном распорядке, то ночью мозг подсознательно «прокрутит» ленту важных дел на следующий день, и утром по дороге на работу Вы уже «включитесь» в процесс. Кроме того, эффективным является так называемый «просмотр со стороны». Представьте себе следующий день — что Вы делаете, с кем встречаетесь, о чем думаете? Это поможет составить наиболее рациональный и результативный распорядок дня на завтра. Далее посмотрим, каким образом каждый из вышеперечисленных принципов определения приоритетов оказывает конкретное влияние на ежедневное и еженедельное планирование.

 

naim.ru logoПостановка основной цели является важным и для краткосрочных планов. Годовое «полотно» Вашей жизни сплетается именно из дней и недель. Из всех предстоящих дел нанеделю выберите десять самых важных. Извсех предстоящих дел на день определитетолько два самых значимых. Действительно лиони ведут Вас к достижению цели? Спроситесебя, решение каких задач принесет Вам хорошие результаты? Выполнение каких дел имеетключевое значение для Вашей жизни, карьеры,работы? Какие дела Вам очень интересны?

 

Ответы на перечисленные вопросы запишите на отдельный лист. Подумав и все взвесив, определите порядок расстановки приоритетов. Помните, что основными являются Ваши личные приоритеты, и это не имеет ничего общего с эгоизмом. Такой подход в конечном итоге наиболее продуктивен. Как правило, на выбор важных дел уходит около десяти минут в день и около получаса в неделю. Возможно, в начале Вам понадобится больше времени.

 

Оценка степени важности от одного до пяти) и степени срочности от одного до четырех). Размышляя о степени срочности дел,не забывайте отмечать сроки их выполнения(конкретный день недели или час дня), еслиони известны. Для наглядности можно составить таблицу.

 

Четыре категории дел. Ориентируйтесь на важные и срочные дела, поскольку их выполнение позволит сэкономить время в будущем. Таким образом, Вы сможете работать в достаточно спокойном ритме. Важные и несрочные дела выполняйте во вторую очередь, более того, имеет смысл их выполнение делегировать. Срочные и неважные дела никогда не выполняйте самостоятельно — необходимо их либо перепоручить другим сотрудникам, либо отказаться от них вообще. Несрочные и неважные дела — это пустое времяпрепровождение. Забудьте о них.

 

Матрица ABC. А-задачи необходимо всегда решать только самостоятельно. Кроме того, следует планировать не более двух-трех таких задач на один день, а их выполнение должно занимать не более трех-четырех часов. В-задачи частично следует выполнять самостоятельно (затрачивать не более двух часов), частично можно поручать другим. С-задачи необходимо всегда делегировать или же заниматься их решением в свободное время. Если какие-либо дела передать невозможно, следует сокращать время на их выполнение. Не тратьте на них более часа. В идеале 60% времени старайтесь уделять на решение А-задач, 25% — на решение B-задач. C-задачам целесообразно уделять не более 15% времени.

 

Запомните, что никогда не следует браться за выполнение дел из «мусорной корзины», т. е. тех, которые не входят ни в одну из категорий. Однако в действительности чаще всего приятными и интересными для нас кажутся дела неважные и несрочные. Именно с таких дел мы начинаем рабочий день или отдаем лучшее и основное рабочее время.

 

Люди. Планируйте встречи, беседы, «посиделки» с учетом степени их важности. Это также относится к личным встречам вне работы. Иногда, тщательно прописывая этапы деловой жизни, мы фиксируем в своем расписании минимум встреч, связанных с профессиональной сферой. Однако другие человеческие ресурсы могут оказаться не менее важными. Находите время на «разговор по душам» с коллегами, на беседы с друзьями, на встречи с родителями, на общение с детьми. Обязательно заносите их в распорядок. Для этого необходимо иметь не только рабочий график, но и план личных жизненных целей и устремлений.

 

Принцип Парето также применим при составлении расписания. Согласно данному правилу, 80% времени отводите на собственно дела (запланированная активность), а 20% оставляйте в резерве на внезапно возникшие, не включенные в план, но не терпящие отлагательства дела (непредвиденная активность).

 

В запланированной активности примерно 20% от всего общего времени отведите на управленческую деятельность и творческую работу (спонтанная активность). Отметим, что знание и применение данного принципа повышает эффективность деятельности почти во всех сферах бизнеса и человеческой жизни. Неслучайно его также называют «пивным правилом», т. к. 20% людей на планете выпивают 80% пива. Однако в науке тайм-менеджмента правило Парето трансформируется в «мистическо-непреодолимый» закон. Учитывайте данные закономерности. Выделите в своем расписании два дела из категории А- и В-задач. Проведите учет потраченного времени на каждое из них. Оцените результаты их выполнения. Затем проведите сравнение.

 

Например: «Я потратил одинаковое время на А- и B-задачи, но выполнение B-задач принесло в два раза больше результатов». Когда Вы установите эту закономерность, воспользуйтесь частью времени, выделенного на выполнение А-задач, для того чтобы потратить его на B-задачи. Безусловно, в этом случае Вы получите еще меньше результатов А-задач, но вот эффективность от выполнения B-задач повысится колоссально.

 

Метод Альпы. Система организации личного и рабочего времени и правильное его использование в планировании подарят Вам два дополнительных часа ежедневно. Кроме того, Вы с удовлетворением сможете сказать: «Я сделал все, что было мною намечено!» Данный метод предполагает индивидуальный подход к рабочему распорядку и конкретное планирование времени на каждом из пяти шагов.

 

1. Сроки выполнения дел ставьте максимально точно. Например, «вторник, 13.00», а не просто «вторник». Если дела являются очень важными, старайтесь закончить их на один день раньше, чтобы исключить влияние непредвиденных обстоятельств (поломка техники, зависимость от других людей).

 

2. Определяйте реальные сроки выполнения каждого предстоящего дела. Если Ваша работа предполагает телефонные переговоры, то отводите на них много времени, несмотря на то что, согласно рекомендациям по тайм-менеджменту, необходимо уделять минимум времени телефонным переговорам. Обязательно в конце дня проводите сравнение результатов запланированного и реально потраченного времени. Оцените разницу, проанализируйте издержки с целью понять — ошиблись ли Вы при планировании, или потратили время впустую. Сделайте корректировку в следующем плане.

 

naim.ru logo3. Буферное время весьма коварно. Кроме запланированного обеденного перерыва отведите на дела, выполняемые в этот промежуток, примерно 7–10 минут каждого часа работы.

 

4. Из всех важных дел недели выберите, какие Вы сделаете в понедельник, какие во вторник и т. д. Установите очередность выполнения ежедневных важных дел.

 

5. Постоянно осуществляйте контроль плана с целью измерить эффективность составления распорядка. Важно проследить, чтобы выполнение одних и тех же дел не откладывалось регулярно.

 

Пирамида важности. В ежедневном и еженедельном планировании разбивка дел по уровням в виде пирамиды имеет отношение скорее к выбору времени, а не к его количественному измерению. Для выполнения дел, составляющих самый нижний уровень пирамиды, необходимо выделить лучшее время (часы дня, в которые работоспособность повышается, самые продуктивные дни недели). Например, если Вы «жаворонок» — это утренние часы, если «сова» — послеобеденные и вечерние. Выбор дней недели является индивидуальным. Второй уровень формируют ежедневные дела, которые чаще всего требуют выполнения в середине дня. Минимизируйте время, отведенное на задачи третьего уровня, старайтесь их делегировать или уделять им, по возможности, не более часа и не каждый день недели. Третий уровень пирамиды формируют дела, время на исполнение которых должно выделяться по остаточному принципу.

 

Будьте внимательны к задачам пятого уровня. Несмотря на то что его в основном формируют дела на первый взгляд абсолютно не важные, они влияют как на Ваш корпоративный имидж, так и на внутрисемейные ценности. Данный уровень далеко не ведущий, однако забывать о нем нельзя, поскольку без него пирамида важности не будет цельной.

 

Скачок Питера Друкера. Один из самых влиятельных теоретиков менеджмента Питер Друкер выступал за простоту управления и был автором концепции «информационного работника» (работник умственного труда, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации). По сути, это все те, кто обладает высоким уровнем образования или связаны с образованием. С точки зрения управления данная категория работников имеет особую мотивацию и нуждается в индивидуальном подходе. По Друкеру, именно этой категории работников требуется умение правильно расставлять приоритеты. Количественные улучшения, как правило, достигаются сравнительно легко, даже без тщательного планирования. Качественные скачки требуют продуманной предварительной работы. Чтобы совершить такой скачок, необходимо не тратить время на рутинные срочные и не очень важные дела, жестко регламентировать задачи по степени важности и срочности, отдавая приоритет самым важным и срочным.

 

Однако не так принципиально, если Вы не совсем точно сумеете выделить 20% дел, которые принесут 80% результатов (используя правило Парето), или задачи, которые дадут только незначительные количественные итоги, а не радикальные качественные изменения (согласно принципу Друкера). И не так важно, насколько виртуозно Вы овладеете методом Альпы, матрицей ABC или научитесь составлять пирамиду важности. Главное — данные принципы помогут Вам по-новому посмотреть на обычные вещи и осмыслить задачи, что позволит принимать эффективные стратегические решения.

 

Легкость занятости

 

Несмотря на существующие методы и приемы, иногда все же сложно понять и определить, что следует делать в первую очередь, а что делать не стоит вообще. В данной ситуации Вам может помочь еще один совет — не бойтесь отсеивать лишнее в «мусорную корзину». Особенно это касается обилия распоряжений руководителей разного ранга, многие из которых неразумны, нелогичны, впоследствии часто отменяются или забываются самим руководством.

 

Кроме того, российская действительность переменчива и подчас непредсказуема. Приведем пример. В начале 1980-х гг. руководством столицы было принято решение о том, что Татарстан должен перейти на местное время, отличающееся от московского на один час. До этого на протяжении более 60 лет в Казани и ее окрестностях люди жили по московскому времени. Нововведение принесло массу неудобств местному населению. Большая часть предприятий приняла и внедрила данное решение. Однако были и те, кто не стал спешить. Через некоторое время распоряжение отменили. И еще один пример.

 

Старшее поколение помнит, как в нашей стране внезапно было решено изменить единицу измерения атмосферного давления с миллиметров ртутного столба на Паскали. Была потрачена масса времени, денег, бумаги, нервов. Однако менее чем через год решение отменили. И это все в масштабах республики и целой страны. Теперь представьте, сколько непродуманных и нелепых решений принимается рангом ниже?

 

Таким образом, принимая решение о выполнении какого-либо дела, стоит оценить его реальную ценность. Помните, Ваша задача — не выглядеть и даже не быть постоянно занятым, Ваша задача — стать максимально результативным.

 

Течение рабочего дня

 

Иногда наш рабочий день соответствует девизу: «Вперед, только вперед, невзирая ни на что!». Движемся вперед, даже не будучи уверены в том, что мы на правильном пути. Суетный труд — попытка убежать от труда настоящего. Для того чтобы важные и срочные задачи не перепутались в течение рабочего дня, выполняйте несколько простых правил.

 

Не ослабляйте усилий! Только так Вы спасетесь от гнета срочных дел.Часто тяготы предстоящего дня мешают размышлениям, заставляя отговариваться: «Сегодня у меня просто нет вдохновения». Установите для себя простое правило: если нетвдохновения — делай по обыкновению.

 

Группируйте те рутинные повторяющиеся ежедневные дела, от которых невозможно отказаться или которые нельзя делегировать. Планируйте на одно и то же время телефонные звонки (например, с 15 до 16 часов),работу с электронной почтой (с 16 до 17), работу с бумагами (с 17 до 18), просмотр прессы(с 18 до 18.30) и т. д., стараясь не отвлекатьсяна это в другое время. Как Вы заметили, выполнение всех перечисленных дел запланированона вторую половину дня, несмотря на то чтотрадиционно именно с этих дел принято начинать рабочий день. Однако все они (за редкимисключением) являются рутинными и неважными. Безусловно, всегда существует риск, чторабота с телефоном, прессой, электроннымисообщениями может занять гораздо большевремени, чем Вы запланировали. Таким образом, выполняя данные задачи в начале дня, мысами обрекаем себя на затягивание времени,на тягучесть срочных дел, на откладываниедел важных, и, как следствие, возникает нервозность и неудовлетворенность сделанным.

 

naim.ru logoВсе важные дела начинайте в начале рабочего дня (конечно, если Вы не безнадежная «сова»). Первоочередное выполнение самых важных (и сложных) задач скорее приведет Вас к достижению успеха, освободит многоэнергии и времени. Затем можно переходить крешению тех вопросов, которые относятся ккатегории наиболее трудных, скучных и проблемных. Кажущееся противоречие вполне оправданно. После важных дел нам психологически хочется перейти к более простым. Однако здесь с легкостью можно попасть в капкан«продолженного» времени, когда быстро выполнить задачу не получается и мы вязнем всуете рутинных дел, берущихся из «ниоткуда».

 

Не будьте рабами собственного плана. Используйте гибкий подход, учитесь изменятьсвой план в случае непредвиденных обстоятельств. Очень важное и срочное дело можетвозникнуть совершенно неожиданно.

 

Завершайте дела. Выполняйте каждое задание до конца и только потом переходите к следующему. Это поможет развить целенаправленность, и Вы будете выполнять все запланированные дела без особых проблем.

 

Максимально делегируйте дела, не забывая четко объяснить задачу, дать инструкции и проконтролировать выполнение.

 

Учите подчиненных расставлять приоритеты. Если Вы хотите, чтобысотрудники не тратили время впустую или намалозначительные занятия, помогайте им правильно ранжировать дела и определять первостепенные задачи.

 

Начните прямо сейчас

 

Проблема расстановки приоритетов и планирования времени, как правило, возникает не при изучении методов, а при попытке внедрить их на практике. В этой связи, переходя к освоению вышеописанных принципов, будьте настойчивы. В Библии сказано: «Не вливают молодое вино в мехи старые», т. е. не удастся создать что-либо новое, не порвав со старым, не отказавшись от него. Сломайте свои собственные стереотипы, уничтожайте пагубные привычки, боритесь с ленью и конформизмом. Отвоевывайте у самого себя свое временное пространство. Начинайте внедрять в свою жизнь то, что реально поможет Вам быть более эффективным. Делайте это, невзирая ни на что.

 

Начните с освоения того метода, который показался Вам действительно работающим. Направьте свою энергию на доскональное его изучение. Практикуйте этот метод. Не разочаровывайтесь, если что-то не получится сразу, и не впадайте в перфекционизм. Делайте небольшие, но реальные шаги. После освоения одного метода переходите к другому. Если какой-либо принцип вызывает у Вас внутреннее сопротивление, то отложите его на время.

 

Определяйте реальные сроки для работы, окончательного постижения и внедрения в жизнь каждого из описанных методов. Важно не то, что Вы начали делать, а то, что Вам удастся успешно завершить. Значит, не бросайте намеченного и контролируйте себя. Успех приходит к тем, кто много работает, особенно над собой. Успешное использование принципов расстановки приоритетов, техники планирования времени и методов научной организации труда сделает вашу работу продуктивной, уменьшит количество стрессов и поможет более эффективно проводить рабочий день. Используйте данные приемы в совокупности или отдельно, и Вы будете чувствовать себя лучше, увереннее, станете более эффективными, экономя 10–20% своего времени.

 

Начинайте прямо сейчас! Какие Ваши два самых важных дела на сегодня?

naim.ru logo

Читать онлайн Тайм-менеджмент. Полный курс страница 19

Взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы (рис. 3.5), оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы.

В конверт результатов мы с чувством исполненного долга складываем наши стикеры задач с указанием сроков – намеченных и фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования – поглотители времени. Если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем как поглотителей и объясняем им почему. Наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Не обошлось без курьезов: одна наша коллега поначалу очень испугалась и сказала: «О Боже, за что мне это?» Но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее использования значителен. В первую очередь появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного и не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляются чувство времени, желание не тратить его впустую.

Преимуществом доски планирования являются ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А руководителю она служит незаменимым помощником для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время[33].

Outlook. Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook в том, что одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях.

Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института и открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным. Более подробно техника контекстного планирования с помощью Outlook будет рассмотрена в главе 8 данного издания.

3.3. Долгосрочное планирование

План достижения жизненных целей

[34]

Для того чтобы реализовать свою мечту, превратив желаемое в действительность, необходимо составить четкий план достижения значимой для вас цели. Стратегический и тактический планы можно составить в виде раздельных таблиц или объединить их в одну (таблица 3.3).

Таблица 3.3. План достижения цели

Каждая цель будет достижима только в том случае, если для нее определены критерии желаемого результата (их формулируете вы сами) и установлены сроки ее выполнения («когда-нибудь» не сбудется никогда). Только сформулировав желаемый результат и определив сроки исполнения своих целей, можно соотнести их с планами достижения целей и проверить, реалистичны ли они. Не стоит брать на себя слишком много: чем нереальнее задачи, тем меньше шансов их решить.

Устанавливайте конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных проектов. Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации, возникновение новых тенденций и исходя из этого осуществлять краткосрочное и среднесрочное планирование, позволяющее достигать промежуточных результатов.

3.4. Планирование дня

Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою работу таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один – начать планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно выстраивается здание нашей жизни.

Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Бόльшую же часть ее приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но… наши студенты не понимают этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.

Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это скучно…» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека – нескончаемая череда восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность обязательно отличается трудолюбием.

А. Маслоу. Дальние пределы человеческой психики

Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше структурировать все свои задачи, дела, а в целом и свою жизнь.

Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно потому (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте. При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации. Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.

5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее, и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

5. ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Планирование – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации.

Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >